Apa Perbedaan Procurement dan Purchasing? Ini Penjelasannya

Tahukah Anda tentang perbedaan procurement dan purchasing? Istilah ini mungkin sudah tidak asing lagi untuk Anda yang bekerja atau menjalankan bisnis.

Meskipun demikian, tidak sedikit yang belum memahami perbedaan keduanya karena memang ruang lingkup pekerjaannya relatif sama.

Procurement dan purchasing terkait dengan proses pengadaan barang dan jasa di organisasi atau perusahaan. Agar bisa menjalankan kegiatan tersebut dengan sesuai prosedur, sebaiknya pahami dulu definisi keduanya. Inilah penjelasan lengkap untuk Anda.

Pengertian Procurement dan Purchasing

Sebelum mengetahui perbedaan procurement dan purchasing, terlebih dahulu pahami tentang pengertiannya masing-masing. Berikut adalah pengertiannya.

1. Procurement

Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memenuhi tujuan bisnis, biasanya dari sumber eksternal, seperti vendor atau pemasok pihak ketiga.

Strategi procurement yang efektif bisa berdampak positif ke banyak hal. Misalnya, dapat menghemat budget perusahaan dengan persyaratan dan harga yang menguntungkan. Hal ini juga dapat memastikan kualitas pemasok, efisiensi, dan ketepatan waktu.

Seringkali, manajer procurement akan melakukan pengadaan barang dan jasa dengan sumber daya yang terbatas dan kemampuan yang terbatas pula. Jadi, mereka harus membuat pilihan yang cerdas untuk memastikan pembelian barang dan jasa sudah tepat.

2. Purchasing

Sebagaimana halnya dengan procurement, purchasing adalah sebuah tindakan memperoleh barang atau jasa dan biasanya melibatkan transaksi langsung sehari-hari antara penjual dan pembeli.

Purchasing juga menjadi salah satu bagian kegiatan procurement. Perusahaan umumnya memasukkan bagian purchasing ke divisi procurement, meskipun ada juga yang bagian keuangan.

Proses kegiatan procurement melibatkan;

• Permintaan pembelanjaan dan persetujuan pembelian.
• Pembuatan pesanan pembelian.
• Menerima dan memeriksa barang dan jasa.
• Melampirkan slip pengepakan ke pembelian.
• Menyerahkan pembelian yang telah selesai ke tim hutang usaha.

Perbedaan Procurement dan Purchasing

Sebelumnya sudah Anda pahami penjelasan atau definisi dari procurement dan purchasing secara rinci.

Dalam kegiatan bisnis di berbagai industri, adalah hal umum untuk mendengar orang-orang menggunakan istilah pengadaan (procurement) dan pembelian (purchasing) secara bergantian.

Lalu, apa perbedaan antara procurement dan purchasing sebenarnya? Kapan pembelian menjadi pengadaan? Bukankah semua pembelian itu pengadaan? Dan apa saja proses standar untuk masing-masing?

1. Berdasarkan Tujuannya

• Procurement: Untuk mengidentifikasi kebutuhan organisasi atau perusahaan dan memenuhi pengadaan kebutuhan tersebut.
• Purchasing: Untuk mengatur pengeluaran organisasi dan membeli barang atau jasa untuk perusahaan.

2. Berdasarkan Kontribusi

• Procurement: Terlibat dalam kegiatan hulu ke hilir yang diperlukan untuk memperoleh semua barang dan jasa yang diperlukan.
• Purchasing: Terlibat ketika saatnya membeli barang dan jasa.

3. Berdasarkan Penilaian Barang dan Jasa

• Procurement: Lebih mementingkan nilai barang daripada berapa biayanya.
• Purchasing: Lebih fokus pada nominal harga barang atau jasa daripada nilai/kualitasnya.

4. Tugas yangTerlibat

• Procurement: Semuanya, mulai dari pengenalan kebutuhan hingga pengadaan, penutupan kontrak, dan pencatatan.
• Purchasing: Meliputi kegiatan pemesanan, ekspedisi, dan pembayaran

5. Bagaimana Berurusan Dengan Pemasok

• Procurement: Berfokus pada pengembangan jangka panjang dan relasi yang saling menguntungkan dengan pemasok.
• Purchasing: Berfokus pada membuat transaksi yang efisien, tidak terlalu fokus dengan upaya mengembangkan hubungan dengan para vendor.

Untuk Anda pelaku bisnis ataupun manajer dan staf yang bertanggung jawab di bagian procurement ataupun purchasing, apakah selama ini sudah menjalankan tugas dengan baik?

Pada poin-poin sebelumnya sudah kita ketahui perbedaan procurement dan purchasing secara mendasar. Berikut ini ada beberapa penjabaran lagi yang lebih luas.

1. Procurement Lebih dari Sekadar Pembelian

Procurement adalah sebuah istilah umum yang mengacu pada pengadaan, negosiasi, dan pemilihan barang dan jasa, biasanya yang lebih penting bagi suatu organisasi. Memang procurement lebih dari sekadar pembelian.

Satu perbedaan utama di sini adalah bahwa ketika melakukan pembelian atau pembayaran, pekerjaan menemukan vendor atau pemasok yang tepat telah dilakukan sebelum permintaan pembayaran dibuat.

2. Procurement Melibatkan Lebih Banyak Orang

Setiap kegiatan procurement biasanya lebih banyak pertimbangan, melibatkan lebih banyak orang, dan membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan.

Proses pengadaan suatu bisnis adalah masalah kepentingan strategis, dan memiliki potensi untuk mendorong kinerja organisasi yang lebih luas.

Sementara itu, purchasing untuk kebutuhan jangka panjang membutuhkan proses pengadaan penuh. Misalnya, jika sebuah bisnis memilih perusahaan pendukung kantor untuk kontrak tahunan, maka prosesnya melibatkan perjanjian dan membayar faktur setiap bulan.

3. Total Biaya Kepemilikan Adalah Pertimbangan Penting dalam Procurement

Total biaya kepemilikan dan penciptaan nilai merupakan konsep penting dalam procurement. Ini adalah biaya item ditambah biaya untuk mengoperasikannya selama barang atau jasa digunakan.

Alih-alih hanya melihat harga suatu barang, total biaya memperhitungkan hal-hal seperti pengiriman, pelatihan, dan pemeliharaan.

Procurement juga mempertimbangkan faktor-faktor lain, seperti mitigasi risiko, kepatuhan, hubungan pemasok, dan penghematan biaya. Termasuk ketika mempertimbangkan vendor mana yang akan dibeli dan berbisnis dengannya.

4. Purchasing Lebih Bersifat Teknis

Seperti yang telah Anda ketahui, purchasing lebih ke tugas teknis daripada procurement. Anda hanya perlu cara yang terbaik untuk menerima faktur dan memprosesnya dengan sedikit risiko.

Namun, tugas mekanis juga dapat memakan waktu. Sesuatu yang sederhana seperti pembelian reguler dan berkelanjutan dapat membuat tim bekerja dua kali jika terjadi kesalahan.

5. Purchasing Membutuhkan Digitalisasi

Penting untuk melacak aktivitas pembelian Anda untuk catatan keuangan dan kedisiplinan di segala aspek.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa semua dokumen (pesanan pembelian, kwitansi, faktur, dan catatan pembayaran) semuanya ada di satu tempat.

Catat semuanya dengan benar dan unggah semuanya ke sistem digital atau perangkat lunak akuntansi Anda. Dengan cara ini Anda akan tahu di mana semuanya untuk referensi di masa mendatang.

Terakhir, Anda juga harus memastikan bahwa buku dan catatan akuntansi Anda diperbarui untuk mencerminkan pembelian dan pembayaran terbaru.

Kesimpulan

Perbedaan procurement dan purchasing bisa dilihat dari beberapa aspek inti. Purchasing biasanya lebih terfokus pada kebutuhan jangka pendek dan lebih transaksional.

Ini melibatkan tugas-tugas seperti memesan, menaikkan pesanan pembelian, menerima, dan mengatur pembayaran. Pembeli sering mencari untuk mendapatkan barang dengan harga terbaik daripada nilai keseluruhan terbaik.

Procurement fokus ke pendekatan holistik jangka panjang untuk memperoleh barang dan jasa untuk bisnis. Ini melibatkan tugas-tugas seperti vendor sumber, negosiasi dan penutupan kontrak, dan pencatatan.

Tidak seperti pembelian, pengadaan mempertimbangkan nilai keseluruhan transaksi, bukan hanya harga. Ini berfokus pada membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.

Segala kegiatan operasional dalam bisnis memang bertujuan untuk keuntungan jangka panjang. Termasuk di dalamnya kebutuhan berlangganan software yang menunjang produktivitas kerja tim.

Ketika tim Anda menggunakan aplikasi Kerjoo, maka banyak hal yang menjadi lebih efisien. Karyawan perusahaan bisa menyelesaikan urusan di dalam dan di luar kantor dengan kedisiplinan yang tetap terpantau.