Seperti Apa Perkembangan Teknologi Aplikasi Absensi Online Gratis?

Data absensi kehadiran menjadi hal krusial untuk semua industri atau perusahaan. Bukan hanya perusahaan swasta dan instansi pemerintah, untuk bisnis UMKM juga perlu memastikan banyak aspek. Bahwa tim yang bekerja sudah menyelesaikan tugas sesuai dengan job description mereka. Sistem absensi yang bisa digunakan ada banyak pilihan, salah satunya aplikasi absensi online gratis.

Sudah tahukah Anda jika pencatatan kehadiran karyawan telah mengalami banyak perubahan dari tahun ke tahun. Jika saat ini kita sudah terbiasa dengan aplikasi absensi menggunakan smartphone, bagaimana dengan 15 tahun lalu? Pasti kondisinya sangat berbeda. Menurut perkembangannya, ada proses panjang sampai tercipta sistem absensi yang canggih. Berikut ini bisa Anda lihat hal-hal penting tentang perkembangan absensi di Indonesia.

Sistem yang Berkembang Sebelum Aplikasi Absensi Online Gratis

1. Absensi secara Lisan

Pada zaman dahulu, mengetahui kehadiran seseorang cukup dengan lisan. Caranya adalah semua karyawan dikumpulkan dalam barisan dan satu orang menjadi pemimpin. Pemimpin dalam hal ini mengenal semua karyawan atau paling tidak mengetahui jumlahnya. Ketika para karyawan yang berbaris menyebut angka atau nama masing-masing, dan ternyata tidak lengkap, di situlah bisa diketahui adanya yang tidak hadir.

Setelah absen secara lisan, kemudian dicatat dalam dokumen atau catatan di atas kertas. Semuanya masih dilakukan secara manual dan pastinya akan sangat tidak efektif jika karyawan sudah bertambah banyak. Itulah mengapa, absensi lisan tidak diterapkan lama-lama.

2. Absensi Menggunakan Kartu

Kartu check lock juga pernah menjadi andalan untuk karyawan. Cara absennya dengan memasukkan kartu check lock ke mesin saat datang, istirahat, pulang, ataupun lembur. Waktu (jam) ketika memasukkan kartu itulah yang akan tercetak dan akan direkap oleh HRD di akhir bulan.

Absensi dengan kartu sudah banyak ditinggalkan karena rentan disalahgunakan untuk titip absen. Sebelum dikembangkan aplikasi absensi online gratis, sistem kartu masih digunakan tapi dengan modifikasi. Kartunya memakai barcode yang bisa terbaca oleh mesin dan nanti datanya di-download dengan memakai software. Selain kartu barcode, ada pula sistem absensi kartu magnetic stripe, dan RFID (Radio Frequency Identification) yang dilengkapi antena dan chip.

Sistem absen pakai kartu, baik kartu barcode, kartu magnetic stripe, atau RFID memang sudah memakai software komputer. Tapi, praktiknya masih banyak kekurangan misalnya titip absen, kartu ketinggala, hilang, rusak, atau patah. Setelah absensi kartu, muncul generasi selanjutnya yaitu absensi dengan kata sandi (password).

3. Absensi dengan Sidik Jari

Sistem absensi dengan kartu dan password dinilai semakin kurang efisien. Berbagai perusahaan pun mulai mengenal penerapan teknologi biometrik. Inilah momentum ketika teknologi biometrik mulai dikembangkan.
Biometrik sendiri diambil dari kata bios dan metrikos. Dalam bahasa Yunani, bios berarti hidup, dan metrikos berarti ukuran.

Dengan kata lain, biometrik adalah suatu pengukuran pada bagian diri manusia. Mulai dari DNA, ciri fisik, retina mata, sidik jari, bentuk wajah, dll. Memang belum sampai pada teknologi aplikasi absensi online gratis. Tapi, keunggulan dari teknologi biometrik, khususnya absensi sidik jari sudah lebih inovatif daripada sebelumnya.

Beberapa alasan keunggulannya antara lain;

• Cara penerapannya relatif mudah.
• Mesinnya sudah banyak dikembangkan di Indonesia.
• Cenderung akaurat karena semua orang punya sidik jari berbeda.
• Tidak bisa titip absen dan tidak khawatir kehilangan.

4. Absensi Sidik Jari yang Dikembangkan

Absensi sidik jari yang dikembangkan kemudian bisa berdiri sendiri (stand alone), dapat beroperasi tanpa menggunakan komputer. Untuk tipe absensi yang satu ini, pengolah data, sensor, penyimpanan data, dan power telah ada pada satu mesin. Untuk laporan datanya umumnya ditarik setelah sebulan sekali. Meskipun sebenarnya juga bisa setiap hari, hanya saja akan sedikit merepotkan.

Beberapa jenis absensi sidik jari juga ditambah teknologi identifikasi yang lain, yaitu pengenalan wajah (face recognition) dan kartu untun backup. Meskipun demikian, masih saja ditemukan kendalan, misalnya ketika sensor kurang sensitif sehingga sidik jari tidak terbaca. Alasannya mungkin karena jari kotor, berminyak, atau memang mesin yang gangguan. Jika terjadi demikian, proses absensi harus diulangi yang tentu perlu waktu lebih lama.

5. Aplikasi Absensi Online Gratis dan Berbayar

Sistem absensi yang sebelum-sebelumnya sudah dirancang sesuai kebutuhan di dunia profesional dan perubahan zaman. Tapi, perkembangan teknologi baru membuat banyak hal semakin efisien. Teknologinya sudah memungkinkan untuk jarak jauh dan akses data yang real time, tapi masih berlaku secara terbatas misalnya satu area lokal saja.

Seiring waktu dan perubahan kebutuhan masyarakat, perkembangan sistem absensi di Indonesia menerapkan sistem absensi dengan smartphone. Absensi karyawan bisa dari kantor atau dari luar kantor, termasuk dari rumah atau coworking space. Adanya fitur scan wajah atau face recognition di smartphone dilengkapi juga dengan fitur fake GPS jadi bisa diketahui di mana posisi karyawan.

Sejak Januari 2021, Kerjoo hadir sebagai aplikasi absensi online gratis dan berbayar sesuai paket pilihan. Sebagai gambaran umumnya, Kerjoo adalah sebuah aplikasi untuk HR perusahaan dengan basis Cloud dan SaaS. Setiap fiturnya bisa membantu berbagai bidang industri. Bahkan untuk sekolah dan dan instansi pemerintahan juga bisa menggunakannya.

Bukan hanya saat masuk kerja, waktu istirahat, jam pulang, atau ketika lembur, aplikasi ini juga memudahkan pengajuan izin dan cuti. Dari smartphone karyawan yang bersangkutan bisa langsung sampaikan alasan cuti atau izinnya. Setelah itu bagian HR ataupun atasan dapat segera memberi keputusan pengajuan izin atau cuti tersebut. Jika sudah disetujui (approved), maka akan muncul di notifikasi di aplikasi.

Itu hanya satu dari banyak fitur yang bermanfaat lainnya. Yang jelas, antara perusahaan maupun karyawan bisa mendapat kemudahan dan fleksibilitas, sehingga bisa menjalankan tugas lain dengan lebih tenang. Untuk informasi harga dari penggunaan aplikasi Kerjoo bisa di lihat di sini.

Sejarah dari perkembangan berbagai sistem absensi yang ada di Indonesia memang tidak hanya berhenti sampai di situ saja. Karena memang teknologi akan terus berkembang, sehingga berbagai solusi inovatif lain senantiasa dibutuhkan untuk kemudahan para pengguna semuanya. Apakah Anda menjadi salah satunya?

Kesimpulan

Itulah ringkasan singkat sistem absensi kehadiran di tanah air, mulai dari cara tradisional sampai ke aplikasi absensi online gratis. Pada dasarnya setiap perkembangan sistem teknologi dirancang untuk menjadikan pekerjaan lebih mudah. Memang cara kerja sistem absensi cukup panjang, yaitu dimulai dari proses scanning sampai rekap data absensi. Ada cukup banyak langkah teknis yang mesti dilewati sampai menghasilkan laporan valid dan terpercaya.

Dengan aplikasi absensi online, proses yang panjang tidak perlu menjadi beban. Cukup install satu aplikasi absensi Kerjoo dan Anda sudah bisa mendapatkan beragam manfaat dan keuntungan. Saat tulisan ini dibuat, Kerjoo sudah dipakai oleh lebih dari 10 ribu pengguna aktif di Indonesia. Coba daftar Kerjoo sekarang dengan mengeklik button berikut.