Sebelum memutuskan untuk benar-benar resmi mengundurkan diri dari tempat kerja, ingatlah bahwa resign juga ada etikanya.
Salah satunya adalah menulis surat pengunduran diri.
Surat pengunduran diri mungkin tampak sepele, namun dokumen ini menunjukkan profesionalitas di tempat kerja.
Surat ini menunjukkan rasa hormat kepada tempat yang telah memberi kesempatan untuk merasakan dunia profesional.
Tidak hanya itu, surat pengunduran diri kerja dapat membantu perusahaan menghadapi masa transisi sambil mempersiapkan pengganti yang mau mengisi posisimu di tempat kerja.
Jadi, jangan sampai kamu resign secara tiba-tiba ya! Cobalah untuk menulis surat resign dengan memperhatikan contoh surat pengunduran diri dari Kerjoo!
Mengapa Surat Pengunduran Diri Itu Penting?
Surat pengunduran diri merupakan bentuk etika profesional. Ini tidak hanya tentang berpamitan, tetapi juga menjaga reputasi dan hubungan jangka panjang.
Bagi HR, surat resign kerja dapat menjadi dokumen resmi yang akan mempermudah administrasi, dari pemutusan hubungan kerja sampai penggajian terakhir.
Idealnya, surat pengunduran diri dapat diserahkan minimal dua minggu sebelum tanggal keluar (atau satu bulan) - one month notice.
Struktur Dasar Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri kerja biasanya ditulis secara personal, meskipun beberapa perusahaan memiliki template surat resign yang ditetapkan oleh HR saat kamu memutuskan untuk berhenti.
Nah, Kerjoo akan membahas bagaimana struktur surat pengunduran diri agar saat pengajuan resign, surat yang kamu tulis tampak profesional dan meninggalkan kesan yang baik bagi perusahaan.
Struktur surat pengunduran diri dapat ditulis sebagai berikut.
Informasi Pribadi Pengirim dan Perusahaan
Pada bagian pertama surat resign kerja, tuliskan informasi pribadi dan perusahaan dengan benar.
Sertakan nama lengkap, alamat, nomor telepon aktif, dan email.
Selain mempermudah pengarsipan, informasi ini dapat digunakan HR untuk mengurus administrasi lanjutan seperti BPJS, slip gaji terakhir, dan surat pengalaman kerja.
Tanggal Penulisan Surat
Tanggal penulisan surat merupakan acuan penting untuk mulai menghitung masa notice kamu.
Jadi, kalau kamu tulis suratnya tanggal 1 Juni dan notice period-nya dua minggu, maka hari terakhir bekerja seharusnya tanggal 15 Juni.
Salam Pembuka dan Pihak yang Dituju
Ingatlah bahwa apapun alasan pengunduran diri-mu, surat pengunduran diri ditulis untuk menjaga hubungan baik dengan rekan dan perusahaan di masa depan.
Untuk itu, mulailah surat resign dengan salam sopan, contohnya:
“Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan]”
Hindari pembukaan yang terlalu kaku atau terlalu santai
Pernyataan Resmi Pengunduran Diri
Tulis dengan jelas, padat, dan tegas. Misalnya:
Melalui surat ini, saya mengajukan pengunduran diri dari posisi [Nama Jabatan] di PT XYZ, terhitung sejak tanggal [tanggal efektif].
Hindari penulisan surat resign kerja dengan kalimat yang multitafsir atau menyiratkan seolah-olah kamu "masih mikir-mikir".
Tanggal Efektif Pengunduran Diri
Cara terbaik untuk menunjukkan profesionalisme-mu di tempat kerja adalah dengan mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri, atau tanggal terakhir bekerja secara jelas.
Biasanya, perusahaan punya kebijakan tentang notice period—misalnya 14 hari kerja atau 1 bulan sejak surat diajukan.
Dengan demikian, kamu telah membantu perusahaan untuk mengatur waktu untuk proses transisi tugas, atau handover kepada penggantimu.
Ucapan Terima Kasih (Opsional tapi Disarankan)
Meskipun bagian surat resign ini bersifat opsional, namun ini bisa menjadi nilai plus dalam surat.
Sebutkan satu atau dua hal yang kamu syukuri selama bekerja di sana. Bisa soal kesempatan, pembelajaran atau bahkan pengalaman kerja bareng tim yang menyenangkan.
Penawaran Bantuan Transisi (Opsional)
Kalau kamu benar-benar ingin meninggalkan kesan baik, tambahkan paragraf kecil tentang kesiapanmu membantu transisi.
Misalnya:
Saya siap membantu proses serah terima pekerjaan selama masa notice, termasuk memberikan pelatihan kepada pengganti saya jika diperlukan.
Dari sisi HR, ini adalah tanda bahwa kamu profesional hingga hari terakhir.
Kamu nggak cuma pamit baik-baik, tapi juga ingin memastikan tim yang kamu tinggalkan tetap bisa berjalan lancar.
Percaya deh, hal sekecil ini bisa sangat berarti.
Salam Penutup dan Tanda Tangan
Terakhir, akhiri surat resign kerja dengan salam penutup yang sopan, contohnya:
Hormat Saya,
[Nama Lengkap Kamu]
Tips Menulis Surat Pengunduran Diri yang Efektif
Kunci dari surat pengunduran diri yang baik, haruslah menggunakan bahasa yang sopan dan formal, tanpa menghilangkan nada yang positif dan bersahabat.
Jika kamu belum memahami sepenuhnya, berikut panduan menulis surat resign yang profesional dari Kerjoo.
Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal
Inti dari surat pengunduran diri yang profesional adalah penggunaan gaya bahasa. Sedekat apapun kamu dengan rekan kerja, jangan sampai kamu menggunakan bahasa slang/terlalu santai.
Perhatikan contoh surat pengunduran diri profesional yang sudah ada, dan pahami bagaimana surat resign dapat mencerminkan sikap profesional, jadi bijaklah dalam memilih kosa kata ketika menulis surat.
Jelas dan Ringkas
Panjang surat resign yang ideal? Cukup satu halaman. Seperti pada contoh surat pengunduran diri pada artikel ini.
Tidak perlu bertele-tele dan cukup sampaikan informasi penting secara padat dan lugas: pernyataan resign, posisi, tanggal efektif, dan ucapan terima kasih.
Fokus pada Masa Depan (Opsional)
Kalau merasa perlu, sebutkan sedikit soal rencana masa depan, misalnya ingin mengejar peluang baru atau pengembangan diri.
Namun ingat, bagian ini opsional. Jangan terlalu detail atau terlalu dramatis. Misalnya:
Saya berencana melanjutkan studi yang telah saya rencanakan sejak lama.
Atau seperti pada salah satu contoh surat pengunduran diri lainnya:
Saya menerima tawaran pekerjaan yang sejalan dengan tujuan karier saya ke depan.
HR akan senang apabila surat resign disertai dengan rencana matang setelah mengundurkand diri.
Namun tenang saja, HR juga tetap menghargai privasi karyawan mereka. Jadi, sampaikan seperlunya.
Perhatikan Ejaan dan Tata Bahasa
Terlihat sepele, namun ejaan dan tata bahasa sangat memengaruhi kesan surat resign kerja secara keseluruhan.
Typo, kalimat yang berantakan, atau struktur yang nggak konsisten bisa bikin surat pengunduran diri terlihat kurang serius.
Gunakan format surat resmi, seperti:
- spasi satu setengah atau dua,
- font standar seperti Times New Roman atau Arial,
- ukuran 11–12 pt.
Sampaikan Secara Langsung Terlebih Dahulu (Sebelum Surat)
Sebelum menyerahkan surat resign kerja ke HR ataupun atasan, sebaiknya bicarakan dulu secara langsung.
Ini bukan cuma soal sopan santun, tapi juga bentuk penghargaan kamu pada atasan yang sudah membimbing selama ini.
Satu obrolan ringan sebelum surat resmi bisa menjaga hubungan baik dengan perusahaan.
Simpan Salinan Surat
Terakhir, jangan lupa simpan salinan surat resign kerja kamu.
Bisa dalam bentuk cetak maupun digital. Kenapa? Karena kamu nggak pernah tahu kapan kamu akan membutuhkannya lagi.
Misalnya untuk verifikasi pengalaman kerja, proses rekrutmen di tempat baru, atau bukti pernah mengajukan pengunduran diri secara resmi.
Contoh Surat Pengunduran Diri untuk Berbagai Situasi (+Template)
Contoh surat pegunduran diri berikut dapat kamu sesuaikan dengan berbagai situasi.
Contoh Surat Pengunduran Diri Umum/Standar
Contoh surat pengunduran diri ini cocok untuk seluruh karyawan yang ingin resign tanpa alasan spesifik.
Surat resign kerja ini menggunakan bahasa formal, sopan, dan langsung ke poin utama. Cocok digunakan dalam situasi normal.
Contoh Surat Pengunduran Diri Tanpa Alasan (Netral)
Contoh surat resign kerja ini dapat digunakan apabila kamu ingin mengundurkan diri tanpa menyebutkan alasan personal secara spesifik.
Surat resign ini menggunakan bahasa netral dan fokus pada penghargaan terhadap pengalaman kerja.
Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Mendapatkan Tawaran Lain
Sementara apabila kamu resign kerja karena menerima tawaran pekerjaan dari perusahaan lain, gunakan contoh di bawah ini.
Surat resign kerja ini ditulis dengan tetap menjaga profesionalisme dan rasa terima kasih kepada perusahaan saat ini.
Contoh Surat Pengunduran Diri dengan Alasan Kesehatan/Keluarga
Digunakan untuk situasi pribadi seperti kondisi kesehatan atau kebutuhan keluarga yang mendesak.
Contoh surat resign kerja ini menyampaikan alasan secara empatik dan penuh pengertian, tetap menjaga batas profesional.
Contoh Surat Pengunduran Diri untuk Fresh Graduate
Surat resign kerja ini cocok untuk lulusan baru yang ingin resign dalam masa awal kerja karena alasan karier, ketidaksesuaian, atau kesempatan lain.
Nada tetap hormat meski pengalaman masih terbatas.
Contoh Surat Pengunduran Diri Notice Period Kurang dari Sebulan (dengan Persetujuan)
Contoh surat pengunduran diri notice period kurang dari sebulan dapat digunakan jika kamu harus keluar lebih cepat dari masa notice biasanya (dengan izin atasan atau HR).
Gaya bahasa tetap sopan, disertai penjelasan dan kesediaan membantu transisi.
Contoh Surat Pengunduran Diri untuk Karyawan Kontrak (Perjanjian Waktu Tertentu)
Template surat resign kerja ini dikhususkan untuk karyawan kontrak yang ingin mengakhiri hubungan kerja sebelum habis kontrak.
Memperhatikan klausul kontrak dan disusun secara legal-formal.
Contoh Surat Pengunduran Diri Bahasa Inggris
Terakhir adalah surat resign kerja Bahasa Inggris yang dapat digunakan apabila kamu bekerja untuk perusahaan multinasional.
Langkah Setelah Mengajukan Surat Pengunduran Diri
Setelah mengirimkan surat resign kerja, jangan langsung bersantai menunggu hari terakhir kerja.
Sebaliknya, lakukan beberapa upaya berikut.
Proses Handover Tugas
Handover tugas artinya membuat catatan dan dokumentasi yang jelas tentang apa saja yang dikerjakan.
Ini termasuk:
- Status proyek terakhir
- Siapa yang dihubungi untuk hal tertentu
- Akses akun
Ini akan membantu tim untuk menjalani masa transisi dengan baik.
Pengurusan Administrasi Keluar Perusahaan
Banyak yang lupa bahwa resign itu bukan sekadar pamit, tapi juga harus beres secara administratif.
HR akan bantu proses ini, tapi kamu juga wajib aktif menanyakan dan memastikan hal-hal penting seperti:
- BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan
- Klaim asuransi (apabila ada)
- Hak lain seperti Kompensasi dan Pesangon
Semuanya butuh waktu dan proses, jadi pastikan untuk selalu terbuka dengan HR.
Menjaga Jaringan Profesional
Last but not least, undur diri bukan berarti memutus hubungan.
Dunia kerja itu kecil banget, apalagi kalau kamu kerja di industri yang spesifik.
Jadi, jaga hubungan baik. Tetap say hi ke rekan kerja di LinkedIn, ucapan terima kasih yang tulus di grup kantor, atau bahkan ngopi bareng setelah kamu resmi keluar.
Contoh surat pengunduran ini dapat menjadi acuan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan cara yang terhormat dan profesional.
Dengan menggunakan bahasa yang sopan, menyampaikan terima kasih, dan menghindari nada negatif, kamu dapat meninggalkan kesan baik meskipun sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut.
