5 Tips Ampuh Mencegah Miskomunikasi Saat WFH

Sejak merebaknya pandemi COVID-19 dua tahun yang lalu, sejumlah perusahaan menerapkan sistem kerja work from home (WFH), bahkan hingga saat ini. Dalam penerapannya, WFH memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Salah satu kekurangan sistem WFH yang sering dialami pekerja adalah miskomunikasi saat WFH.

Saat bekerja dengan sistem WFH, karyawan berkomunikasi dengan rekan kerjanya dengan menggunakan gadget. Platform yang digunakan pun bervariasi, antara lain; email, chat, hingga teleconference call (Google Meet, Zoom, Around, Microsoft Teams, dan lain-lain). Meskipun platform ini sudah dirancang sedemikian rupa untuk mendukung karyawan yang bekerja dari rumah, terkadang miskomunikasi masih bisa terjadi.

Sebenarnya, apa yang menyebabkan terjadinya miskomunikasi saat WFH? Lalu, bagaimana cara mencegahnya? Simak uraiannya di bawah ini.

Penyebab miskomunikasi saat WFH

Miskomunikasi terjadi ketika pemberi informasi atau instruksi dan penerima saling gagal memahami. Miskomunikasi dapat terjadi pada individu, tim, maupun dalam skala besar, dan disebabkan oleh beberapa hal. Berikut ini adalah beberapa penyebab umum terjadinya miskomunikasi saat WFH.

- Kurang memahami konteks

Saat WFH, para karyawan tidak berkomunikasi secara langsung atau tatap muka. Hal tersebut membuat karyawan tidak dapat melihat bahasa tubuh dan ekspresi satu sama lain, apalagi jika komunikasi dilakukan melalui email atau chat. Apabila pesan tidak disampaikan dengan jelas, metode komunikasi ini berpotensi menimbulkan terjadinya miskomunikasi karena kurangnya pemahaman akan konteks bahasan.

- Kerjasama tim kurang baik

Kerja tim merupakan hal yang sangat krusial dalam pekerjaan. Individu dalam tim perlu menemukan cara agar dapat bekerja sama dengan baik. Apabila kerja sama dalam tim tidak berjalan dengan baik, konflik dan miskomunikasi dapat terjadi. Kurangnya keterbukaan dan transparansi dalam tim juga dapat berdampak buruk bagi produktivitas. Hal ini akan mempengaruhi hasil kerja maupun mental individu yang ada dalam tim tersebut.

- Membuat asumsi pribadi

Saat menerima instruksi atau informasi yang kurang jelas, apa yang Anda lakukan? Apakah Anda melakukan klarifikasi pada pihak yang bersangkutan atau membuat asumsi sendiri? Berasumsi berarti menganggap suatu informasi akurat tanpa ada bukti lebih lanjut. Saat menerima instruksi yang kurang jelas, terkadang individu merasa ragu untuk bertanya sehingga menyebabkan dirinya membuat asumsi pribadi. Asumsi pribadi inilah yang menjadi akar dari miskomunikasi.

- Mengalami 'banjir informasi'

Saat WFH, atasan atau rekan kerja terkadang mengirim banyak pesan dalam satu waktu. Kadang pula, karyawan terlalu fokus bekerja sehingga tidak dapat memantau email atau aplikasi pesan setiap saat. Saat membuka aplikasi pesan, informasi sudah menumpuk banyak dan terakumulasi, sehingga inti informasi terlewatkan. Hal ini dapat membuat karyawan gagal memahami inti informasi yang disampaikan.

- Gangguan di luar pekerjaan

Sudah menjadi rahasia umum bahwa saat WFH, karyawan banyak menghadapi banyak tantangan dari luar aktivitas pekerjaan. Contohnya adalah suara bising dari lingkungan sekitar rumah yang mengganggu saat sedang virtual meeting. Hal ini akan menyebabkan karyawan menjadi kurang fokus dan berujung pada kesalahpahaman. Ganggua seperti ini memang tidak dapat dihindarkan saat Anda bekerja dari rumah sehingga secara tidak langsung menyebabkan miskomunikasi.

Tips Mencegah Miskomunikasi saat WFH

Miskomunikasi saat WFH tentunya memiliki dampak negatif bagi pekerjaan yang dijalankan. Proses kerja menjadi tidak lancar dan terganggu. Namun, miskomunikasi sebenarnya dapat dicegah. Ada beberapa hal yang bisa dilakukan untuk mencegah terjadinya miskomunikasi saat bekerja jarak jauh.

- Memperhatikan apa yang ingin disampaikan

Saat akan mengirim pesan ke atasan atau rekan kerja, pastikan apa yang akan disampaikan sudah benar. Periksa lagi pilihan kata, tatanan kalimat, maksud pesan tersebut, hingga tanda baca yang digunakan. Pastikan semuanya sudah sesuai. Pilihan kata yang kurang tepat dapat menyebabkan kesalahpahaman. Demikian juga dengan penggunaan tanda baca yang salah. Makna yang disampaikan dapat berbeda dengan apa yang Anda maksud. Jangan sampai atasan atau rekan kerja salah menafsirkan pesan yang Anda kirimkan.

Sebaiknya, sampaikan informasi dengan jelas dan langsung ke inti permasalahan. Jika memberikan instruksi, berikan langkah demi langkah. Akan lebih baik pula jika pesan yang disampaikan tidak berbelit-belit karena hal tersebut akan membuat penerima informasi kebingungan.

- Mencatat poin penting yang disampaikan saat virtual meeting

Saat menghadiri meeting, terkadang Anda menerima banyak informasi penting. Catat poin-poin penting yang disampaikan di meeting, terutama hal-hal yang harus dikerjakan. Catatan akan membantu Anda saat melakukan konfirmasi ulang kepada atasan. Dengan demikian, miskomunikasi dapat dicegah dan hasil kerja Anda dapat sesuai dengan permintaan atasan.

- Melakukan konfirmasi

Saat ada instruksi atau informasi yang kurang jelas, jangan ragu-ragu untuk mengambil tindakan. Segera tanyakan atau konfirmasi pada pemberi instruksi atau informasi. Dengan melakukan konfirmasi, setidaknya instruksi menjadi lebih jelas dan Anda paham apa yang harus dilakukan tanpa berasumsi sendiri. Ingatlah bahwa asumsi merupakan akar dan penyebab utama dari miskomunikasi.

- Bersikap jujur dan proaktif

Bersikap jujur dan proaktif akan menghindarkan Anda dari miskomunikasi. Jika Anda tidak memahami instruksi yang disampaikan atasan atau informasi yang diberikan rekan kerja, jujur lah dan jangan takut untuk bertanya. Jujur adalah kunci untuk menghindari miskomunikasi.

Jika Anda adalah pemimpin dalam tim, bersikaplah proaktif dengan cara rutin mengecek anggota tim. Tanyakan kendala apa yang mereka alami saat bekerja dari rumah. Anda juga bisa menawarkan sedikit bantuan untuk mengurangi kendala tersebut. Hal ini juga akan membantu Anda dalam memahami dan mengenal anggota tim Anda.

- Gunakan platform komunikasi yang tepat

Masalah teknis seringkali menjadi kendala yang menambah kemungkinan terjadinya miskomunikasi. Cara untuk mencegahnya adalah dengan menentukan platform komunikasi yang sesuai. Jika Anda hanya perlu menyampaikan pesan pendek atau instruksi langkah demi langkah, Anda dapat menggunakan aplikasi chat atau email. Namun, jika Anda perlu menjelaskan sesuatu yang kompleks, Anda dapat menggunakan platform teleconference call. Memilih platform yang sesuai dengan bahasan akan mengurangi potensi miskomunikasi saat WFH.

Kesimpulan

Miskomunikasi saat WFH harus dicegah agar proses kerja lebih lancar dan tidak merugikan karyawan maupun atasan. Bagi pemberi informasi, pastikan untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan ringkas. Sebelum mengirim pesan, baca ulang pesan tersebut, apakah penerima dapat mencernanya dengan baik? Bagi penerima informasi, jangan ragu untuk bertanya apabila informasi yang diterima kurang jelas. Namun, sebelum bertanya, cobalah untuk memahami terlebih dahulu. Setelah itu, Anda dapat melakukan konfirmasi ke pemberi informasi.

WFH telah menjadi sesuatu yang umum di masa pandemi ini. Saat WFH, perusahaan menggunakan beragam aplikasi untuk mendukung pekerjaan. Salah satu aplikasi tersebut adalah aplikasi absensi online. Aplikasi ini digunakan untuk merekam dan mengelola data kehadiran karyawan. Absensi online juga akan membantu Anda memantau kehadiran karyawan dari jarak jauh, kapan saja dan di mana saja. Aplikasi absensi online Kerjoo dapat menjadi pilihan Anda untuk mengelola kehadiran karyawan. Daftar sekarang dan dapatkan gratis trial selama 14 hari.