6 Cara Mudah Mengurangi Waktu Lembur Karyawan Anda

Cara mudah mengurangi waktu lembur karyawan, seperti apa? Kenyataannya, lembur karyawan adalah istilah yang lebih banyak dipenuhi hal negatif daripada positif.

Orang biasanya melakukannya karena ‘harus’, bukan karena mereka ‘ingin’. Biasanya karena proyek yang di luar proporsi, atau karena seseorang salah memperkirakan waktu.

Tapi lembur juga bisa menjadi peluang. Yaitu ketika orang-orang secara sukarela berkomitmen untuk kompensasi yang lebih besar. Jadi, haruskah tempat kerja selalu mengadakan lembur?

Cara Mengatasi Lembur Karyawan

Bisakah ini benar-benar menjadi pilihan positif bagi karyawan? Atau haruskah itu selalu dilihat sebagai sesuatu yang tidak diinginkan. Berikut enam cara mudah untuk mengurangi waktu lembur.

1. Lembur Karyawan Bukan Budaya Perusahaan

Jika Anda memperlakukan lembur seperti jam kerja lainnya dan hanya bagian dari menjalankan bisnis, karyawan Anda akan melakukan hal yang sama.

Sebaliknya, kerja lembur harus diperlakukan sebagai pilihan terakhir, bukan pilihan pertama Anda. Mengubah ‘budaya lembur’ Anda mungkin menjadi tantangan bagi karyawan yang terbiasa bekerja dan menerima gaji lembur.

Tetapi untuk bisnis Anda secara keseluruhan, budaya lembur sering kali sejalan dengan budaya pelepasan dan kelelahan karyawan.

Jika karyawan Anda begitu terbiasa bekerja lebih lama atau bekerja hingga larut malam sehingga tidak memerlukan percakapan, inilah saatnya untuk berbicara dengan tim Anda dan melihat lebih dekat nilai-nilai organisasi Anda.

2. Memiliki Sumber Daya yang Tepat

Mempelajari cara mengurangi waktu lembur adalah tentang memanfaatkan jam kerja normal, bekerja lebih cerdas, bukan lebih lama.

Ada banyak tugas manual dan administrasi yang menyita waktu karyawan sepanjang hari. Rata-rata pekerja menghabiskan lebih dari seperempat hari mereka untuk membaca dan menjawab email sendirian.

Jika hafalan, tugas sehari-hari menghabiskan banyak waktu tim Anda, temukan cara untuk mengotomatiskannya atau membuatnya lebih mudah.

Selain mengadakan rapat harian, gunakan papan proyek online di mana setiap orang dapat memeriksa status proyek dan tugas mereka.

Alat perencanaan proyek seperti Asana mudah digunakan dan seringkali gratis tergantung pada ukuran tim Anda.

Menggunakan otomatisasi email dan kampanye tetes pelanggan, Anda juga dapat langsung menanggapi pertanyaan pelanggan daripada mengirim email satu per satu atau mengirim email bolak-balik untuk menemukan waktu terbaik bagi pelanggan untuk bertemu.

Ada juga banyak program pelatihan dan orientasi karyawan otomatis, yang dapat diatur sendiri dan diselesaikan lebih cepat. Hal-hal kecil bertambah dan dapat mengurangi waktu lembur.

Penting untuk memastikan tim Anda menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk tanggung jawab mereka yang sebenarnya, dan bahwa mereka memiliki alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.

Jika tim Anda menghabiskan waktu untuk memecahkan masalah perangkat lunak kikuk atau peralatan lama, sekarang saatnya untuk menggantinya dengan sesuatu yang lebih efisien.

3. Lacak dan Identifikasi Pola Lembur

Penggajian seharusnya tidak mengejutkan. Alih-alih terkejut dengan waktu lembur karyawan di setiap periode pembayaran, lebih cepat lakukan lembur karyawan sebelum dimulai.

Aplikasi penjadwalan dan perangkat lunak manajemen kerja saat ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur peringatan pelacakan untuk jam kerja karyawan.

Jika seorang karyawan mencapai jumlah maksimalnya selama seminggu atau bekerja di atas rata-rata biasanya, mengetahui lebih awal memberi Anda waktu untuk menyesuaikan jadwal.

Tidak hanya penting untuk melacak jam kerja, tetapi berapa banyak penghasilan karyawan lembur dan seberapa sering.

Forbes melaporkan bahwa hanya 21% karyawan yang mengatakan bahwa mereka sangat terlibat dalam pekerjaan. Kemungkinannya adalah, sekelompok kecil karyawan bekerja pada sebagian besar waktu lembur.

Lihat kembali daftar gaji karyawan Anda dan evaluasi data kartu waktu dengan cermat. Adakah waktu-waktu tertentu dalam setahun, seperti selama liburan, di mana waktu lembur biasanya tinggi dan tidak dapat dihindari.

Kemudian, bandingkan anggaran tenaga kerja yang direncanakan dengan anggaran tenaga kerja Anda yang sebenarnya. Apakah penjadwalan karyawan Anda akurat dan sesuai dengan anggaran atau apakah perlu penyesuaian?

4. Cobalah Jadwal Kerja yang Fleksibel

Pekerjaan terbaik tidak hanya terjadi dari 9-5. Itu bahkan tidak harus dilakukan di kantor. Lebih dari separuh karyawan melaporkan bahwa jika mereka perlu menyelesaikan pekerjaan, mereka akan lebih suka dan lebih produktif melakukannya dari rumah daripada di kantor.

Penelitian berulang kali menunjukkan bahwa jadwal kerja yang fleksibel menguntungkan baik pemberi kerja maupun karyawan.

Karyawan dengan jadwal fleksibel lebih produktif selama jam kerja mereka dan menggunakan waktu mereka secara lebih efektif — mengurangi kemungkinan lembur atau tidak menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal.

Penjadwalan kerja yang fleksibel mungkin tidak cocok untuk setiap bisnis, dan tidak semua orang cocok untuk bekerja dari rumah. Membiarkan karyawan bereksperimen dengan telecommuting atau waktu fleksibel dapat membantu mengurangi waktu lembur.

5. Pembatasan waktu lembur

Sementara gaji lembur berlaku untuk karyawan yang tidak dikecualikan ketika mereka mencapai 40 jam. Tidak ada batasan federal tentang berapa banyak waktu lembur yang dapat digunakan karyawan Anda.

Lembur adalah angka yang tak terelakkan dalam spreadsheet biaya tenaga kerja Anda, tetapi tidak harus menjadi siklus yang tak ada habisnya.

Pemberi kerja memiliki kekuatan untuk menetapkan berapa jam lembur karyawan diperbolehkan atau tidak diizinkan untuk bekerja.

Tentukan batas mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan untuk jam lembur yang mampu dibayar oleh bisnis Anda per karyawan. Bisa dari dua jam sebulan sampai 30 jam setahun.

Usahakan untuk membangun ruangan yang cukup sehingga jika karyawan perlu turun tangan dan bekerja lebih banyak, mereka bisa, tetapi tidak terlalu banyak di mana lembur mulai terasa biasa.

Pembatasan waktu lembur memastikan bahwa pekerjaan didistribusikan secara lebih merata di antara tim Anda dan bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk bekerja lembur jika mereka menghargai bayaran ekstra.

Tapi ingat: karyawan non-pengecualian harus dibayar lembur untuk jam kerja apa pun yang bekerja di atas 40 dalam satu minggu kerja.

Bahkan jika Anda menetapkan batasan resmi untuk jam lembur, jika seorang karyawan bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu, mereka tetap harus dibayar setengah jam.

Batas waktu lembur harus dianggap serius, tetapi jangan mendiskualifikasi Anda dari pembayaran lembur sama sekali.

6. Cocokkan Staf dengan Permintaan

Siklus lembur tanpa akhir biasanya muncul dalam dua skenario: ketika permintaan melebihi tenaga kerja atau ketika jadwal karyawan tidak tepat.

Permintaan dapat dengan cepat melonjak selama musim sibuk dan saat bisnis Anda mengalami periode pertumbuhan yang agresif.

Keuntungan yang meningkat selalu merupakan berita bagus bagi pemilik bisnis, tetapi tidak jika penghasilan Anda secara langsung digunakan untuk membayar karyawan lembur dan biaya kesehatan.

Bekerja terlalu banyak lembur tidak sehat bagi siapa pun dan menyebabkan tingginya tingkat kelelahan dan pergantian karyawan.

Mana yang lebih hemat biaya, mempekerjakan karyawan baru untuk melakukan promosi dalam beberapa jam seminggu sesuai kebutuhan, atau membayar lembur dan kehilangan karyawan terbaik Anda?

Jika masalahnya adalah memenuhi permintaan, pertimbangkan untuk menyewa bantuan tambahan.

Kesimpulan

Kebijakan lembur yang baik juga mencakup aturan atau prosedur baru yang akan membantu mengendalikan waktu lembur.

Yang terpenting, putuskan siapa yang menyetujui lembur dan bagaimana karyawan harus mendiskusikan lembur dengan manajer mereka. Tetapkan harapan untuk supervisor dan karyawan individu.

Komunikasikan rencana Anda untuk membantu semua orang mematuhi batas atau batasan lembur baru. Pada akhirnya, kebijakan lembur Anda harus dibuat agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan menetapkan batasan yang jelas untuk semua orang.

Apabila teman Kerjoo ingin memberikan lembur kepada karyawan tidak usah bingung. Karena aplikasi absensi Kerjoo sudah dilengkapi fitur lembur yang memungkinkan karyawan tetap terpantau pekerjaannya.

Selain bisa mengidentifikasi wajah dan lokasi kerja karyawan, kini Kerjoo juga dilengkapi fitur baru, yaitu Laporan Pekerjaan yang memungkinkan teman Kerjoo bisa mengecek langsung karyawan dari mulai presensi, lokasi kerja, hingga memantau laporan pekerjaan harian mereka.

Coba daftar sekarang gratis 14 hari.