Cek di Sini, Tutorial Pengisian Data Karyawan dengan Kerjoo

Apa saja yang dibutuhkan untuk pengisian data karyawan agar lebih terorganisir dan juga aman? Seperti yang Anda ketahui, kini masalah data pribadi adalah sesuatu yang tidak bisa disepelekan.

Apalagi jika Anda mengikuti perkembangan berita terkini, ketika orang-orang tak bertanggung jawab menyalahgunakan data pribadi.

Dari situlah kami tim Kerjoo sangat memperhatikan pentingnya pengelolaan data karyawan. Bagaimanapun, database karyawan adalah sesuatu yang sangat krusial dan berdampak jangka panjang.

Untuk mengisi data karyawan perusahaan, ada beberapa pilihan cara yang mudah dan praktis. Tergantung Anda mau menerapkan yang mana, tapi kebutuhan untuk efisiensi terus meningkat.

Nantinya akan terlihat jelas bedanya ketika mengunakan cara lama dan cara yang lebih inovatif dalam mengelola data.

Apa Saja Hal Terpenting Dalam Pengelolaan Data Karyawan?

Pengelolaan data karyawan yang efektif dan efisien memang dapat memengaruhi operasional perusahaan. Apalagi jika yang diurus di sini adalah data karyawan yang menjadi tanggung jawab HR.

Kegiatan administrasi HR memang membutuhkan ketelitian ekstra, sehingga cara manual sudah tidak direkomendasikan.

Beberapa cara manual yang masih menyimpan di folder sendiri akan memicu beberapa risiko kehilangan. Tapi, Anda tidak perlu khawatir karena sudah ada solusinya.

Penggunaan layanan berbasis cloud adalah sebuah pilihan untuk keamanan data Anda. Untuk lebih jelasnya, di bawah ini adalah hal terpenting dari pengelolaan data karyawan.

1. Manajemen Database dengan Data yang Relevan

Sebelum melakukan pengisian data karyawan, sebelumnya harus ditentukan dulu data apa saja yang dibutuhkan.

Hal itu bisa membantu Anda merasa lebih ringan dalam memutuskan beberapa hal seperti pembagian kerja, penggajian, evaluasi kinerja, sampai dengan pemberian bonus.

Untuk melengkapi prosedur, mungkin Anda memerlukan data seperti; nama, nomor telepon, email, KTP, tempat tinggal, pengalaman kerja, dan beberapa data pribadi lainnya.

Semua data karyawan yang diperoleh sejak interview perlu dipilih, mana saja yang paling relevan untuk digunakan.

2. Mengutamakan Keamanan Data

Pada zaman sekarang ini, teknologi adalah bagian dari keseharian untuk keperluan pekerjaan maupun kegiatan pribadi. Kemudahan akses membuat kita harus lebih berhati-hati ketika mengoperasikan berbagai software atau aplikasi digital.

Dengan demikian, risiko penyalahgunaan atau pencurian data bisa dihindari. Yang perlu dipastikan adalah siapa yang bisa mengakses data perusahaan.

Seharusnya memang tidak semua bisa mengakses, karena yang terpenting adalah admin dan supervisor. Admin yang memiliki akses data karyawan juga menjalankan tugas sesuai prosedur.

3. Menyesuaikan Aturan Pemerintah yang Berlaku

Setiap praktisi HR dan pengambil kebijakan perusahaan memang harus mengikuti perkembangan aturan pemerintah. Jadi, kelak tidak akan ditemui pelanggaran yang fatal.

Mengapa semua kegiatan administrasi harus sesuai dengan ketentuan pemerintah? Tujuannya adalah memastikan legalitas kegiatan perusahaan mulai dari ketentuan rekrutmen, ketentuan gaji, aturan jam kerja, bahkan tentang aturan tentang pensiun. Dengan demikian, hak dan kewajiban semua pihak terpenuhi.

4. Optimalkan Penggunaan Aplikasi HR

Pemilik usaha atau praktisi HR di era digital sudah semakin familiar dengan berbagai teknologi yang mendukung aplikasi untuk mengelola SDM atau aplikasi HR. Aplikasi HR termasuk aplikasi absensi online yang juga mendukung kebutuhan administrasi karyawan.

Contoh software yang biasa berguna untuk mengelola data karyawan dikenal dengan HRIS (Human Resources Information System).

Keuntungan menggunakan perangkat tersebut nantinya bisa Anda rasakan ketika proses pengisian data karyawan. Sejak awal, aplikasi dirancang supaya mudah dipakai pengguna di berbagai industri.

Saat Anda perlu mengubah dan memodifikasi data karyawan, itupun juga tidak ada kendala berarti.

Faktanya, kebutuhan perusahaan tidak sama karena perbedaan kondisi internalnya. Yang terpenting, data karyawan bisa membantu HR untuk mengambil sebuah keputusan.

Pengisian data karyawan dan proses maintenance perlu dilakukan secara berkelanjutan. Bagaimana jika perusahaan memiliki jumlah karyawan yang banyak, bahkan memiliki beberapa cabang?

Bukankah prosesnya akan berlangsung lama dan merepotkan? Dengan penggunaan aplikasi HR, maka pekerjaan Anda jauh lebih mudah.

Cara Pengisian Data Karyawan dengan Kerjoo

Sebelumnya mungkin Anda telah membaca panduan mengelola absensi karyawan menggunakan Kerjoo. Pada video kali ini akan kita jelaskan cara import data karyawan di aplikasi absensi Kerjoo.

Import data adalah sebuah proses pengambilan data atau pemindahan data, yang juga dapat disebut dengan proses copy data dari suatu sumber ke tujuan atau target.

• Setelah login ke portal admin, lalu klik 'Kelola Karyawan', pilih 'Data Karyawan', lalu klik Import Excel di bagian kanan atas
• Download format import Excel terlebih dahulu
• Buka file Excel tersebut dan lakukan pengisian data karyawan yang sesuai seperti nama, jenis kelamin, nomor HP, zona waktu, email, password, tanggal mulai kerja, jatah cuti, dan nomor identitas
• Jika sudah selesai pengisian data, maka Anda bisa langsung simpan file tersebut
• Langung saja upload file Excel yang diisi tadi, maka data karyawan sudah berhasil ditambahkan

Jika Anda masih mengalami kesulitan dalam mengelola data karyawan dengan aplikasi Kerjoo, silakan Anda lihat pertanyaan seputar aplikasi di halaman ini.

Tapi, jika Anda masih memiliki pertanyaan lain yang belum terjawab, silakan hubungi tim keren Kerjoo melalui email halo@kerjoo.com atau nomor 0838-4530-8000 (WhatsApp Only).

Update Data Secara Berkala

Anda sudah tahu apa saja yang penting terkait data karyawan. Begitu juga proses pengisian data karyawan di perusahaan dengan aplikasi Kerjoo. Tapi, jangan lupakan tentang kriteria atau syarat data yang baik.

Data yang baik harus objektif atau sesuai kondisi sebenarnya, representatif atau mewakili, harus relevan, dan harus up to date.

Seberapa penting update data karyawan di perusahaan? Kadang, berbagai situasi di perusahaan mendorong karyawan untuk keluar masuk pekerjaan.

Hal itu memungkinkan bahwa data pribadi karyawan harus selalu diperbarui agar selalu relevan. Update secara berkala dibutuhkan untuk kebutuhan database karyawan.

Proses pembaruan atau update di sini dilakukan oleh HR, sedangkan karyawan yang bersangkutan tinggal mengoperasikan setiap hari. Apabila ada perbaruan data, maka harus dikomunikasikan. Apapun itu, proses pengisian data karyawan harus dilakukan seefisien mungkin.

Perubahan data yang meliputi informasi status karyawan, kontrak kerja, cuti, dan data rahasia lain bisa diatur terpusat di bagian HR. Tapi, untuk urusan lain bisa dilakukan secara mandiri.

Contohnya menyangkut pertukaran jadwal cuti, bisa dilakukan sendiri dengan persetujuan antar karyawan.

Kesimpulan

Demikianlah cara pengisian data karyawan menggunakan aplikasi Kerjoo. Apakah Anda sudah menggunakan Kerjoo di kantor? Jangan khawatir, karena aspek keamanan data pengguna menjadi prioritas kami.

Kerjoo memanfaatkan SSL (Security Socket Layer) demi memastikan data dari pengguna ke sistem kami terlindungi oleh enkripsi SSL 256-bit. Jadi, data Anda aman.

Data dari aplikasi Kerjoo tersimpan di dalam server Amazon Web Service yang sudah terpercaya di dunia sebagai penyedia jasa layanan Cloud Infrastructure As a Service.

Kerjoo memungkinkan penyimpanan dokumen dengan reminder expired kontrak. Anda bisa menyimpan dan mengakses dokumen karyawan dengan mudah dan aman.

Ingin tahu fitur lengkap Kerjoo? Coba daftar Kerjoo sekarang, gratis!