Menyusun Laporan Absensi Karyawan, Poin Apa yang Terpenting?

Melacak waktu kehadiran atau absensi harian dan absensi bulanan adalah fungsi dasar dan sangat penting di tempat kerja. Tapi mungkin saja hal ini sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai atau menentukan pilihan terbaik Anda. Kami telah mengumpulkan penjelasan singkat tentang contoh data absensi karyawan.

Tanpa data absensi karyawan, apa jadinya? Manajemen perusahaan tidak akan memiliki pengawasan yang optimal untuk memastikan anggaran sesuai, tim bisa perform, dan semua kinerja terukur akurat. Agar lebih jelas, ketahui juga perbandingan absensi manual karyawan dan aplikasi absensi online yang lebih otomatis.

Dari waktu ke waktu, perkembangan sistem absensi karyawan selalu ada inovasi sesuai kebutuhan manusia yang bekerja. Seiring berkembangnya dunia kerja, pencatatan kehadiran karyawan pun semakin efisien. Jadi, manajer akan lebih fokus dengan hal yang substansial dan berdampak jangka panjang.

Bukan hanya sekadar laporan yang memang wajib dibuat perusahaan, tapi juga memastikan adanya poin terpenting yang harus ada.

Poin Terpenting dalam Laporan Absensi Karyawan

Menurut pengalaman Anda sampai sekarang, bagaimana cara terbaik untuk melacak kehadiran karyawan? Dengan sistem yang digunakan sekarang, apakah sudah terasa dampaknya untuk manajemen perusahaan?

Untuk menyebutkan inovasi yang terbaik, maka kita perlu melakukan kilas balik beberapa sistem absensi karyawan yang sempat populer. Tentu saja setiap sistem memiliki kelebihan dan kekurangan.

Absensi Menggunakan Kartu

Masalah lain dengan sistem absensi kartu adalah keterbatasan untuk memantau atau melihat pembaruan secara online. Manajer tidak selalu dapat memeriksa tim atau lokasi kantor yang berbeda dari jarak jauh.

Sebaliknya, manajer bisa lebih lama dalam mencatat data kehadiran karyawan, siapa yang kerja lembur, dan bagaimana upah karyawan mempengaruhi laba. Tetapi kartu mudah dilupakan, hilang, atau salah tempat, sehingga perlu mencatat secara manual atau menggunakan kartu sementara.

Absensi Fingerprint

Dalam penjelasan sederhana, absemsi fingerprint berfungsi dengan cara 'merekam' pola sidik jari orang, kemudian menyimpan polanya. Setelah itu mesin mengidentifikasi data yang sudah disimpan tersebut. Bila dinyatakan sesuai, maka akses terbuka otomatis.

Di antara banyak pilihan metode absensi, yang selama ini populer di dunia kerja adalah absensi kartu dan fingerprint. Bagaimana dengan laporan data kehadiran karyawan?

Jika Anda menggunakan hardcopy, maka Anda masih butuh mencetak lembar waktu fisik untuk digunakan karyawan. Apabila Anda menyimpannya secara digital, Anda bisa menggunakan templat di Excel yang dengan mudah menghitung semuanya.

Tetapi bagaimana Anda memantau waktu karyawan Anda atau mendapatkan review cepat tentang jadwal? Bagaimana Anda memastikan tidak ada yang kelebihan atau kekurangan jam kerja?

Laporan Absensi Manual Memiliki Risiko Tersendiri

Risiko utama dengan melacak kehadiran karyawan secara manual adalah kurangnya kontrol dan pengawasan dalam bisnis Anda sehari-hari. Belum lagi ruangan yang Anda tinggalkan karena pencurian waktu atau kehilangan jejak catatan yang akurat.

Sistem pelacakan waktu manual tidak memungkinkan manajer untuk secara akurat mengawasi lembur atau merampingkan proses apresiasi kerja mereka. Bahkan proses penggajian menjadi sangat memakan waktu dan tidak efisien. Manajer harus menghitung data kehadiran secara manual, membuat inovasi untuk mengatasi kesalahan.

Jadi, Bagaimana Solusi Laporan Absensi yang Efisien?

Terlepas dari teknologi yang digunakan, yang lebih penting adalah bagaimana teknologi tersebut memberi solusi. Dalam hal ini adalah membuat laporan absensi yang paling efisien untuk sektor pekerjaan apapun. Kenyataannya, dunia kerja mengalami banyak perubahan dari waktu ke waktu dan kita semua memiliki tantangan.

Perusahaan pun sudah seharusnya beradaptasi dalam melakukan pekerjaan administrasi secara efisien. Anda mungkin sudah paham bahwa produktivitas tim lebih maksimal bila dikelola dengan tepat. Berbagai fitur dari aplikasi absensi Kerjoo dirancang untuk memastikan kinerja karyawan optimal. Tentunya semua data akurat, lengkap dengan laporan bulanan tanpa harus pakai cara manual.

Apa saja yang harus ada dalam laporan absensi? Berikut ini adalah aspek penting yang kami rekomendasikan.

1. Data Karyawan Setiap Divisi

Berapapun skala perusahaan, akan lebih terorganisir jika sudah ada pembagian divisi. Dalam hal ini, laporan absensi karyawan harus lebih detail jika sudah dibagi divisi.

Admin perusahaan juga lebih mudah karena tersedia fasilitas penyimpanan data lengkap. Termasuk jika karyawan divisi memiliki jam kerja berbeda. Semua teteap bisa terpantau dengan satu aplikasi saja, jadi perusahaan bisa lebih fokus ke hal yang penting.

2. Laporan Pekerjaan Harian

Setelah mencatat data karyawan, selanjutnya perhatikan apa yang mereka kerjakan setiap hari. Dengan atau tanpa memantau langsung, atas perlu mendapat Laporan Pekerjaan setiap hari.

Sebagian perusahaan mengetahui rencana dan laporan pekerjaan harian karyawan setiap harinya melalui email, pesan obrolan seperti WhatsApp, atau bahkan catatan di atas kertas.

Bukankah lebih praktis jika laporan pekerjaan bisa jadi satu dengan laporan kehadiran? Bukan hanya mempermudah manajer atau atasan untuk mengecek, ini juga membantu karyawan lebih fokus bekerja karena bisa melakukan sekaligus pada saat saat masuk dan pulang kerja.

Karyawan tidak harus menulis laporan dengan file baru atau kertas dengan pena. Laporan pekerjaan berlaku untuk sistem kerja di kantor atau kerja remote.

Pertanyaannya adalah apakah kerja remote masih berlanjut ketika sudah tidak ada pandemi? Tentu saja hal ini menyesuaikan kondisi perusahaan dan kapasitas tim.

3. Statistik Performa

Membahas tentang performa, memang ada banyak alat ukurnya. Misalnya melalui KPI dan/atau OKR yang diberlakukan di perusahaan. Ada kalanya OKR dan KPI bersifat kualitatif dan kurang menunjukkan fakta yang terukur.

Segala sesuatu terkait performa, sikap disiplin, serta keadaan tim idealnya bisa diukur dan dievaluasi secara objektif oleh manajemen perusahaan. Aplikasi Kerjoo memberi kemudahan karena di dalamnya ada fitur untuk mengetahui statistik performa karyawan.

Urusan jam kerja, izin, cuti, dan jam lembur terhitung jelas dan tidak akan terlewat. Saatnya Anda pakai cara baru yang otomatis di mana seluruh data aplikasi bisa di-download dalam format excel.

Perusahaan dan karyawan memang selalu butuh memperbaiki sistem yang dipakai. Khususnya adalah terkait laporan absensi yang bisa mengetahui perkembangan karyawan, secara menyeluruh. Tujuannya adalah agar pekerjaan berjalan dengan baik, bagaimanapun kondisi atau tantangannya.

Kesimpulan

Dalam menyusun laporan absensi karyawan, ada beberapa aspek penting dan berpengaruh. Sejak dulu ketika manusia mengenal sistem manual, dengan mesin, sampai ke era digital, semua dirancang untuk memudahkan pekerjaan orang-orang di dalamnya.

Menggunakan aplikasi absensi digital, maka manajer tidak perlu merasa berat karena proses yang masih manual. Tinggal install dan daftar satu aplikasi absensi saja dan Anda sudah bisa mendapatkan banyak manfaat dan keuntungan.

Meskipun baru satu tahun berjalan, Kerjoo sudah ada lebih dari 10 ribu pengguna aktif di seluruh Indonesia. Pengguna Kerjoo berasal dari banyak latar belakang pekerjaan. Anda pun bisa mencoba daftar Kerjoo sekarang dengan mengeklik button berikut ini.