Contoh Surat Pengunduran Diri: Panduan & Tips Penulisan

Sebelum kamu memutuskan untuk benar-benar resmi mengundurkan diri dari tempat kerja, ingatlah bahwa resign dari tempat kerja juga ada etikanya. Salah satunya adalah menulis surat pengunduran diri. 

Surat pengunduran diri adalah hal yang mungkin tampak sepele namun surat ini menunjukkan bagaimana kamu menghormati tempat kerja yang telah memberimu kesempatan untuk merasakan dunia profesional. 

Tidak hanya itu, surat pengunduran diri kerja dapat membantu perusahaan menghadapi masa transisi sambil mempersiapkan pengganti yang mau mengisi posisimu di tempat kerja. 

Jadi, jangan sampai kamu resign secara tiba-tiba ya! Cobalah untuk menulis surat resign dengan memperhatikan contoh surat pengunduran diri dari Kerjoo! 

Struktur Dasar Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri kerja biasanya ditulis secara personal, meskipun beberapa perusahaan memiliki template surat resign yang ditetapkan oleh HR saat kamu memutuskan untuk berhenti.

Nah, Kerjoo akan membahas bagaimana struktur surat pengunduran diri agar saat pengajuan resign, surat yang kamu tulis tampak profesional dan meninggalkan kesan yang baik bagi perusahaan. 

Struktur surat pengunduran diri dapat ditulis sebagai berikut.

Salam Pembuka dan Tanggal Penulisan Surat

Ingatlah bahwa apapun alasan pengunduran diri-mu, surat pengunduran diri ditulis agar kamu dapat menjaga hubungan baik dengan rekan dan perusahaan di masa depan.

Untuk itu, mulailah surat resign dengan salam sopan, seperti “Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan]”. Jangan lupa sertakan tanggal penulisan surat di bagian atas.

Pernyataan Resmi tentang Pengunduran Diri

Pada paragraf pertama, sampaikan dengan jelas apabila kamu bermaksud mengundurkan diri dari tempat kerja. Jangan lupa untuk menyebutkan posisi-mu di perusahaan. 

Ingatlah bahwa meskipun surat resign berfungsi sebagai dokumen resmi yang menyampaikan niat untuk mengakhiri hubungan kerja, surat pengunduran diri yang baik tetap harus ditulis dengan bahasa profesional yang menunjukkan rasa hormat.

Tanggal Efektif Pengunduran Diri

Cara terbaik untuk menunjukkan profesionalisme-mu di tempat kerja adalah dengan mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri, atau tanggal terakhir bekerja secara jelas. 

Dengan demikian, kamu telah membantu perusahaan untuk mengatur waktu untuk proses transisi tugas, atau handover kepada penggantimu. Misalnya, "Dengan surat ini, saya bermaksud untuk mengundurkan diri dari posisi [Jabatan] terhitung mulai tanggal [Tanggal Keluar].

Alasan Pengunduran Diri (Opsional)

Alasan pengunduran diri sebenarnya tidak perlu dijelaskan secara rinci, terutama kalau kamu merasa kurang nyaman. Namun ingatlah bahwa apapun alasan pengunduran diri-mu, tetaplah menulis surat resign kerja. 

Kamu bisa menggunakan kalimat umum dalam surat pengunduran diri yang kamu tulis seperti “Saya memutuskan untuk mengejar peluang karir lainnya” atau “Saya ingin fokus pada pengembangan pribadi”.

Panduan Menulis Surat Pengunduran Diri yang Profesional

Kunci dari surat pengunduran diri yang baik, haruslah menggunakan bahasa yang sopan dan formal, tanpa menghilangkan nada yang positif dan bersahabat. 

Jika kamu belum memahami sepenuhnya, berikut panduan menulis surat resign yang profesional dari Kerjoo. 

Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal

Inti dari surat pengunduran diri yang profesional adalah penggunaan gaya bahasa. Sedekat apapun kamu dengan rekan kerja, jangan sampai kamu menggunakan bahasa slang/terlalu santai. 

Perhatikan contoh surat pengunduran diri profesional yang sudah ada, dan pahami bagaimana surat resign dapat mencerminkan sikap profesional Anda, jadi bijaklah dalam memilih kosa kata ketika menulis surat.  

Sampaikan Apresiasi kepada Perusahaan dan Rekan Kerja

Sebelum kamu menyampaikan alasan pengunduran diri, jangan lupa untuk mengucapkan terimakasih kepada atasan, rekan kerja dan perusahaan atas kesempatan yang telah diberikan. 

Jika bingung, kamu bisa menuliskan contoh pencapaian atau pengalaman berharga yang pernah kamu dapatkan selama bekerja di sana.

Hindari Mengungkapkan Keluhan atau Kritik

Meski ada beberapa alasan pengunduran diri yang berkaitan dengan ketidakpuasan, jangan gunakan surat pengunduran diri sebagai tempat untuk melampiaskannya. Fokuslah pada aspek positif dari pengalaman kerja yang kamu dapatkan.

Contoh Surat Pengunduran Diri untuk Berbagai Situasi

Contoh surat pegunduran diri berikut dapat kamu sesuaikan dengan berbagai situasi.

Surat Pengunduran Diri Singkat Dan Sederhana

Apabila kamu tidak ingin menyampaikan alasan pengunduran dirimu, kamu dapat memilih contoh surat pegunduran diri berikut.

Surat Pengunduran Diri Dengan Alasan Pindah Kota

Surat Pengunduran Diri Karena Alasan Kesehatan

Surat Pengunduran Diri Dari Jabatan Tertentu

Tips Menghadapi Respon dari Atasan atau HRD

Ketika kamu mengirimkan surat pengunduran diri, penting untuk mempersiapkan diri menghadapi berbagai kemungkinan respon dari atasan atau HRD. 

Nah, sebagai antisipasi, berikut adalah tips menghadapi respon atasan atau HRD ketika menyerahkan surat pengunduran diri. 

Sampaikan Pengunduran Diri Secara Lisan Sebelum Menyerahkan Surat

Sebelum menyerahkan surat resmi, ada baiknya untuk memberitahukan niat mengundurkan diri secara lisan kepada atasan. 

Pastikan kamu sudah mempersiapkan jawaban yang jelas dan ringkas. Hindari memberikan alasan yang terlalu pribadi atau negatif dan tetaplah menunjukkan sikap terbuka dan menghargai.

Kelola Respon Negatif atau Penawaran untuk Tetap Bertahan

Jika atasan memberikan tawaran untuk tetap bertahan, jangan merasa tertekan. Tetaplah tenang dan sampaikan alasan pengunduran diri dengan jujur. Berikan jawaban yang jujur dan terbuka, namun tetap sopan.

Tetap Profesional hingga Hari Terakhir Bekerja

Pastikan untuk tetap menjalankan tugas dengan baik hingga hari terakhir bekerja agar transisi dapat berjalan lancar. Usahakan untuk menjaga hubungan baik dengan rekan kerja dan perusahaan, meskipun ksmu sudah tidak bekerja di sana lagi.

Etika dan Hal yang Harus Dihindari dalam Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri yang baik adalah surat yang bebas dari kritik atau nada negatif. Hindari beberapa hal berikut:

Menghindari Kritik Terbuka terhadap Perusahaan atau Atasan

Meskipun ingin segera keluar, hindari memberikan alasan yang negatif atau menyalahkan perusahaan. Cukup sampaikan alasan secara singkat dan profesional. Jangan menuliskan kritik terhadap manajemen, kebijakan perusahaan, atau rekan kerja. Hal ini hanya akan merusak hubungan baik yang telah terjalin.

Jangan Mengungkapkan Detail Alasan Pribadi yang Terlalu Sensitif

Kalau alasan resign dirasa terlalu pribadi, kamu hanya perlu menyampaikan alasan secara umum tanpa perlu menjelaskan detail. Alih-alih membahas alasan pribadi, kamu dapat menyampaikan ucapan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan perusahaan. 

Hindari Nada Marah atau Menyalahkan

Ketika surat resign telah disetujui, tetaplah tenang dan profesional. Jangan gunakan surat ini untuk menyalahkan siapapun. Hindari menyebarkan informasi yang tidak benar atau bersifat gosip tentang perusahaan.

Mengatur Proses Serah Terima Tugas Setelah Mengundurkan Diri

Setelah surat pegudura diri resmi diterima, kamu perlu mengatur proses serah terima tugas kepada HR maupun penggantimu di tempat kerja. Untuk itu, sebelum resign kamu dapat menyusun buat daftar tugas yang masih perlu diselesaikan atau diikuti oleh pengganti kamu. 

Kamu juga bisa membuat panduan atau instruksi kerja untuk mempermudah adaptasi pengganti. setelah itu, kamu dapat mengatur pertemuan handover dengan tim dan atasan untuk memberikan penjelasan dan menjawab pertanyaan terkait tugas-tugas di tempat kerja.

Kesimpulan

Surat pengunduran diri adalah cara mengakhiri hubungan kerja dengan cara yang terhormat dan profesional. Dengan menggunakan bahasa yang sopan, menyampaikan terima kasih, dan menghindari nada negatif, kamu dapat meninggalkan kesan baik meskipun sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut.