Pengertian Korespondensi dan Kegunaannya dalam Bisnis

Korespondensi adalah kegiatan berkirim surat. Komunikasi tertulis ini biasa dilakukan oleh perseorangan ataupun perusahaan.

Istilah korespondensi berasal dari Bahasa Inggris, yaitu corresponcence atau dalam Bahasa Belanda disebut correspondentie.

Kegiatan ini juga berkaitan dengan pekerjaan sekretaris, yang tidak hanya berikirim surat, melainkan menindaklanjuti isi surat.

Meskipun terkesan konvensional, namun proses berkirim surat ini belum ditinggalkan karena dianggap memberikan sejumlah keuntungan, baik dari segi biaya dan ketepatan penerima.

Berikut adalah penjelasan aplikasi absensi online Kerjoo terkait pengertian korespondensi dan kegunaannya dalam bisnis. Baca selengkapnya!

Kegunaan Korespondensi dalam Bisnis

Korespondensi adalah kegiatan surat menyurat yang bertujuan untuk mendapatkan informasi langsung dari sumbernya.

Seperti yang Kerjoo sampaikan, kegiatan ini bisa dilakukan oleh perusahaan, baik untuk mendapatkan penawaran atau informasi tertentu.

Selain biaya yang relatif murah, korespondensi memungkinkan perusahaan untuk berkomunikasi tanpa batasan waktu dan lokasi. Berikut adalah penjelasannya:

1) Menjaga Hubungan Profesional dengan Berbagai Pihak

Korespondensi membantu bisnis menjaga hubungan profesional dengan perusahaan, pemasok, ataupun institusi lainnya.

Melalui penulisan surat yang tepat, korespondensi dapat memberikan kesan positif di mata penerimanya.

2) Arsip dan Dokumentasi

Salah satu manfaat korespondensi adalah dapat disimpan sebagai bukti tertulis, baik untuk kebutuhan arsip ataupun dokumentasi resmi.

Dengan demikian, perusahaan dapat mencatat pertukaran informasi yang telah dilakukan untuk kebutuhan laporan ataupun klarifikasi.

3) Mempertahankan Hubungan Baik dengan Pelanggan

Saling berkirim surat tidak hanya dilakukan antar perusahaan. Pelanggan juga dapat mengirim surat berupa keluhan, saran, ataupun umpan balik.

Dengan demikian, perusahaan dapat menjadikan korespondensi untuk meningkatkan layanan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

4) Meningkatkan Efisiensi dalam Komunikasi

Korespondensi termasuk bentuk komunikasi bisnis yang murah dan juga mudah digunakan. Dalam jangka panjang, hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi.

5) Komunikasi Formal

Selain memperkuat kesan profesional, korespondensi adalah bentuk komunikasi formal antara dua pihak.

Komunikasi ini dapat dilakukan antara rekan bisnis, distributor, karyawan, pelanggan ataupun pemberi kerja.

Oleh karena itu, format penulisan korespondensi perlu diperhatikan, mulai dari pemilihan struktur, EYD, dan kalimat efektif.

6) Membantu Ekspansi Usaha

Korespondensi bisnis membantu perusahaan dan organisasi dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Korespondensi juga memastikan perluasan bisnis.

Tanpa membuang waktu dan pemanfaatan tenaga kerja dan sumber daya yang tepat, bisnis dapat berkembang.

Setiap informasi mengenai beberapa sumber daya atau produk atau pasar apa pun dapat dilakukan dengan mudah. Bahkan kabar ekspansi bisnis pun bisa disebarkan menggunakan korespondensi.

Jenis Korespondensi Bisnis

Korespondensi terdiri dari banyak jenis, seperti berikut jenisnya yang umum:

1. Korespondensi Internal

Kegiatan surat menyurat internal melibatkan antara individu, departemen, atau cabang dari organisasi yang sama.

2. Korespondensi Eksternal

Korespondensi eksternal terjadi antara dua individu yang bukan dari organisasi yang sama. Pelanggan dan pemasok, bank, lembaga pendidikan, departemen pemerintah termasuk dalam kategori ini.

3. Korespondensi Rutin

Korespondensi rutin yaitu menyangkut tentang tata krama rutin, misalnya dilakukan untuk pertanyaan, perintah, balasan, ucapan terima kasih, undangan, dan surat penunjukan. .

4. Korespondensi Penjualan

Korespondensi penjualan ini terkait dengan jual beli, contohnya surat penjualan, laporan penjualan, faktur, konfirmasi pesanan, surat pengiriman, dan laporan rekening.

5. Korespondensi Pribadi

Korespondensi pribadi berdasarkan faktor personal, misalnya surat permintaan, rekomendasi, ucapan selamat, surat pengantar, pemberian dan penolakan syarat.

6. Surat Edaran

Ini mengacu pada komunikasi masalah umum ke sejumlah besar orang atau perusahaan. Surat edaran, pemberitahuan tender, perubahan alamat, pembukaan cabang baru termasuk dalam kategori ini. Pengenalan produk baru juga merupakan contohnya.

Tujuan Korespondensi sebagai Komunikasi Efektif dalam Bisnis

Berikut adalah beberapa manfaat korespondensi bisnis yang efektif.

Menjadi Bagian Penting Dalam Operasional Bisnis Global

Seperti yang Kerjoo sampaikan sebelumnya, korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi internal perusahaan.

Kegiatan surat menyurat menjadi penting karena perusahaan perlu berhubungan dengan pemangku kepentingan dan pelanggan dalam operasional mereka.

Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan berpusat di Negara A dan memiliki anak perusahaan di Negara B, C, dan D, korespondensi menjadi komunikasi internal yang membantu perusahaan mencapai tujuan mereka.

Selain itu, korespondensi dengan bahasa internal sangat penting untuk menjaga konsistensi dalam prosedur operasi standar.

Mengurangi Hambatan Tenaga Kerja Beragam

Perusahaan berskala global biasanya memiliki tenaga kerja dari beragam kalangan, yang berarti terdapat perbedaan bahasa dan budaya.

Korespondensi membantu perusahaan mengatasi hal ini.

Melalui pelatihan komunikasi tertulis internal, karyawan dapat diberikan pedoman komunikasi sesuai SOP ataupun budaya perusahaan.

Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari miskomunikasi karena karyawan telah diberikan korespondensi yang sesuai dengan prinsip perusahaan.

Efektif Meningkatkan Produktivitas

Korespondensi bisnis yang efektif meningkatkan produktivitas dan dengan demikian, semua pekerjaan dilakukan dengan lancar.

Jadi, hanya untuk menjangkau dan berkomunikasi dalam berbagai bahasa, terutama ketika berhadapan dengan klien internasional.

Korespondensi bisnis yang efektif di perusahaan memungkinkan karyawan dan manajemen membentuk tim yang efisien. Dalam situasi seperti itu, karyawan dapat mempercayai satu sama lain serta manajemen.

Mendorong Hubungan yang Positif

Korespondensi adalah salah satu upaya perusahaan mengurangi persaingan tidak perlu melalui komunikasi terbuka antar internal perusahaan.

Melalui upaya ini, perusahaan dapat membangun hubungan yang positif dan profesional dengan karyawan.

Dengan suasana lingkungan kerja seperti ini, maka maka semakin besar kontribusi, produktivitas, dan tanggung jawab terhadap perusahaan.

Memenuhi Tuntutan Global

Di era ini, bisnis mengalami perkembangan signifikan. Kebutuhan korespondensi pun meningkat untuk membangun komunikasi skala global.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menguasai pedoman surat menyurat dengan relasi bisnis internasional.

Dengan sumber daya yang siap, perusahaan akan lebih mudah menjangkau pasar atau klien global dibandingkan dengan kompetitor.

Kesimpulan

Secara umum, korespondensi dapat diartikan sebagai kegiatan mengirim surat, kirim-kiriman surat, atau kegiatan surat menyurat.

Namun tidak terbatas demikian, korespondensi adalah komunikasi strategis yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan bisnis dalam skala global sekalipun.

Korespondensi memegang peran penting untuk menjembatani informasi antara perusahaan dengan berbagai pihak, baik internal ataupun eksternal.

Melalui korespondensi yang terencana, perusahaan dapat membangun kesan profesionalitas dan menjaga hubungan antara pihak berkepentingan.

Saat ini, jangkauan korespondensi sudah lebih luas lagi.

Meskipun demikian, tujuan utama korespondensi tetap sama, yaitu menyampaikan pesan secara efektif untuk mencapai target-target bisnis.

Baca selengkapnya artikel aplikasi absensi online Kerjoo untuk mendapatkan informasi seputar HR & karyawan. Hanya di Blog Kerjoo