8 Manfaat Penggunaan Aplikasi Absensi Karyawan Bagi Perusahaan

Dinamika dunia tenaga kerja terus berkembang saat ini. Sudah menjadi kebutuhan bagi organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan yang cepat. Ada yang harus dipertimbangkan, misalnya; budaya kerja, sifat pekerjaan, lokasi, sistem remote working, shift, fleksibilitas waktu, lembur, absensi karyawan, kebijakan cuti berbayar, dll. Mengelola waktu, biaya dan produktivitas dapat menjadi tantangan bagi pemberi kerja.

Kesulitan dalam mengatur waktu dan kehadiran karyawan dapat dikurangi dengan sistem pelaporan yang baik. Penting untuk memiliki metode laporan kehadiran karyawan, termasuk segala sesuatu yang berhubungan dengan jam kerja dan waktu istirahat.

Penting juga untuk mampu mengelola kehadiran melalui absensi online karyawan yang mendukung era digital. Manajer perlu mengetahui karyawan mana yang telah bekerja, kapan mereka bekerja, dan kapan harus memanfaatkan waktu istirahat yang dijadwalkan. Pengusaha memiliki banyak faktor yang perlu dipertimbangkan karena biaya ketidakhadiran memiliki dampak yang lebih besar daripada biaya langsung gaji dan tunjangan. Inilah beberapa alasan pentingnya aplikasi absensi karyawan bagi perusahaan.

1. Akurasi

Manusia rentan terhadap kesalahan, meskipun sudah disediakan perangkat komputasi pendukung. Sistem aplikasi absensi online memastikan pencatatan waktu yang akurat dan meminimalkan kesalahan yang tak terhindarkan dan mahal dengan entri data manual. Dengan demikian, data yang akurat ini membantu memberikan kinerja dan data penggajian yang akurat.

2. Produktivitas dan Efisiensi

Memantau dan mengelola kehadiran secara manual bisa menjadi urusan yang memakan waktu, melelahkan, dan juga besar biayanya. Butuh waktu untuk memproses lembaran kertas, catatan waktu, membuat jadwal, jam lembur, mengecek pengajuan cuti, dan membuat daftar gaji secara manual. Bebaskan waktu administrasi yang berharga dengan sistem otomatis yang melakukan semuanya untuk Anda, mulai dari melacak jam kerja karyawan hingga mengimpor informasi secara otomatis ke dalam sistem penggajian Anda. Penghematan waktu dan tenaga dikombinasikan dengan akurasi data membantu dalam mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang mengarah pada peningkatan produktivitas dan peningkatan keuntungan.

3. Visibilitas

Apakah Anda memerlukan gambaran singkat tentang semua ketidakhadiran seorang karyawan atau kelompok? Hanya dengan beberapa klik saja, Anda dapat menghasilkan laporan akurat tentang jam kerja, absen, lembur, mendapatkan laporan ringkasan bulanan untuk data atau grup mana pun dalam organisasi. Setiap laporan yang disesuaikan dapat dibuat dengan data terpusat yang meningkatkan visibilitas dan transparansi dalam organisasi. Manajer juga dapat menggunakan tampilan grafik dari laporan untuk mendapatkan pemahaman yang cepat dan mudah tentang data kehadiran. Dengan pusat data kehadiran yang terpusat dan akurat, pemberi kerja dapat menganalisis secara strategis dan meningkatkan kebijakan tentang cuti, jam kerja, budaya tempat kerja, kinerja, gaji, dan lain-lain, sehingga memungkinkan mereka untuk menjadi dewasa dalam cara mereka beroperasi.

4. Manajemen Alur Kerja

Sistem manajemen kehadiran terintegrasi dapat memberikan visibilitas yang baik dari semua data dan dapat memudahkan alur kerja penggajian, cuti, dan tinjauan kinerja. Pemberitahuan atau peringatan diotomatiskan dan manajer dapat menyetujui permintaan untuk keberangkatan lebih awal, lembur, dll, segera tanpa kebutuhan khusus untuk komunikasi. Lupakan tugas berat penjadwalan manual. Hanya dengan beberapa klik, sistem manajemen kehadiran otomatis dapat membantu mengatur jadwal, mengalokasikan pekerjaan, dan dengan mudah melacak pertukaran shift. Ini juga dapat membantu Anda memperkirakan beban kerja, sumber daya, dan anggaran.

5. Fleksibilitas Absensi Karyawan

Dalam lingkungan global yang terhubung dengan baik saat ini, Anda memiliki karyawan yang bekerja dari kantor, dari rumah, atau di lokasi terpencil. Sistem manajemen kehadiran memungkinkan organisasi melacak waktu karyawan dengan menggunakan berbagai opsi pencatatan jam kerja, seperti terminal biometrik, atau pembaca desktop dengan mudah.

6. Integrasi atau Konfigurasi

Anda dapat memilih sistem manajemen kehadiran yang sesuai dengan kebutuhan Anda berdasarkan sifat pekerjaan dan kebijakan. Ada sistem yang tersedia yang dapat diintegrasikan dengan perangkat keras kehadiran pihak ketiga (gesek, biometrik), dan yang dapat menangkap kehadiran berbasis GPS dengan aplikasi seluler. Anda dapat membuat kebijakan kehadiran yang disesuaikan sesuai kebutuhan organisasi Anda dengan sistem pelacakan waktu dan pemantauan kehadiran. Anda dapat memiliki konfigurasi individu untuk setiap shift kehadiran, dengan opsi untuk menentukan siklus kehadiran, aturan mark-in/out, pengurangan cuti, dan hari libur opsional.

7. Pelacakan Waktu Real Time

Manajemen kehadiran berbasis cloud memungkinkan pelacakan waktu nyata dan memberikan input otomatis untuk pemrosesan penggajian. Ini membantu dalam mengatur jadwal pembayaran alternatif dan membuat semua informasi tersedia secara real time. Manajer dapat membuat laporan untuk menyesuaikan jadwal kerja dan mengarahkan aktivitas tenaga kerja secara real time.

8. Keamanan

Sebagian besar sistem manajemen kehadiran dibangun di sekitar sistem dan arsitektur yang sangat aman. Secara khusus, sistem biometrik sangat andal dan aman dan dapat membantu mencegah pencurian waktu, teman meninju, dan mengurangi biaya administrasi yang berasal dari PIN yang terlupa dan kartu ID yang hilang. Sistem ini memiliki kegunaan khusus untuk organisasi yang mengutamakan keamanan.

Bagaimana Aplikasi Absensi Karyawan untuk Kebutuhan Manajemen?

Catatan yang tidak akurat dapat menghabiskan banyak uang bagi organisasi Anda. Peraturan mengharuskan pemberi kerja melacak kehadiran dan memberikan kompensasi yang diperlukan kepada karyawan. Mereka untuk jam kerja berlebih dengan semangat keadilan. Sistem absensi karyawan yang terintegrasi dengan penggajian Anda menyederhanakan proses ini sekaligus membuatnya mulus.

Data laporan dari sistem pelaporan kehadiran karyawan membantu pengelolaan sumber daya tenaga kerja yang efisien dan akurasi laporan. Ini adalah salah satu alat paling ampuh untuk sistem pelacakan waktu. Guna mengumpulkan data pola kehadiran, proyek, dan detail lain untuk penggajian dan aspek lain yang terkait langsung dengan kehadiran.

Data laporan memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang hemat biaya dan menentukan praktik terbaik untuk mengoptimalkan tenaga kerja. Dengan mendukung berbagai metode pengumpulan data. Seperti pemindai sidik jari biometrik, jam waktu, masuk atau keluar web dan pencatatan jam kerja ponsel. Ada fleksibilitas untuk memastikan tidak ada yang terlewat untuk detail pelaporan.

Sistem absensi karyawan yang mengotomatiskan data dari perangkat lunak pelacakan waktu menghilangkan duplikasi dan kesalahan. Sebaliknya, manajemen menerima data yang berguna untuk menganalisis jam kerja, mengotorisasi permintaan cuti, membuat proyeksi perekrutan, dan menjadwalkan perubahan. Pelaporan dan analisis data yang komprehensif meningkatkan keputusan manajemen tenaga kerja.

Kesimpulan

Dengan manfaat yang luar biasa ini, apakah Anda sekarang ingin memilih sistem manajemen kehadiran yang komprehensif? Tentunya yang dapat membuat proses tidak merepotkan dan menyediakan sistem yang terintegrasi sempurna untuk organisasi Anda?  Kerjoo adalah salah satu layanan absensi karyawan yang menggunakan aplikasi online, yang digunakan juga oleh perusahaan hosting seperti IDwebhost. Jadi tunggu apalagi? Yuk, segera daftarkan perusahaan Anda dan nikmati fiturnya!