Contoh Notulen Rapat: Format, Tips, dan Cara Penulisannya

Contoh notulen rapat akan diperlukan setelah Anda menyelesaikan pertemuan. Alih-alih bergantung pada staf administrasi, sebaiknya Anda juga memiliki notulen rapat untuk dokumentasi pribadi.

Namun, seringkali Anda bingung bukan? terkait cara penulisan notulen rapat agar dapat mencakup keseluruhan isi rapat?

Nah, sebenarnya, notulen rapat adalah catatan ringkas hasil rapat yang dibuat untuk keperluan arsip hasil rapat.

Berbeda dengan MoM yang berisi tindak lanjut hasil rapat, notulen biasanya digunakan untuk mencatat poin-poin pembahasan hasil rapat.

Seperti apa sih contoh notulen rapat, format, dan tips penulisannya? Simak artikel berikut sampai akhir.

Definisi Notulen Rapat dan Fungsinya

Notulen adalah notula, yang berisi catatan singkat dari jalannya rapat atau persindangan.

Definisi lain notulen rapat adalah dokumen yang berisi catatan keseluruhan hasil rapat, termasuk keputusan final yang diambil dalam rapat.

Jadi, untuk menulis notulen rapat yang efektif, Anda harus menyiapkan notulensi sebelum rapat berlangsung. Termasuk agenda rapat, peserta yang hadir, dan topik pembasahan.

Oleh karena itu, contoh notulen rapat nantinya akan disusun untuk memudahkan Anda mencatat, juga memastikan peserta untuk mengingat kembali hasil rapat.

Untuk itu kamu setidaknya perlu mempelajari contoh notulen rapat yang tersistematis, demi menghindari misinformasi yang kerap terjadi ketika seseorang membaca notulen rapat yang kita buat. 

Baca juga:

• Perbedaan Notulen, Notulis, Notula: Pengertian, Fungsi, dan Sistematika Penulisannya

Struktur Dasar Notulen Rapat yang Baik

Pada dasarnya notulen rapat perlu dibuat secara sistematis dan tersrtuktur untuk menghindari kesalahpahaman. Terutama apabila perusahaan Anda tidak memiliki template notulen rapat yang baku.

Anda juga dapat melihat contoh notulen rapat untuk memahami sepenuhnya bagaimana struktur dasar notulen rapat yang baik.

Berikut ini adalah penjelasan struktur notulen yang baik dari Kerjoo.

1) Kepala Notulen

Struktur notulen rapat sebaiknya diawali dengan bagian kepala notulen. Pada contoh notulen rapat, struktur kepala notulen berisi judul rapat dan topik utama pembahasan rapat.

Untuk mempermudah pengarsipan, bagian kepala notulen biasanya meliputi:

• Waktu dan tempat pelaksanaan rapat, seperti tanggal, hari, jam mulai dan selesai rapat, serta lokasi pelaksanaan;
• daftar nama lengkap peserta yang hadir, daftar peserta yang berhalangan hadir, nama orang yang memimpin jalannya rapat dan nama notulis.  

Baca Juga: Bagaimana Cara Menulis Notulen Rapat dengan Baik dan Benar?

2) Pokok Bahasan

Berikutnya, Anda dapat menuliskan pokok bahasan rapat yang mulai dicatat pada saat kata sambutan atau pembukaan rapat. 

Nah, apabila perusahaan Anda belum memiliki template baku notulensi, Anda dapat melihat bagian ini pada contoh notulen rapat yang terdiri dari:

• Ringkasan diskusi, pendapat, dan pertimbangan yang disampaikan peserta rapat.
• Hasil akhir dari setiap pembahasan yang berupa kesepakatan. Ada juga notulen yang memuat handover hasil rapat.

3) Penutup

Struktur terakhir notulen rapat adalah penutup. Bagian ini cukup ditulis dengan waktu penutupan atau jam selesai rapat.

Jika notulen rapat diperlukan untuk arsip ataupun kepentingan resmi lainnya, bubuhkan tanda tangan pimpinan rapat untuk menambahkan kesan formal.

Agar penyimpanan notulen lebih optimal, Anda dapat mencoba salah satu fitur aplikasi absensi online Kerjoo yang mendukung penyimpanan dokumen/catatan harian karyawan.

Baca juga: Simpan Data Lebih Aman dengan Fitur Dokumen Karyawan

Contoh Notulen Rapat untuk Berbagai Jenis Pertemuan

Ada beberapa contoh notulen rapat yang dapat digunakan sebagai referensi perusahaan Anda.

Contoh notulen ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan rapat, baik rapat informal maupun formal.

1) Contoh Notulen Rapat Mingguan Perusahaan

Rapat mingguan perusahaan biasanya dapat berjalan secara formal, maupun informal. Dan digunakan untuk mengukur penilaian kinerja perusahaan.

Jadi, bukan mengherankan apabila contoh notulen rapat biasanya akan membahas capaian kinerja perusahaan selama satu minggu penuh.

2) Contoh Notulen Rapat Tahunan dengan Pemegang Saham

Nah, contoh notulen rapat ini mungkin dapat disusun lebih formal dari referensi berikut.

Biasanya rapat pemegang saham banyak membahas agenda penting seperti pemilihan direksi dan pembagian dividen.

Berikut adalah contoh notulen rapat tahunan pemegang saham yang dapat disesuaikan kembali.

3) Contoh Notulen Rapat Proyek atau Tim Kerja

Sama halnya dengan contoh notulen rapat mingguan, notulen rapat proyek atau tim dapat diadakan secara informal maupun formal.

Berikut adalah contohnya.

4) Contoh Notulen Rapat Organisasi atau Komunitas

Berbeda dengan rapat perusahaan, contoh notulen rapat organisasi dan komunitas ini dapat disesuaikan dengan lebih informal.

Biasanya agenda rapat organisasi akan menyangkut pembahasan proker dan agenda lain yang terkait dengan komunitas.

Tips Membuat Notulen Rapat yang Efektif dan Jelas

Dari contoh notulen rapat sebelumnya, Anda mungkin telah memahami bahwa notulen yang baik adalah mencakup keseluruhan hasil akhir rapat. 

Notulen bukan hanya sekadar catatan, tetapi juga alat komunikasi yang membantu dalam menjaga koordinasi tugas-tugas yang perlu diselesaikan.

Nah, apa saja sih tips membuat notulen rapat yang efektif?

1. Gunakan Bahasa yang Singkat, Padat, dan Jelas

Tips pertama untuk membuat notulen rapat adalah gunaan bahasa yang singkat, padat, dan jelas. Hindari penggunaan kalimat panjang dan bertele-tele.

Hal ini bertujuan agar notulen mudah dibaca dan dipahami oleh pihak terkait.

2. Fokus pada Poin-Poin Penting

Saat menulis notulen rapat, tidak semua percakapan dalam rapat perlu dicatat.

Cobalah untuk mencatat fokus inti pembicaraan, keputusan yang diambil, dan tindakan lanjut yang harus dilakukan.

3. Pastikan Keputusan Memiliki Tindakan Lanjut

Ketika menulis notulen rapat, jangan lupa untuk mencatat tindak lanjut hasil pembahasan dengan jelas seperti yang tertulis pada contoh notulen rapat.

Pastikan Anda mencatat siapa yang bertanggung jawab atas tindak lanjut tersebut dan kapan tenggat waktu pelaksanaannya.

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Penulisan Notulen

Sebagai notulis pemula, terkadang Anda akan sedikit kerepotan apabila tidak mencari terlebih dahulu contoh notulen rapat yang profesional.

Sebab sebenarnya masih ada kesalahan-kesalahan umum yang sering dilakukan ketika menulis notulen rapat, sehingga mengurangi efektivitas catatan rapat.

Berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari:

1) Mencatat Detail Rapat Terlalu Banyak

Ingin mencatat detail rapat adalah hal yang wajar, namun apabila Anda menulis terlalu banyak detail di luar agenda rapat, maka notulen rapat akan menjadi panjang dan sulit dipahami.

2) Tidak Mencatat Keputusan Hasil Rapat

Dari contoh notulen rapat yang Kerjoo sampaikan sebelumnya, Anda pasti paham mengapa keputusan hasil rapat wajib dicantumkan dalam notulen.

Dengan tidak mencantumkan keputusan hasil rapat beserta nama penanggung jawab ataupun deadline, Anda hanya akan mempersulit proses handover notulensi.  

3) Terlambat Membagikan Notulen Kepada Peserta Rapat

Kesalahan kecil yang sering tidak disadari ketika membuat notulen rapat adalah terlambat membagikan kepada peserta rapat.

Keterlambatan membagikan notulen dapat menyebabkan kendala seperti risiko diabaikan oleh peserta rapat yang mungkin sudah melupakan detail diskusi dan keputusan yang diambil.

Tips Memilih Format Notulen yang Terstruktur dan Rapi

Sebenarnya, ada banyak penyedia format notulen yang terstruktur dan rapi. Dari contoh notulen rapat sebelumnya, Anda sebaiknya memilih template yang meng-highlight bagian heading dan sub heading.

Hal ini akan memudahkan pembaca untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat, seperti agenda, diskusi, dan keputusan. 

Setelah itu, Anda dapat menyimpan notulen rapat secara kronologis sesuai urutan pembahasan dalam rapat. Ini membuat catatan lebih mudah diikuti dan lebih masuk akal bagi pembaca.

Cara Mengarsipkan dan Membagikan Notulen Rapat

Selain sebagai catatan, fungsi notulen rapat juga dapat digunakan untuk mengecek sejauh mana hasil keputusan rapat sudah dilaksanakan oleh peserta rapat.

Supaya lebih terstruktur, Anda dapat mengarsipkan dan membagikan notulen rapat dengan cara sebagai berikut.

1. Buat folder-folder terpisah untuk setiap proyek, departemen, atau jenis rapat.Berikan nama file yang jelas dan konsisten (misalnya, Notulen Rapat Tim Marketing_12 Mei 2023.pdf). Tambahkan metadata seperti tanggal, peserta, dan topik utama untuk memudahkan pencarian.
2. Anda juga dapat menggunakan Google Drive atau email untuk membagikan notulen. Simpan file digital di cloud storage seperti Google Drive, Dropbox, atau OneDrive untuk akses yang mudah dari mana saja.
3. Terakhir, Hindari membagikan notulen sensitif di platform yang tidak aman.

Kesimpulan

Contoh notulen rapat hanyalah panduan yang dapat Anda ikuti untuk merekam hasil diskusi, keputusan, dan tindakan yang perlu diambil setelah rapat.

Suatu notulen yang baik dan efektif harus disusun dengan format yang jelas, mudah dipahami, dan lengkap.

Dengan membuat notulen rapat yang baik, dapat dipastikan bahwa hasil rapat terhindar dari miskomunikasi, dan memastikan tindak lanjut berjalan lancar.

Pastikan untuk selalu mencatat secara jelas dan membagikan notulen segera setelah rapat selesai.