5 Tips Menyelenggarakan Training Karyawan yang Efektif

Setiap perusahaan tentu menginginkan karyawannya memiliki performa yang baik dalam pekerjaan. Kemampuan dasar karyawan saja terkadang tidak cukup.

Maka dari itu, perusahaan seringkali menyelenggarakan program tambahan bagi karyawan untuk mengasah dan mengembangkan kemampuan mereka. Program inilah yang kita kenal sebagai training atau pelatihan.

Training berperan besar dalam pengembangan kompetensi karyawan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menyelenggarakan program training yang efektif. Kerjoo akan memberikan tipsnya pada artikel ini. Namun, sebelumnya, kita perlu mengetahui cara training karyawan yang biasa dilakukan oleh perusahaan.

Cara Training Karyawan

Ada dua cara training karyawan yang biasa diterapkan oleh perusahaan. Keduanya sama-sama bertujuan untuk mengembangkan kompetensi, keterampilan, dan menambah ilmu karyawan.

Apa saja kedua cara tersebut? Simak uraiannya di bawah ini.

On the Job Training

On the Job Training, atau lebih dikenal sebagai OJT, merupakan pelatihan yang diberikan perusahaan kepada karyawan untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi tertentu yang diperlukan karyawan di tempat kerja.

OJT bertujuan agar karyawan memiliki bekal yang cukup untuk melakukan pekerjaannya sehingga mendapatkan hasil yang baik. Pelatihan OJT dilakukan di lokasi tempat kerja dan cenderung lebih fokus pada kemampuan praktikal.

Pada pelatihan OJT, karyawan belajar sambil mempraktikkan. Dengan demikian, karyawan dapat memperoleh gambaran jelas tentang pekerjaannya.

Ada beberapa metode OJT yang diterapkan perusahaan. Metode yang pertama adalah coaching. Pada metode ini, staf yang sudah senior memberikan instruksi pada karyawan baru untuk melakukan suatu pekerjaan.

Metode kedua, mentoring, biasa diberikan pada karyawan di level manajerial. Manajer memberi instruksi pada bawahannya untuk melakukan tugas-tugas manajerial tertentu.

Coaching dan mentoring biasanya dilakukan secara one-to-one atau hanya melibatkan dua pihak saja, yaitu staf senior/manajer dan karyawan baru. Selanjutnya, ada metode rotasi pekerjaan atau job rotation, di mana karyawan dialihkan dari satu divisi ke divisi lainnya yang masih berhubungan.

Metode ini bertujuan agar karyawan memahami pekerjaan lain dan mencegah kebosanan pada karyawan. Metode keempat adalah job instructional training atau pelatihan secara step-by-step.

Di sini, karyawan diberi instruksi bertahap untuk melakukan suatu pekerjaan. Kemudian, ada pula metode understudy, di mana atasan memberi pelatihan kepada bawahan yang adalah asistennya.

Tujuannya, agar asisten tersebut menguasai pekerjaan atasan dan siap menggantikan jika sewaktu-waktu atasan pensiun, naik pangkat, atau pindah. Metode yang terakhir adalah apprenticeship, pelatihan yang diberikan pada karyawan di bidang kerajinan, perdagangan, atau teknis.

Bidang-bidang ini biasanya memerlukan proses belajar yang cukup lama, bahkan bisa bertahun-tahun. Contoh pekerjaan di bidang ini adalah mekanik, montir listrik, atau pengrajin.

Jika dilihat dari sisi perusahaan, OJT cukup menguntungkan karena tidak membutuhkan biaya yang mahal. Perusahaan tidak perlu menanggung biaya sewa ruangan atau biaya pengaturan tempat pelatihan. Hal ini dikarenakan OJT dilaksanakan langsung di tempat karyawan bekerja, misalnya di kantor atau pabrik.

Off the Job Training

Dilihat dari tujuannya, baik On the Job dan Off the Job Training sama-sama bertujuan untuk meningkatkan kompetensi karyawan. Hanya saja, keduanya memiliki perbedaan yaitu dalam hal teknis.

Satu perbedaan mendasar antara On the Job dan Off the Job Trainingadalah tempat pelatihan tersebut dilaksanakan. On the Job Training dilaksanakan di tempat kerja langsung, sedangkan Off the Job Training dilaksanakan di luar tempat kerja.

Melalui Off the Job Training, karyawan belajar sambil menggali ilmu, jarang sekali langsung mempraktikkannya.

Dilansir pula dari Business Jargons, Off the Job Training terdiri dari beberapa metode. Metode pertama yaitu special lecture atau dikenal juga sebagai pelatihan bersama di dalam suatu kelas.

Materi yang disampaikan berkaitan dengan pekerjaan serta kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Pihak yang memberi materi biasanya adalah para ahli dari lembaga profesional. Metode yang kedua adalah simulasi.

Sesuai dengan namanya, di sini karyawan melakukan simulasi atau belajar mengoperasikan alat-alat yang mirip dengan alat di lapangan.

Selanjutnya ada metode vestibule trainingatau metode pelatihan yang dilakukan di sebuah ruangan terpisah khusus untuk para karyawan yang sedang belajar. Materi pada metode ini dibuat serupa dengan situasi kerja sesungguhnya.

Kemudian, ada pula metode studi kasus. Pada metode ini, karyawan diberi soal mengenai situasi atau masalah yang mungkin terjadi di lapangan dan mereka diminta untuk menyelesaikannya.

Hal ini bertujuan untuk mengetahui kemampuan problem solvingkaryawan. Selanjutnya, ada metode role playing, di mana para karyawan bermain peran seolah-olah mereka berada pada situasi tertentu.

Sama dengan metode studi kasus, metode role playing juga bertujuan untuk mengetahui kemampuan problem solving karyawan. Metode yang terakhir adalah management games.

Pada metode ini, para karyawan dibagi menjadi beberapa kelompok dan mereka bertugas untuk menerapkan ilmu yang telah dipelajari dan menyelesaikan masalah yang ada.

Off the Job Training cenderung memakan biaya yang lebih banyak daripada On the Job Training. Hal ini dikarenakan adanya faktor eksternal yang terlibat dalam pelatihan. Sebagai contoh, para ahli yang diundang untuk memberi materi serta akomodasi tempat pelatihan.

Tips Menyelenggarakan Training Karyawan yang Efektif

Setelah memahami cara training yang umum dilakukan oleh perusahaan, Anda tentu bertanya-tanya bagaimana cara menyelenggarakan training yang efektif bagi karyawan. Berikut adalah 5 tips untuk mewujudkannya.

1. Menetapkan target training

Sebelum menyelenggarakan training, tentu ada suatu tujuan yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut, tetapkan target yang jelas dan tetap realistis.

Target ini akan menjadi tolak ukur kesuksesan program training karyawan. Selain itu, target yang ditetapkan juga bisa menjadi jembatan kesenjangan antara kinerja karyawan saat ini dan yang diharapkan.

2. Membuat rencana training

Ingin training Anda berhasil? Buatlah rencana training yang komprehensif dan terorganisir. Teori, konten, materi, sumber daya, serta metode yang akan diterapkan saat training juga perlu direncanakan dengan baik.

Pastikan seluruh komponen tersebut sesuai dengan kebutuhan peserta training, dalam hal ini karyawan. Oleh karena itu, penting juga untuk memahami kemampuan mereka dan apa saja yang mereka butuhkan untuk berkembang.

3. Melakukan uji coba training

Setelah melakukan perencanaan, Anda dapat melakukan uji coba atau simulasi sebelum training sesungguhnya dilaksanakan. Hal ini dilakukan untuk memperoleh gambaran tentang bagaimana rencana trainingitu berjalan nantinya.

Uji coba juga dilakukan untuk mengidentifikasi hal-hal yang sekiranya masih kurang atau belum dibahas pada tahap perencanaan.

4. Mengadakan tanya jawab saat training

Saat training, usahakan untuk mengadakan sesi tanya jawab dengan peserta. Hal ini dilakukan untuk memantik pemikiran peserta training, melatih mereka untuk lebih kritis.

Selain itu, sesi tanya jawab memungkinkan untuk memunculkan hal-hal yang tidak disampaikan oleh pemateri ke permukaan. Dengan demikian, peserta bisa mendapat tambahan ilmu atau informasi yang sekiranya bermanfaat bagi mereka.

5. Evaluasi training

Setelah menyelenggarakan training, sebaiknya lakukan evaluasi. Evaluasi ini dapat meliputi bagaimana trainingtersebut berjalan, bagaimana antusiasme peserta training, apakah materi yang diberikan sudah sesuai, dan sebagainya.

Anda juga bisa meminta feedback dari peserta mengenai training pada akhir program untuk mengetahui tanggapan mereka. Selanjutnya, evaluasi digunakan untuk menilai apakah training berhasil dan memenuhi target yang telah ditetapkan.

Hal ini dapat membantu penyelenggara untuk mengetahui hal-hal yang dirasa kurang dari program training. Setelah itu, hasil evaluasi digunakan sebagai pertimbangan dalam menyusun program trainingyang lebih baik lagi di masa depan.

Kesimpulan

Program training yang efektif tentu akan sangat bermanfaat baik bagi perusahaan dan karyawan. Perusahaan memiliki jaminan bahwa karyawan yang bekerja di perusahaan mereka sudah siap menghadapi tantangan dan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.

Di sisi lain, dengan adanya training, karyawan semakin berkembang dan produktif serta mampu menunjukkan performa terbaiknya. Ketika produktivitas meningkat, hal-hal yang mendukungnya pun juga perlu diterapkan. Salah satu hal pendukung ini adalah kedisiplinan karyawan.

Perusahaan kini dapat memantau kedisiplinan karyawan melalui cara yang praktis, yaitu dengan menggunakan aplikasi absensi online. Sebagai penyedia layanan absensi online, Kerjoo menghadirkan berbagai fitur yang mendukung kedisiplinan dan kinerja karyawan. Lihat info lebih lanjut tentang fitur absensi online di sini dan rasakan manfaatnya.