Mengenal HR Analytics, Fungsi HRD Terkait Data dan Analisis

Beberapa tahun terakhir, bidang HR telah berubah secara signifikan menuju disiplin yang lebih strategis. Khususnya pada era digital yang semakin canggih, berbagai proses bisnis mengalami digitalisasi dari hulu ke hilir.

Bukan hanya di bidang human resource (HR), tapi bidang profesional yang lain seperti sales dan marketing, dan keuangan mengalami digitalisasi yang lebih sistematis.

Satu hal yang terlihat berbeda di dalamnya adalah bagaimana data berperan penting dalam setiap proses bisnis. Misalnya tentang HR yang berupaya membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan analisis data tertentu terkait SDM yang dikelola.

Untuk mengembangkan wawasan (insight) berbasis data, meningkatkan proses tenaga kerja, dan mendukung pengalaman karyawan yang positif, maka dibutuhkan HR analytics. Istilah HR analytics adalah berkaitan dengan cara pengelolaan SDM yang menggunakan data.

Apa itu HR analytics memang menjadi perhatian utama kalangan HR profesional yang ingin lebih berorientasi pada data dalam pekerjaan mereka.

Dalam artikel ini, akan kami jelaskan apa itu HR analytics, bagaimana fungsinya, dan bagaimana hal itu akan mendukung perusahaan di masa depan.

Apa Itu HR Analytics?

HR analytics juga dikenal dengan istilah people analytics, workforce analytics, atau talent analytics yang melibatkan pengumpulan, menganalisis, dan melaporkan data seputar HR.

Ini memungkinkan organisasi Anda untuk mengukur dampak berbagai metrik SDM pada kinerja bisnis secara keseluruhan dan membuat keputusan berdasarkan data.

Dengan kata lain, HR analytics adalah pendekatan berbasis data untuk mewujudkan manajemen Sumber Daya Manusia yang lebih efektif dan efisien. Di bidang pengelolaan SDM, ini adalah sesuatu yang baru dan masih akan terus dikembangkan.

Bagaimana Cara Kerja HR Analytics?

Mari kita lihat lebih dekat bagaimana prosesnya bekerja:

1. Pengumpulan Data (Data Collecting)

HR mengumpulkan data mengacu pada sebagian besar informasi untuk tujuan menganalisis dan mengevaluasi praktik SDM utama, termasuk perekrutan, manajemen bakat, pelatihan, dan kinerja.

Mengumpulkan dan melacak data berkualitas tinggi adalah komponen penting dari HR analytics.

Datanya harus mudah diperoleh dan dapat diintegrasikan ke dalam sistem pelaporan. Data tersebut dapat berasal dari sistem yang sudah ada, sistem pelatihan dan pengembangan, dari metode pengumpulan data baru seperti sistem berbasis cloud, atau perangkat seluler.

Jenis data yang dikumpulkan antara lain sebagai berikut;

• Profil karyawan
• Performance atau kinerja
• Riwayat gaji dan promosi
• Data demografis
• Onboarding
• Pelatihan
• Employee engagement
• Retensi dan turnover karyawan
• Ketidakhadiran

2. Pengukuran (Measurement)

Pada tahap pengukuran, dilakukan proses pengukuran dan perbandingan berkelanjutan, juga dikenal sebagai HR metrik.

HR metrik adalah beberapa faktor utama yang dipakai oleh perusahaan atau organisasi untuk mengetahui seberapa efektif tim HR perusahaan.

Proses ini tidak dapat mengandalkan satu sumber data jangka pendek, melainkan membutuhkan rekap data yang berkelanjutan dari waktu ke waktu.

Metrik utama yang dipantau adalah:

Organizational performance

Data dikumpulkan dan dibandingkan untuk memahami hasil turnover, absensi, dan rekrutmen dengan lebih baik.

Operations

Data dipantau untuk menentukan efektivitas dan efisiensi prosedur dan inisiatif HR sehari-hari.

Process optimization

Area ini menggabungkan data dari kinerja organisasi dan metrik operasi untuk mengidentifikasi di mana perbaikan dalam proses dapat dilakukan.

3. Analisis

Tahap analisis meninjau hasil dari pelaporan metrik untuk mengidentifikasi tren dan pola yang berdampak pada organisasi. Ada berbagai metode analisis yang digunakan, tergantung pada hasil yang diinginkan.

Apa saja metodenya?

• Analisis deskriptif: berfokus pada pemahaman data historis dan apa yang dapat ditingkatkan
• Analisis prediktif: menggunakan model statistik untuk menganalisis data historis guna memperkirakan risiko atau peluang di masa depan
• Analisis preskriptif: adalah pengembangan analisis prediktif selangkah lebih maju dan memprediksi konsekuensi untuk hasil yang diperkirakan.

Setelah metrik dianalisis, temuan tersebut digunakan sebagai wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk pengambilan keputusan organisasi.

Bagaimana HR Analytics Membantu Memaksimalkan SDM?

Departemen HR memang bertugas merekam dan menyimpan data karyawan secara rutin. Tapi, melakukannya secara manual tidak cukup dalam ekonomi berbasis data saat ini. Dengan kata lain, bidang HR juga tidak lepas dari analisis data.

Hal ini memungkinkan HR untuk menjalankan fungsinya dengan lebih efisien, antara lain:

• Membuat keputusan yang lebih baik menggunakan data
• Mempelajari studi kasus bisnis dari sudut pandang HR
• Mengumpulkan data kandidat dengan cepat dan otomatis dari berbagai sumber
• Mendapatkan informasi yang rinci tentang kandidat dengan mempertimbangkan kecocokan budaya dan peluang peningkatan karir
• Lebih awal dalam mengidentifikasi kandidat dengan kinerja terbaik untuk berkontribusi di perusahaan
• Menampilkan data historis yang terkait dengan periode rekrutmen
• Membantu organisasi mengembangkan rencana rekrutmen yang lebih baik untuk jangka panjang
• Memiliki wawasan yang digerakkan oleh pengalaman tentang kesehatan organisasi dari perspektif manusia.

Dengan memfokuskan pada hal-hal tersebut, maka pengambilan keputusan pada tingkat strategis akan semakin mudah.

Beberapa Contoh Penerapan HR Analytics

Berikut adalah beberapa contoh metrik spesifik yang dapat diukur melalui HR analytics. Mari kita lihat beberapa contoh menggunakan masalah organisasi yang umum.

- Waktu untuk Melakukan Rekrutmen

Metrik ini dipantau dari waktu ke waktu dan dibandingkan dengan tingkat organisasi yang diinginkan. Misalnya jumlah hari yang diperlukan untuk memposting pekerjaan dan menyelesaikan perekrutan kandidat.

Jumlah waktu antara posting pekerjaan dan perekrutan sebenarnya adalah metrik yang memungkinkan HR mendapatkan insight tentang efisiensi proses perekrutan; mendorong penyelidikan tentang apa yang efektif dan apa yang tidak.

Berapa lama prosesnya untuk menemukan kandidat yang tepat? Lalu, faktor apa yang dapat mempengaruhi hasil?

- Biaya Rekrutmen

Ini adalah total biaya yang terlibat dalam perekrutan dan perekrutan kandidat. Metrik ini juga dipantau dari waktu ke waktu untuk melacak biaya tipikal yang terkait dengan perekrutan jenis kandidat tertentu.

- Turnover Karyawan

Tingkat di mana karyawan berhenti dari pekerjaan mereka setelah satu tahun bekerja dalam organisasi. Metrik ini dapat dipantau dari waktu ke waktu dan dibandingkan dengan tingkat atau sasaran yang dapat diterima organisasi.

Hal ini dapat dianalisis untuk menentukan departemen tertentu dalam organisasi yang berjuang dengan retensi dan faktor-faktor yang mungkin terlibat, seperti ketidakpuasan lingkungan kerja atau kurangnya dukungan pelatihan.

- Ketidakhadiran Karyawan

Ini adalah jumlah hari dan frekuensi karyawan tidak masuk kerja yang dipantau dari waktu ke waktu dan dibandingkan dengan tingkat atau sasaran yang dapat diterima organisasi.

Karena ketidakhadiran dapat merugikan produktivitas organisasi, metrik tersebut memungkinkan HR untuk menyelidiki kemungkinan alasan tingkat ketidakhadiran yang tinggi.

- Engagement Rating

Pengukuran produktivitas karyawan dan kepuasan karyawan untuk mengukur tingkat keterlibatan karyawan dalam pekerjaannya. Aspek ini dapat diukur melalui survei, penilaian kinerja, atau ukuran produktivitas.

Kesimpulan

Pendekatan HR analytics memberikan wawasan yang didukung data tentang apa yang bekerja dengan baik dan apa yang tidak. Dengan demikian, organisasi dapat melakukan perbaikan dan merencanakan masa depan dengan lebih efektif.

Beberapa fungsi HR akan berubah berdasarkan insight yang diperoleh dari HR analytics. Misalnya fungsi rekrutmen, manajemen kinerja, serta pelatihan dan pengembangan.

Banyak hal yang perlu diperhatikan secara detail ketika membahas tentang data. Di tim Kerjoo, data menjadi prioritas utama kami dalam mengembangkan layanan aplikasi absensi online yang unggul dan aman bagi pengguna.

Sebagai pengguna aplikasi Kerjoo, Anda dapat mengelola data karyawan atau tim Anda dengan lebih efisien di masa depan.