Lagi Dikejar Deadline? Begini Cara Terbaik untuk Manajemen Waktu

Momen ketika dikejar deadline memang tidak nyaman. Tiba-tiba gelisah, panik, dan kebingungan harus mulai dari mana. Meskipun memang reaksi setiap orang berbeda. Anda kira-kira termasuk yang mana?

Apakah termasuk orang yang tetap bisa tenang saat banyak deadline? Jika belum bisa, jangan terlalu khawatir. Pada dasarnya manusia memang memiliki reaksi emosional yang kompleks.

Ada saatnya mungkin Anda mengalami tekanan setiap pagi hari ketika melihat daftar to do list yang sangat banyak dan semuanya mendesak.

Tanggung jawab yang banyak dan waktu yang pendek bisa membuat stres dan tidak mudah mengatur waktu. Saat itu, mungkin otak bisa jauh lebih kreatif atau malah tidak bisa berpikir?

Tetap Tenang Saat Dikejar Deadline

Agar Anda lebih tenang walau dikejar deadline, saatnya mengatur waktu dengan lebih baik. Dengan manajemen waktu yang baik, maka produktivitas Anda dan tim bisa lebih optimal.

Berikut ini adalah cara terbaik untuk manajemen waktu yang bisa Anda terapkan.

1. Sebelum Dikejar Deadline, Sempatkan Lihat Checklist Pekerjaan

Beban kerja yang terlalu banyak memang seringkali tidak bisa Anda hindari. Yang penting adalah bagaimana Anda mengatasinya dari waktu ke waktu.

Buatlah checklist harian sehingga Anda dapat mencoret tujuan yang telah Anda capai. Dengan melihat checklist akan membantu manajemen kerja dan membuat Anda lebih produktif.

Langkah ini juga akan membuat Anda merasa lebih baik saat mencoret tujuan yang telah dicapai untuk hari itu, tidak peduli seberapa kecilnya. Perasaan positif itu akan membantu Anda terus berupaya menyelesaikan semua tujuan.

2. Tentukan Tujuan yang Ingin Anda Capai

Saat menyadari bahwa pekan ini sangat sibuk, coba buat daftar tujuan Anda selama seminggu. Tuliskan tujuan apa saja yang ingin Anda capai, khususnya terkait pekerjaan. Setelah itu atur tujuan terkait pekerjaan menjadi hal-hal besar dan kecil.

Contohnya tujuan kecil adalah mendapatkan list nomor calon klien yang akan di-follow up, sedangkan contoh tujuan besar adalah menyepakati kerjasama dengan klien yang bersedia kerjasama jangka panjang.

Mengumpulkan referensi topik presentasi adalah tujuan kecil, sedangkan membuat slide presentasi adalah tujuan besar. Pada dasarnya, tujuan besar akan memakan lebih banyak waktu dan energi.

Setiap selesai menyelesaikan sesuatu, catatlah berapa lama waktu yang Anda butuhkan. Hal ini bisa membantu untuk mengevaluasi pencapaian setiap minggu Anda.

3. Saat Dikejar Deadline, Prioritaskan dengan Adil

Ingatlah untuk memprioritaskan tujuan dengan adil. Tujuan besar atau yang harus selesai lebih cepat adalah yang harus Anda kerjakan lebih dahulu.

Kadang orang cenderung menunda-nunda tujuan yang lebih besar karena dirasa terlalu berat dan mengintimidasi. Tetapi semakin lama menundanya, justru semakin membebani.

Coba buat prioritas dan kerjakan secara berurutan. Secara psikologis, Anda akan merasa lebih baik dan terhindar dari stres saat mencoba menyelesaikan hal-hal kecil dulu, baru beranjak ke yang lebih besar.

4. Periksa Email pada Waktu Tertentu Saja

Sejauh ini mungkin kita sama-sama sepakat bahwa deadline adalah sesuatu yang penting dan mendesak, sedangkan email belum tentu.

Kecuali kalau meman sudah ada suatu janji pada hari sebelumnya. Tentukan waktu tertentu, misalnya 3x sehari untuk memeriksa email. Saat sedang dikejar deadline, fokuskan perhatian hanya kepada yang terpenting saja.

Beri waktu diri Anda untuk memeriksa email, tetapi kendalikan diri untuk tidak tergoda melakukan yang lain misalnya browsing informasi atau hiburan dari media sosial. Buka email Anda dan jika tidak ada email penting, segera tutup dan kembali ke tujuan Anda.

5. Ketahui Masa Produktif Anda

Orang-orang memiliki periode yang berbeda dalam hal produktivitas. Beberapa orang lebih produktif di pagi hari, yang lain pada sore hari. Bahkan ada yang baru bisa konsentrasi di tengah malam.

Cari tahu kapan waktu paling produktif Anda dalam sehari dan jadwalkan tujuan terpenting Anda saat itu. Ini akan membantu lebih fokus pada tugas. Ini juga akan membantu Anda mencapai tujuan terpenting Anda secara tepat waktu.

Saat Anda merasa tidak produktif dan kurang berkonsentrasi, lakukan beberapa tugas kecil, lihat email Anda, atau pelajari sesuatu yang bisa meningkatkan pengetahuan.

Ini akan membantu Anda bekerja lebih efektif, bahkan ketika Anda merasa kurang produktif. Kelak Anda bisa buktikan hasilnya bahwa menggunakan periode produktivitas alami, bisa membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari hari kerja.

6. Saat Dikejar Deadline, Delegasikan Pekerjaan Anda

Di saat hectic karena banyak yang harus diselesaikan dengan cepat, sering kali Anda tidak terpikir bahwa sebenarnya sebagian pekerjaan itu bisa saja untuk didelegasikan ke tim lainnya.

Pekerjaan yang didelegasikan tersebut adalah hal penting, tapi tidak begitu mendesak dilakukan. Contohnya adalah urusan memasukkan data, follow up divisi lain, atau membalas beberapa email.

Alangkah baiknya untuk tidak ragu memberikan pekerjaan ke tim jika memang memungkinkan. Cara yang lain bila memang pekerjaan Anda tidak mungkin didelegasikan, yaitu selesaikan tugas yang mendesak tetapi kurang penting segera setelah kamu membereskan pekerjaan yang lebih penting.

7. Hapus Bagian yang Tidak Perlu

Saat ada kesempatan, periksa lagi to do list dan pilih yang masuk ke golongan tidak penting dan juga tidak mendesak. Pekerjaan seperti itulah yang semestinya dihapus dari to do list, apalagi saat dikejar deadline.

Cermati juga apa tugas seperti itu memang dibutuhkan atau sekadar rutinitas yang bisa dibilang tidak begitu berdampak secara langsung pada progres pekerjaan.

Kesimpulan

Saat dikejar deadline pekerjaan memang ada sensasinya tersendiri, mulai dari kecemasan, kreativitas yang naik drastis, tiba-tiba sangat bersemangat, atau malah kesulitan berpikir karena banyaknya daftar pekerjaan yang harus dibereskan. Itulah pentingnya membuat prioritas yang adil.

Menentukan prioritas yang adil memang tidak selalu mudah karena bisa jadi tantangan yang tidak mudah. Terlebih lagi ketika kita merasa bahwa semua pekerjaan penting.

Akibatnya, deadline yang sangat padat terasa begitu menekan akibat. Bahkan jika hari kerja Anda tidak pernah sama, Anda masih dapat mengatur hari-hari dan mengelola tugas Anda dengan optimal.

Di antara semua poin-poin yang disarankan untuk mengelola pekerjaan saat banyak deadline, semua berkaitan dengan efektivitas waktu. Setiap tugas yang direncana dengan efektif bisa lebih mudah diselesaikan dengan menyeluruh.

Di lingkup perusahaan tentunya akan sangat terlihat efeknya jika orang-orang di dalamnya terbiasa efektif bekerja dan menghadapi deadline dengan tenang tanpa buang energi untuk hal yang kurang penting.

Berangkat dari kesadaran itulah, aplikasi Kerjoo hadir agar perusahaan bisa lebih mudah mengelola kehadiran karyawan dan bisa memastikan karyawan Work From Home (WFH) tetap bekerja sesuai dengan waktunya.