Screening adalah: Definisi, Jenis, dan Langkah-Langkahnya

Screening adalah tahapan yang penting dalam kegiatan rekrutmen karyawan yang bisa dibagi dalam beberapa tahap. Apa saja tahapannya?

Sebelumnya, pahami dulu bahwa istilah screening sering muncul di berbagai bidang, misalnya; di dunia kerja, pemeriksaan kesehatan, sampai di bidang olahraga.

Yang akan kita bahas kali ini adalah screening dalam hal rekrutmen pekerjaan. Screening adalah bagian dari proses rekrutmen yang digunakan oleh pemberi kerja untuk menentukan apakah seorang kandidat memiliki kualifikasi yang cocok dengan perusahaan.

Screening Adalah Bagian dari Proses Rekrutmen

Terkait dengan interview kerja, screening adalah proses sederhana yang memungkinkan HR mengevaluasi kandidat dan menentukan kesesuaiannya untuk peran atau tugas tertentu. Ini adalah bagian dari keseluruhan proses wawancara yang biasanya cukup singkat dan langsung ke intinya.

Biasanya, ini adalah wawancara pertama yang akan dihadapi kandidat saat melamar pekerjaan. Perekrut biasanya akan menggunakan kesempatan screening untuk:

• Menjelaskan perusahaan dan posisi yang mereka rekrut
• Mengajukan pertanyaan untuk mengetahui apakah kandidat memenuhi persyaratan dasar untuk peran tersebut
• Memastikan apakah posisinya sesuai dengan yang dicari kandidat
• Menjawab pertanyaan apa pun yang diajukan kandidat tentang perusahaan, proses perekrutan, atau tanggung jawab pekerjaan secara umum.

Jenis-jenis Interview Screening, Apa Saja?

Ada beberapa jenis screening calon kandidat. HR bisa melakukan screening melalui telepon, video, atau kuesioner.

1. Screening Melalui Telepon

Wawancara skrining melalui telepon biasa dilakukan untuk menyaring daftar kandidat. Sesi wawancara telepon umumnya tidak terlalu memicu stres pada kandidat dan ini termasuk cara yang nyaman untuk melakukan wawancara tanpa interupsi.

Tapi, salah satu kelemahannya adalah tidak dapat melihat kandidat secara langsung. Jadi, pewawancara tidak dapat mengamati bahasa tubuh dan gerak tubuh mereka selama wawancara. Padahal, bahasa tubuh bisa menjelaskan beberapa hal, misalnya kepercayaan diri, skill komunikasi, dan kejujuran.

2. Screening Melalui Kuesioner

Kuesioner adalah alat penelitian yang terdiri dari beberapa pertanyaan yang membantu Anda mengumpulkan informasi tentang berbagai variabel/partisipan dalam konteks penelitian.

Alat pengumpulan data ini terdiri dari pertanyaan tertutup dan pertanyaan terbuka, dan digunakan untuk mengumpulkan informasi kuantitatif dan kualitatif dari responden.

Kuesioner memungkinkan Anda menyaring banyak kandidat dengan sedikit waktu, karena tidak harus berbicara dengan setiap orang. Berikan kandidat pertanyaan spesifik yang menilai kualifikasi mereka untuk posisi tersebut.

Salah satu kelemahan metode ini adalah Anda tidak berbicara secara fisik dengan kandidat untuk mendapatkan kesan pertama tentang kepribadiannya.

3. Screening Melalui Video

Berikutnya, jenis screening video dilakukan dengan cara tatap muka, menggunakan layanan konferensi video seperti Zoom, Skype, atau Google Meets. Bisa juga melalui respons satu arah yang direkam sebelumnya untuk pertanyaan yang telah disiapkan dikirim ke kandidat.

Dengan menggunakan video, rekruiter dapat mengamati bahasa tubuh dan cara bicara kandidat. Jenis wawancara screening ini terkesan mirip dengan proses wawancara formal.

Tapi, ada beberapa pertimbangan untuk mengatasi hambatan saat menggunakan video untuk wawancara, misalnya koneksi internet buruk atau masalah teknologi terkait kualitas audio dan video.

Beberapa Pilihan Screening

- Screening Biodata Karyawan

Screening biodata digunakan untuk menemukan data nama, tanggal lahir dan alamat calon karyawan. Proses ini memungkinkan pemberi kerja untuk mengetahui data umum tentang calon karyawan.

- Screening Riwayat Kriminal

Pemeriksaan riwayat kriminal dilakukan dengan memeriksa catatan di berbagai basis data lokal, nasional, dan bahkan internasional. Beberapa pemeriksaan mungkin membutuhkan rekaman sidik jari.

- Verifikasi dan Kredensial

Seperti apa pemeriksaan verifikasi dan kredensial? Ini adalah jenis screening untuk memeriksa keakuratan gelar pendidikan, pekerjaan sebelumnya, sertifikasi atau lisensi profesional, referensi profesional, dan catatan dinas militer.

- Tes Poligraf

Ini adalah tes pendeteksi kebohongan (lie detector) yang umumnya hanya dibutuhkan oleh perusahaan yang menyediakan layanan keamanan, produksi atau distribusi zat yang dilindungi.

- Screening CV

Ini adalah screening yang banyak diminta pemberi kerja untuk menentukan kemampuan spesifik yang berkaitan dengan posisi yang ditawarkan.

Screening CV dilakukan di tahap awal sebelum ke tahap interview kerja. Pertanyaan yang diajukan seputar isi dalam CV, ekspektasi gaji, serta kesiapan kandidat untuk mulai bekerja.

Selain jenis-jenis screening di atas adalah macam-macam screening yang berlaku secara internasional. Pelaksanaannya mungkin saja bervariasi karena menyesuaikan peraturan negara atau perusahaan masing-masing.

Jika perlu, perusahaan juga dapat mencari catatan tambahan terkait penilaian ketenagakerjaan.

Langkah-langkah Persiapan Screening

Ada beberapa langkah untuk mempersiapkan screening yang berlaku untuk HR dan calon kandidat.

Untuk HR, yang harus dilakukan sebelum melakukan screening adalah;

• Menentukan kriteria perekrutan yang secara akurat mencerminkan persyaratan posisi
• Mempersiapkan pertanyaan wawancara yang spesifik untuk menilai kriteria perekrutan
• Meninjau ulang resume untuk bidang-bidang yang membutuhkan klarifikasi

Jika sudah selesai dengan aspek administrasi, selanjutnya HR bisa menghubungi kandidat melalui email untuk menjadwalkan waktu wawancara. Saat wawancara, secara teknis, HR akan memberikan daftar pertanyaan untuk dijawab.

Inilah daftar pertanyaan screening kandidat yang bisa Anda modifikasi tergantung media yang digunakan.

• "Ceritakan tentang diri Anda!"
• "Mengapa kami harus menerima Anda?"
• "Apa yang membuat Anda tertarik pada posisi ini?"
• "Apa yang Anda cari dalam suatu posisi pekerjaan?"
• "Apa alasan Anda meninggalkan pekerjaan sebelumnya?"
• "Jelaskan kontribusi Anda di perusahaan sebelumnya!"
• "Kompensasi apa yang Anda cari?"
• "Pola kerja seperti apa yang paling cocok untuk Anda?"
• "Jika Anda terpilih untuk peran ini, kapan Anda bisa mulai bekerja?"
• "Apa pencapaian terbesar Anda sejauh ini?"
• "Apa kekuatan dan kelemahan Anda?"
• "Di mana Anda melihat diri Anda dalam lima tahun?"
• "Bagaimana Anda mengatasi stres?"
• "Apa yang memotivasi Anda dalam suatu pekerjaan?"

Untuk calon kandidat, inilah yang harus dilakukan sebelum mengikuti screening;

1. Meninjau Deskripsi Pekerjaan

Calon kandidat harus memeriksa ulang tentang kualifikasi dan tanggung jawab utama untuk peran tersebut. Catat skill yang dibutuhkan, syarat pendidikan, keterampilan, dan pengalaman kerja yang selaras dengan peran tersebut.

2. Riset Perusahaan

Riset perusahaan adalah hal penting untuk dilakukan sebelum melamar pekerjaan apapun. Apalagi jika sudah lolos ke tahap interview. Nantinya kandidat akan menjawab pertanyaan tentang alasan ingin masuk ke perusahaan sampai tentang produk yang dihasilkan perusahaan.

Yang pasti muncul saat screening adalah beberapa variasi dari pertanyaan, "Apa yang Anda ketahui tentang kami?" Sebagai bagian dari riset, kandidat bisa membaca postingan blog dan postingan di akun media sosial.

Jika perlu, untuk bahan informasi tambahan, kenali juga nama orang-orang yang berpengaruh di dalam perusahaan tersebut.

3. Latihan Menjawab Wawancara

Sebagai persiapan, sebaiknya kandidat berlatih wawancara dengan seseorang seolah-olah dia adalah rekruiter. Siapkan daftar pertanyaan yang sering muncul saat wawancara dan coba latihan menjawab bagaimana cara menanggapinya.

Jika wawancara screening sudah pasti dilakukan melalui telepon, sebaiknya agenda latihan wawancara juga melalui telepon. Saat masih ada waktu, gunakan catatan selama wawancara agar nanti lebih siap.

4. Cek Ulang Resume Anda

Jika Anda menjadi kandidat, jangan lupa untuk mengecek ulang resume dan CV. Perkuat deskripsi Anda dengan pengalaman kerja sebelumnya yang membuktikan kemampuan Anda.

Dengan demikian, Anda mampu menjelaskan pencapaian Anda yang paling relevan dan bagaimana hal itu menunjukkan kemampuan Anda untuk berhasil dalam posisi yang Anda lamar.

5. Cari Lokasi yang Tenang

Persiapan yang ini dilakukan saat sudah hari H. Dengan asumsi wawancara screening akan dilakukan melalui telepon. Siapkan setidaknya 30 menit untuk berbicara dengan pewawancara di lokasi yang tenang tanpa interupsi.

Setelah wawancara selesai, cobalah untuk membangun hubungan baik dengan pewawancara. Tunjukkan minat pada perusahaan dan tanyakan tentang langkah selanjutnya. Untuk kebutuhan follow up wawancara, mintalah alamat email pewawancara.

Tips untuk Melakukan Screening Calon Karyawan

Berikut ini beberapa tips yang dapat diterapkan untuk memilih calon karyawan yang tepat:

1. Tentukan Kualifikasi yang Diinginkan

Adanya kualifikasi yang jelas akan mempermudah manajemen perusahaan dalam membagi tugas dalam tim ke depannya. Buat daftar kualifikasi yang diinginkan dan pertimbangkan apakah calon karyawan memenuhi kriteria tersebut.

2. Spesifik dalam Menggambarkan Posisi

Jelaskan secara rinci tugas dan tanggung jawab dari posisi yang akan diisi. Ini akan membantu calon karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka dan membantu Anda memilih orang yang tepat.

3. Buat Pertanyaan yang Sesuai

Selanjutnya, sesuaikan pertanyaan dengan posisi yang diinginkan. Buat pertanyaan screening yang sesuai dengan kebutuhan posisi yang akan diisi.

Ini akan membantu mengetahui apakah calon karyawan memiliki kemampuan yang diperlukan untuk bekerja di posisi tersebut.

4. Pilih Momen yang Tepat

Memberikan waktu yang cukup untuk wawancara akan membantu Anda dapat menanyakan semua hal yang diinginkan. Hal ini juga memberikan kesempatan kepada calon karyawan untuk menjelaskan diri mereka dengan baik.

5. Lakukan Pengecekan Referensi

Lakukan checking referensi untuk memverifikasi informasi yang diberikan oleh calon karyawan dan mengetahui apakah mereka sesuai dengan posisi yang akan diisi.

6. Beri Kesempatan untuk Bertanya

Hal yang tidak boleh terlewatkan dalam masa screening adalah memberikan kesempatan kepada calon karyawan untuk bertanya.

Berikan kesempatan kepada calon karyawan untuk bertanya tentang pekerjaan, tim, dan perusahaan agar mereka dapat memahami lebih baik apa yang diharapkan dari mereka.

Kesimpulan

Screening adalah tahapan penting dalam rekrutmen karyawan baru. HR bisa mempersiapkan pertanyaan yang sifatnya mendasar untuk mengetahui kecocokan dengan kandidat. Jika sudah memenuhi syarat-syarat umum, selanjutnya bisa dilakukan seleksi yang lebih detail.

Baik dari pihak pemberi kerja maupun calon karyawan, masing-masing memiliki peran. Sebaiknya screening dipersiapkan dengan matang agar tidak salah pilih. Secara berkala memang perusahaan membutuhkan karyawan baru untuk memastikan perusahaan berjalan lancar.

Di saat yang sama, inovasi dari berbagai aspek juga dilakukan. Khususnya untuk mengelola kehadiran karyawan agar lebih simple dan praktis. Anda bisa coba memakai Kerjoo dan nikmati segala kemudahan fitur terbaik di dalamnya!