Apa itu On The Job Training? Temukan Contohnya di Sini

Agar bisa beradaptasi dengan pekerjaan, karyawan baru membutuhkan waktu untuk berlatih. Pelatihan dari perusahaan bukanlah formalitas, tapi juga untuk memastikan karyawan mendapatkan bekal yang cukup untuk bekerja.

Salah satu metode training karyawan yang terbukti efektif adalah OJT (on the job training). Jika perusahaan Anda akan melaksanakan OJT, pahami dulu jenis-jenisnya, contoh yang berhasil, dan tips agar pelaksanaannya efektif.

Pengertian tentang OJT (On the Job Training)

1. Definisi OJT (On the Job Training)

Berdasarkan definisi dari Merriam Webster, on the job training adalah pelatihan yang diberikan kepada pekerja baru saat melakukan suatu pekerjaan dan mendapatkan bayaran.

Sementara itu, menurut Oxford Reference, on the job training adalah pelatihan dengan bekerja di bawah pengawasan oleh pekerja berpengalaman. Hal ini berbeda dengan pelatihan melalui kursus formal, yang disediakan oleh pemberi kerja atau instansi luar. Banyak pengusaha menggunakan kedua metode pelatihan tersebut.

Di berbagai perusahaan di Indonesia, OJT (on the job training) adalah sebuah metode pelatihan terencana yang dilakukan di tempat kerja. Pada umumnya OJT menjadi metode utama yang digunakan untuk meningkatkan skill para karyawan.

Kegiatan ini dirancang sesuai kebutuhan untuk mengembangkan keterampilan atau skill yang bisa diterapkan untuk pekerjaan karyawan.

Terutama pekerjaan yang membutuhkan peralatan dan fasilitas milik perusahaan. Pelatihan di tempat kerja memang banyak dipilih sebagai langkah efektif untuk pekerjaan-pekerjaan teknis.

2. Asal-usul Konsep OJT

Seperti apa konsep OJT dan bagaimana penggunaannya dalam dunia kerja? Ternyata ada nilai sejarahnya sendiri. Definisi OJT pertama kali diterbitkan dalam kamus antara tahun 1935-1940.

Penggunaan akronim yang tercatat pertama kali dimulai pada Perang Dunia I. Pada saat itu, OJT adalah metode pelatihan anggota baru untuk tugas pekerjaan tertentu.

Sumber lain menyatakan bahwa metode pelatihan kerja sudah ada lebih lama dari itu, bahkan sudah tercatat di era Mesir kuno, Yunani, dan Roma.

Manfaat OJT untuk Karyawan dan Perusahaan

On the job training tentunya dirancang untuk memberi manfaat pada kedua pihak, yaitu karyawan dan perusahaan.

Manfaat OJT untuk Pengembangan Karyawan

1. Mempelajari Keterampilan Teknis Lebih Cepat

Salah satu manfaat terbesar OJT untuk karyawan adalah karena sistem pelatihannya yang praktis dan bukan hanya teoritis.

Karena itu, karyawan akan lebih cepat memahami tentang sistem, alat-alat, dan prosedur yang ada di perusahaan.

Dengan pengalaman yang langsung diterapkan, maka karyawan mampu menjalankan berbagai tugas secara efisien dan berdampak nyata.

2. Bisa Berlatih Sambil Bekerja

OJT adalah jenis pelatihan yang memfasilitasi karyawan berlatih sambil bekerja, dan tentunya sudah mendapatkan gaji.

Misalnya, tugas karyawan baru adalah menjadi customer service dengan prosedur kerja tertentu. Mereka sudah mulai merasakan bagaimana saat menghadapi pelanggan atau klien perusahaannya.

3. Memahami Apa yang Diharapkan Perusahaan

Satu hal yang mempengaruhi kinerja karyawan adalah ketika tidak jelas tentang apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan. OJT membantu mengatasi hal ini sejak awal.

Karyawan baru pun memahami tentang tugasnya dan bagaimana melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya.

Jika ada kesalahan atau cara kerja yang kurang efektif, mereka dapat langsung mendapat masukan yang sesuai.

Lebih jauh lagi, dengan memahami ekspektasi perusahaan, karyawan pun termotivasi untuk bertahan lebih lama di perusahaan.

Manfaat OJT bagi Produktivitas dan Efisiensi Perusahaan

1. Hemat Biaya

OJT lebih hemat biaya dibandingkan program pelatihan eksternal. Prosesnya dapat melibatkan sumber daya yang ada, seperti karyawan berpengalaman dan fasilitas di tempat kerja.

2. Peningkatan Kualitas Manajemen

Saat OJT melibatkan karyawan berpengalaman untuk melatih karyawan baru, maka karyawan berpengalaman tersebut dapat mengajarkan hal penting karyawan baru.

Proses tersebut membutuhkan kemampuan manajerial dan kepemimpinan dari karyawan lama ke karyawan baru. Secara keseluruhan, manajemen perusahaan pun jadi lebih baik.

3. Inovasi dan Pengembangan Ide

Sebagian karyawan baru belum pernah bekerja sebelumnya, dan sebagian yang lain pernah bekerja di perusahaan lain.

Keduanya dapat membawa perspektif baru dan ide segar yang dapat mendukung kemajuan perusahaan.

Jenis-jenis OJT

Berikut ini adalah jenis OJT yang mungkin beberapa di antaranya sudah pernah diterapkan di tempat Anda.

Berbagai Jenis OJT yang Umum Dilakukan di Tempat Kerja

1. Shadowing

Shadowing adalah cara informal bagi seseorang untuk mempelajari bagaimana rasanya melakukan pekerjaan tertentu di tempat kerja. Seseorang mengikuti, atau membayangi (shadowing), pekerja yang sudah menjalankan peran tersebut.

Dalam proses shadowing, karyawan baru mengamati seorang profesional di tempat kerja mereka untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang peran tersebut.

2. Mentoring

Mentoring diberikan kepada karyawan, di mana atasan atau manajer memberikan instruksi secara langsung untuk melaksanakan fungsi sehari-hari.

Ini adalah metode pelatihan dengan pendekatan personal, di mana atasan dianggap sebagai mentor bagi anggota tim baru dan membimbingnya dalam urusan pekerjaan.

3. Job Rotation

Job rotation adalah praktik peralihan karyawan ke berbagai tugas berbeda, agar karyawan memiliki pengalaman di berbagai departemen sambil meningkatkan keahlian mereka.

Metode job rotation juga dapat menjadi solusi agar karyawan tidak terjebak pada rutinitas.

Contoh Spesifik Setiap Jenis OJT

- Contoh shadowing

Karyawan baru melakukan observasi proses kerja dan tugas-tugas rutin, sementara supervisor memberi penjelasan detail tentang langkah kerja serta tools yang digunakan.

Kemudian karyawan diberi kesempatan membantu tugas-tugas sederhana di bawah pengawasan.

- Contoh mentoring

Perusahaan menjadwalkan sesi mentoring terstruktur di mana karyawan baru dapat belajar tentang tugas harian yang akan dijalankan.

Karyawan juga mengikuti sesi tanya jawab untuk memastikan mereka memahami apa yang dipelajari dan dikerjakan.

- Contoh job rotation

Contohnya adalah di sebuah rumah sakit yang memiliki departemen berbeda. Job rotation populer di departemen keperawatan. Perawat diberi kesempatan untuk bekerja di berbagai departemen, dari ruang IGD, bangsal psikiatri, dan ruang rawat inap.

Cara Implementasi Program OJT di Perusahaan Anda

Implementasi program OJT dapat mencakup banyak aktivitas praktik secara langsung. Secara umum, tujuan OJT adalah untuk mempersiapkan karyawan untuk posisinya.

Langkah Praktis untuk Merancang dan Melaksanakan Program OJT

Berikut ini adalah langkah pelaksanaan program on the job training.

1. Tentukan Kebutuhan Pelatihan

Catat dengan jelas, apa yang perlu diketahui karyawan agar berhasil dalam posisinya.

Pertimbangkan hal berikut:

• Perangkat apa yang perlu mereka pelajari?
• Rekan kerja mana yang perlu diperkenalkan?
• Apa saja target di setiap pekerjaan yang dilakukan?

2. Metode Pelatihan Apa yang Akan Digunakan?

Luangkan waktu sejenak untuk memikirkan metode apa yang paling efektif dalam OJT. Jangan takut untuk mencoba inovasi hal baru.

3. Catat Sumber Daya Apa yang Anda Butuhkan

Sekarang setelah metode pelatihan ditetapkan, buatlah daftar sumber daya dan materi yang diperlukan untuk melaksanakan OJT secara efektif.

4. Tentukan Siapa yang Cocok Memberi Pelatihan

Apakah Anda perlu merekrut mentor, trainer, atau coach untuk melaksanakan pelatihan? Apakah Anda akan menggunakan tenaga ahli yang ada saat ini untuk memberikan pelatihan?

Selama proses OJT, yang memberi pelatihan bisa dari internal atau eksternal perusahaan. Pihak internal adalah HR, manajer, supervisor, atau rekan kerja, sedangkan pihak eksternal adalah vendor atau partner yang menyediakan solusi bisnis tertentu.

5. Lakukan Evaluasi

Tidak ada program yang sempurna, terutama di awal. Karena itu, dibutuhkan evaluasi. Meski tidak mudah, tetaplah fokus pada hasil evaluasi Anda, jadi tentukan kapan evaluasi dilakukan.

Tips untuk Memastikan Program OJT Berjalan Efektif

Inilah hal-hal yang sebaiknya dilakukan agar OJT lebih efektif;

• Pastikan tujuan setiap program OJT terukur dan selaras dengan tujuan organisasi dan kebutuhan karyawan
• Selain memiliki pengetahuan dan pengalaman yang relevan di bidangnya, trainer atau mentornya harus yang dapat menyampaikan dengan baik
• Bisa fleksibel dalam metode yang diterapkan, tapi tetap konsisten dalam tujuan
• Evaluasi yang dilakukan sedetail mungkin, misalnya dengan cara observasi langsung, survei, wawancara.

Tantangan Umum dalam Pelaksanaan OJT dan Cara Mengatasinya

Meski sudah direncanakan, pelaksanaan OJT tetap memiliki tantangan di beberapa aspek, dan setiap tantangan perlu dicari solusinya.

Tantangan yang Sering Dihadapi dalam OJT

Adaptasi pada pekerjaan baru bisa jadi proses yang menantang. Berikut adalah tantangan yang terjadi saat proses OJT.

1. Waktu yang Terbatas

Untuk mempelajari keterampilan baru saat bekerja, karyawan akan berpacu dengan waktu yang terbatas.

Sedangkan karyawan senior yang memberi pelatihan juga mungkin memiliki tanggung jawab lain atau deadline pekerjaan masing-masing. OJT harus dilakukan dalam waktu yang realistis.

2. Kurangnya Sumber Daya

Keterampilan baru apapun memerlukan dukungan, termasuk sumber daya yang sesuai dengan gaya belajar masing-masing. Terkadang perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan sumber daya pelatihan.

3. Kelebihan Informasi

Saat baru mulai bekerja, kekurangan informasi akan membingungkan, tapi menerima terlalu banyak informasi juga dapat membuat kewalahan dalam berpikir. Pelatihan harus dipecah menjadi periode-periode yang lebih kecil agar lebih mudah dikelola.

4. Kesulitan dalam Transfer Pengetahuan

Beberapa karyawan senior dipilih karena mereka ahli dalam peran tersebut, tapi belum tentu mereka mampu mengajarkan kepada karyawan baru.

Solusi dan Strategi untuk Mengatasi Tantangan

Lalu, bagaimana solusinya?

1. Buat Prioritas yang Jelas

Karena waktunya terbatas, maka buatlah prioritas yang jelas. Fokus pada keterampilan dan pengetahuan yang paling kritis untuk peran tersebut. Identifikasi area yang harus dipelajari terlebih dahulu.

2. Pembelajaran Berbasis Proyek

Dengan sumber daya yang terbatas, perusahaan bisa mendorong karyawan untuk belajar melalui proyek nyata di tempat kerja. Karyawan dapat memahami situasi dan menerapkan kemampuannya secara langsung.

3. Dapatkan Feedback dari Karyawan

Untuk memastikan proses OJT efektif, beri kesempatan karyawan baru untuk memberi feedback yang jujur. Dengan begitu, tidak akan terjadi miskomunikasi dan proses pembelajarannya sesuai tujuan.

Studi Kasus: Keberhasilan Implementasi OJT di Perusahaan Terkemuka

1. OJT di Toyota Motor Corporation

Toyota dikenal dengan “The Toyota Way" yang menekankan pentingnya pembelajaran berkelanjutan di tempat kerja. The Toyota Way sendiri adalah sebuah filosofi manajemen perusahaan Toyota.

OJT Toyota juga ada proses "Kaizen" di mana karyawan didorong untuk lebih kreatif meningkatkan proses produksi mereka. Pelatihan di pabrik membutuhkan bimbingan supervisor berpengalaman.

2. Microsoft Aspire Programme

Aspire Programme dirancang untuk lulusan terbaik di beragam disiplin ilmu. Pada program OJT ini, Microsoft memberikan studi kasus dan praktik pada masalah industri yang nyata. Karyawan sejak awal bisa berlatih untuk menyelesaikan masalah (problem solving).

Peran yang umum yang ditawarkan meliputi; Solution Sales Professional, Customer Success Manager, Technical Account Manager, Account Delivery Executive, Operations Programme Manager, dan Technical Sales roles.

Masing-masing program OJT di perusahaan terkemuka di dunia berfokus pada proyek nyata dan setiap kegiatannya sesuai dengan filosofi dan budaya perusahaan. Dengan begitu, karyawan baru bukan hanya menguasai hal teknis, tapi juga memberi nilai lebih pada kemajuan bisnis jangka panjang.

Peran Penting Supervisor dalam Mendukung Program OJT

Bagaimana Supervisor Dapat Mendukung dan Memfasilitasi OJT?

Supervisor berperan penting dalam pelatihan karyawan baru. Lalu, apa saja peran supervisor dalam program OJT?

• Merencanakan pelatihan yang terperinci dan memastikan sumber daya yang diperlukan
• Memberi contoh langsung tentang bagaimana cara melakukan tugas tertentu, serta menjelaskan tujuan masing-masing tugas
• Melacak atau memantau kemajuan peserta OJT secara teratur
• Menawarkan feedback yang konstruktif untuk membantu peserta meningkatkan kemampuannya
• Mendokumentasikan catatan akurat tentang aktivitas, kemajuan, dan evaluasi pelatihan
• Menyiapkan laporan efektivitas program OJT kepada atasan dan membuat rekomendasi perbaikan

Tips untuk Supervisor dalam Memberikan Feedback dan Evaluasi

Salah satu tugas supervisor dalam kegiatan OJT adalah memberikan feedback. Bagaimana caranya agar feedback dan evaluasi supervisor efektif?

• Pastikan supervisor memahami tujuan perusahaan yang mengadakan program OJT sehingga feedback relevan dan konstruktif
• Perhatikan performa peserta secara objektif dan kumpulkan data atau contoh konkret yang mendukung feedback
• Jika ada kesalahan, fokus pada pekerjaan atau tindakan, bukan pada pribadi peserta
• Beri ruang bagi peserta untuk memberikan masukan atau menjelaskan situasi dari sudut pandang mereka
• Pakai teknik feedback sandwich, yaitu dimulai dengan umpan balik positif, diikuti dengan kritik konstruktif, dan akhiri dengan apresiasi

Tools dan Teknologi yang Memudahkan Pelaksanaan OJT

Untuk melaksanakan program OJT yang sukses, juga dibutuhkan tools atau teknologi yang memudahkan. Apa saja yang mungkin Anda butuhkan?

1. Learning Management System (LMS)

Dengan teknologi Learning Management System (LMS), perusahaan bisa membuat, mengelola, dan melacak progres pelatihan. Beberap fitur dalam LMS adalah materi pelatihan, kuis, dan penilaian online.

2. Virtual Reality (VR) dan Augmented Reality (AR)

Teknologi VR dan AR dapat menciptakan simulasi yang realistis untuk pelatihan praktis. Misalnya, karyawan dapat dilatih dalam situasi berbahaya tanpa risiko yang nyata.

3. Platform Kolaborasi

Memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi dan bekerja sama dengan mudah, mendukung pembelajaran kolaboratif.

4. Aplikasi HR

membantu perusahaan melacak dan menganalisis kinerja pelatihan, memberikan wawasan tentang efektivitas program OJT dan area yang memerlukan perbaikan.

Kesimpulan

Metode on the job training banyak diterapkan di perusahaan dengan tujuan melatih para karyawan atau tenaga kerja. Apapun metode dan contoh yang diterapkan, tujuan utamanya tetap pada peningkatan kinerja agar lebih produktif dan disiplin.

Perusahaan Anda sekarang bisa lebih mudah memantau kedisiplinan karyawan dengan cara yang praktis, yaitu dengan memakai aplikasi absensi online.

Sebagai penyedia layanan absensi online, Kerjoo menyediakan banyak fitur baru yang sesuai kebutuhan karyawan. Lihat info lebih lanjut tentang fitur absensi online di sini dan dapatkan manfaatnya!