5 Cara Mudah Menetapkan KPI Karyawan

Bagi Anda yang sudah bekerja, tentu Anda sudah kerap mendengar istilah KPI atau Key Performance Indicator.

Menurut J. Banerjee dan C. Buoti dalam General Specifications of KPI, KPI didefinisikan sebagai ukuran dengan skala kuantitatif yang bertujuan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan dalam mencapai target yang ditetapkan.

KPI tidak dapat dilepaskan dari tugas dan tanggung jawab tiap individu di perusahaan. Oleh karena itu, KPI ditetapkan dengan mempertimbangkan kemampuan serta tugas dan tanggung jawab karyawan.

Kemudian, bagaimana cara menetapkan KPI karyawan dengan baik dan tepat sasaran? Adakah kerangka tertentu untuk membantu menetapkan target KPI? Bagaimana cara menghitung KPI karyawan itu sendiri? Kerjoo akan menguraikan penjelasannya di bawah ini.

Cara Menetapkan KPI Karyawan

1. Identifikasi Kinerja Bisnis yang Diukur

Langkah pertama sebelum menetapkan KPI adalah memahami pekerjaaan yang akan dlakukan. Anda perlu mengetahui hasil seperti apa yang Anda harapkan dan mengapa hasil tersebut pentiing.

Pada tahap ini, Anda juga dapat memperkirakan pihak-pihak yang berkaitan dengan KPI yang akan ditetapkan. Proses ini penting supaya target yang ingin dicapai semakin jelas.

2. Menetapkan Indikator Kemajuan Kinerja

KPI harus dipahami oleh seluruh pihak dalam perusahaan karena KPI bertujuan untuk mengukur kinerja perusahaan itu sendiri.

Oleh karena itu, Anda harus memikirkan indikator yang tepat untuk menentukan kemajuan kinerja. Selain itu, target yang ditetapkan juga harus spesifik dan jelas.

Sebagai contoh, target persentase engagement rate Instagram yang ditentukan adalah 4%, tetapi karyawan hanya dapat mencapai 3% pada akhir periode. Maka, perlu ada aspek yang ditingkatkan atau diperbaiki.

3. Membandingkan Kinerja dengan Target

Cara selanjutnya adalah membandingkan antara kinerja saat ini dengan target yang ditentukan. Perbandingan ini dapat menjadi titik awal pengukuran KPI.

Setelah membandingkan dan meninjau (review), target utama dapat dipecah lagi menjadi tujuan-tujuan kecil. Anda dapat mengecek bagaimana KPI mempengaruhi hasil kerja secara keseluruhan.

4. Meninjau Perubahan Kinerja

Kinerja suatu divisi dapat berbeda-beda di tiap periode dan Anda perlu meninjau perubahan kinerja yang terjadi itu. Hasil peninjauan dapat digunakan sebagai evaluasi dan dasar yang realistis untuk menetapkan KPI karyawan di periode berikutnya.

5. Menyusun KPI

Setelah memahami langkah-langkah di atas, Anda dapat mulai menyusun KPI karyawan. Pastikan Anda sudah menentukan target, indikator, dan sumber data yang digunakan untuk menyusun KPI.

Menetapkan Target KPI dengan SMART

Selain menetapkan KPI menggunakan 5 langkah di atas, Anda juga perlu menetapkan target KPI. Target KPI merupakan aspek yang sangat penting karena aspek tersebut merupakan sesuatu harus dicapai oleh karyawan dengan sebaik mungkin.

Ada sebuah kerangka untuk menetapkan target KPI supaya target tersebut dapat dicapai dengan efektif, yaitu SMART. SMART merupakan akronim dari lima kriteria, yaitu Specific, Measurable, Assignable, Relevant, Time-bound. Masing-masing kriteria tersebut akan diuraikan di bawah ini.

Specific

KPI harus dipahami dengan baik oleh seluruh pihak dalam perusahaan, baik manajemen maupun karyawan. Oleh karena itu, target KPI yang Anda tetapkan harus spesifik dan jelas. Target KPI harus mampu memicu motivasi karyawan untuk bergerak dan bertindak.

Contohnya, “saya harus mampu meningkatkan engagement rateInstagram hingga 4%”. Di sini, target tertera dengan jelas dan spesifik dengan persentasenya.

Karena spesifik, target tersebut akan membantu Anda untuk fokus pada upaya untuk mencapainya. Anda dapat melakukan brainstorming untuk membantu Anda melakukan upaya tersebut, misalnya memikirkan strategi untuk mencapainya, cara Anda melakukannya, dan siapa saja yang akan terlibat untuk membantu Anda.

Hal ini akan membuat Anda semakin berkomitmen untuk mengupayakan yang terbaik.

Measurable

Target KPI yang measurable memiliki arti bahwa kinerja Anda dapat diukur dengan objektif. Dengan kata lain, proses pelaksanaannya harus terukur.

Ketika Anda mengukur suatu tujuan, Anda juga dapat memperkirakan prosesnya. Anda dapat mengukur tujuan Anda secara efektif sambil memikirkan atau mempertimbangkan KPI Anda.

Sebagai contoh, Anda ingin mengetahui dan mengukur seberapa efektif posting konten di Instagram. Anda dapat melihat metrik yang mengukur kinerja Anda, yaitu jumlah likes, comment, dan share. Fitur-fitur tersebut berkaitan langsung dengan apa yang ingin Anda ketahui.

Assignable

Target KPI yang Anda tentukan harus assignable, artinya tujuan dan metrik harus diberikan kepada individu yang dapat menjalankan tanggung jawab dengan baik.

Anda boleh menetapkan tujuan dan metrik ke pihak-pihak pendukung, tidak hanya ke pemimpin divisi secara keseluruhan. Namun, Anda juga perlu mempertimbangkan kemampuan karyawan, jangan sampai menetapkan target yang sekiranya melampaui kemampuan mereka.

Akan tetapi, target tersebut juga jangan sampai terlalu mudah karena berpotensi untuk disepelekan. Pada intinya, tentukan target KPI yang masuk akal dan sesuai dengan kemampuan karyawan.

Relevant

Hampir serupa dengan poin sebelumnya, target KPI yang Anda tetapkan harus relevan. Relevan di sini berarti selaras dan mendukung tujuan pokok perusahaan.

Jangan sampai target KPI yang Anda tetapkan melenceng atau bahkan bertolak belakang dari tujuan perusahaan. Oleh karena itu, target KPI harus realistis, artinya masuk akal dan sesuai dengan jumlah sasaran kinerja dan KPI yang ada. Selain itu, pastikan pula bahwa target masih relevan dengan kemampuan karyawan.

Time-bound

Manajemen waktu adalah aspek yang sangat penting dalam penentuan KPI karena biasanya KPI memiliki batas waktu tertentu untuk dicapai. Misalnya, engagement rate Instagram harus mencapai 4% pada akhir Q3.

Hal ini dilakukan supaya karyawan tetap fokus dan tidak menunda-nunda untuk melakukan tanggung jawabnya.

Ketika Anda bekerja tanpa deadline, ada kemungkinan Anda akan terus menunda bahkan tidak mengerjakan apa yang menjadi tanggung jawab Anda. Oleh karena itu, tetapkan deadline untuk setiap target yang telah direncanakan.

Menghitung Skor KPI Karyawan

Setelah menentukan target KPI dan pencapaian aktualnya (realisasi pencapaian KPI), Anda dapat mulai menghitung skor KPI. Ada dua jenis penghitungan skor, yaitu KPI Minimize dan KPI Maximize. Keduanya akan diuraikan di bawah ini:

KPI Minimize

KPI Minimize adalah pencapaian atau skor yang semakin rendah (minimum), tapi semakin menunjukkan perbaikan di perusahaan. Contoh aspeknya antara lain jumlah komplain pelanggan, turn over, jumlah keterlambatan, dan jumlah temuan audit. Rumusnya diuraikan sebagai berikut:

Skor KPI Minimize = (Target / Realisasi) × 100

KPI Maximize

KPI Maximize adalah pencapaian atau skor yang semakin tinggi (maksimum) dan semakin menunjukkan perbaikan di perusahaan. Contoh aspeknya antara lain jumlah penjualan, laba bersih penjualan, dan jumlah pelanggan baru. Rumusnya diuraikan sebagai berikut:

Skor KPI Maximize = (Realisasi/Target) × 100

Kesimpulan

Ada beberapa cara untuk menetapkan KPI karyawan yang efektif. Anda dapat melakukan lima langkah berikut: mengidentifikasi kinerja bisnis yang diukur, menetapkan indikator kemajuan kerja, membandingkan kinerja dengan target, meninjau perubahan kriteria, dan pada akhirnya menyusun KPI.

Target KPI pun juga harus jelas supaya karyawan semakin termotivasi dan dapat menyusun strategi untuk mencapainya. Target KPI dapat ditetapkan berdasarkan kerangka SMART, yaitu Specific, Measurable, Assignable, Relevant, Time-bound.

Setelah menetapkan KPI dan targetnya, Anda juga perlu mengetahui cara menghitung skor KPI karena hal ini tidak kalah penting.

Anda dapat menghitung skor KPI Minimize dengan cara membagi target dengan realisasi lalu mengalikannya dengan 100. Sedangkan, KPI Maximize dihitung dengan cara membagi realisasi dengan target lalu mengalikannya dengan 100.

Supaya hasil kinerja maksimal, seluruh pihak dalam perusahaan perlu berkolaborasi dengan efektif. Salah satu cara untuk melakukan kolaborasi yang efektif adalah dengan menggunakan sistem pengelolaan sumber daya manusia yang baik.

Salah satu sistem yang dapat digunakan adalah aplikasi absensi online supaya tim Human Resource dapat memantau kehadiran dan kinerja karyawan. Anda dapat mengetahui informasi lebih dalam mengenai absensi online di sini.