Contoh Tanda Terima: Format, Jenis, dan Cara Membuatnya

Teman-teman Kerjoo pernah bingung ketika diminta membuat tanda terima dokumen? Artikel contoh tanda terima ini mungkin akan sedikit membantu.

Contoh tanda terima surat yang baik tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi lho, tetapi juga mudah dipahami untuk menjadi transparansi transaksi.

Isi tanda terima dokumen harus memuat pihak terlibat, jenis transaksi; baik barang atau jasa, serta rincian metode pembayaran.

Jika Anda sudah menggunakan aplikasi absensi online Kerjoo, tanda terima surat ini dapat disimpan pada lembar catatan, atau dimanfaatkan untuk klaim/reimburse.

Nah seperti apasih contoh tanda terima yang baik? Berikut adalah rekomendasi dari Kerjoo.

Fungsi dan Manfaat Tanda Terima

Selain persyaratan legalitas tertentu, manfaat tanda terima ini meliputi:

1. Dokumentasi Resmi Transaksi

Mengutip Investopedia, beberapa perusahaan menggunakan tanda terima adalah bukti tertulis atas arus kas perusahaan.

Tanda terima dokumen ini juga dapat digunakan untuk kepentingan reimburse dana perusahaan yang perlu diganti.

Oleh karenanya, contoh tanda terima yang baik harus memuat rincian jenis transaksi, jenis vendor, metode bayar, pajak, hingga tanda tangan.

2. Dasar Pembuatan Anggaran

Dengan mengumpulkan semua bukti tanda terima, misalnya dalam periode tertentu, Anda dapat dengan mudah membuat dasar anggaran perusahaan.

Menurut Fyle, tanda terima dapat membantu mengelola keuangan dengan mengidentifikasi di mana saja anggaran dihabiskan dan berapa banyak alokasi di setiap kategori.

3. Kebutuhan Audit dan Pajak

Fungsi tanda terima lainnya adalah mempermudah proses audit internal dan pelaporan pajak.

Dalam audit internal, contoh tanda terima yang baik ini dapat digunakan untuk memverifikasi setiap pos dalam laporan keuangan.

Sementara terkait pajak, tanda terima menjadi dasar perhitungan penghasilan kena pajak dan pengurangan biaya.

Baca Juga: Contoh Form Reimbursement, Lengkap dengan Tips Pengajuan!

Format Tanda Terima

Secara umum, contoh tanda terima yang baik harus dilengkapi elemen berikut.

Judul Tanda Terima

Pada tanda terima dokumen, judul merupakan identitas yang menuliskan dengan jelas bahwa dokumen terkait adalah surat tanda terima.

Tuliskan judul dengan jelas, seperti "Surat Tanda Terima" atau "Bukti Penerimaan" di bagian heading surat.

Tanggal Surat Tanda Terima

Bagian ini bertujuan untuk memperjelas penerimaan tanda terima dokumen. Baik itu hari, tanggal, bulan, dan tahun surat.

Tanggal surat tanda terima juga dapat mempermudah audit ataupun arsip perusahaan.

Identitas Penerima dan Pengirim

Identitas penerima ini mencakup nama lengkap, jabatan, alamat, dan nomor kontak pihak terkait.

Begitu juga sebaliknya, identitas pengirim juga harus ditulis lengkap supaya dapat mempermudah verifikasi penerima.

Keterangan Tanda Terima Uang/Barang/Dokumen

Jelaskan secara rinci mengenai barang atau dokumen yang diterima, termasuk:

• Jenis barang
• Jumlah
• Kondisi (baik, rusak, dll.)
• Nomor seri (jika ada)
• Nilai (untuk uang)

Sebutkan alasan atau tujuan tanda terima barang atau dokumen tersebut.

Tanda Tangan dan Stempel (Opsional)

Baik penerima maupun pengirim harus menandatangani surat tanda terima sebagai bukti validasi dan tanda persetujuan.

Jika ada, stempel perusahaan atau lembaga yang bersangkutan dapat ditambahkan untuk memperkuat keabsahan dokumen.

Jenis-Jenis Tanda Terima Berdasarkan Transaksi

Berdasarkan jenisnya, contoh tanda terima barang dapat digunakan dalam jenis penerimaan di bawah ini:

1) Tanda Terima Barang

Digunakan untuk mencatat penerimaan berbagai jenis barang, mulai dari barang dagangan hingga barang inventaris.

Contoh tanda terima barang yaitu surat jalan dan bon pengeluaran barang.

2) Tanda Terima Uang

Jenis tanda terima ini paling umum digunakan dan banyak ditemui dalam proses transaksi tunai maupun non-tunai.

Contoh tanda terima uang yaitu: bukti pembayaran, kwitansi, ataupun surat setoran.

3) Tanda Terima Jasa

Merupakan bukti perjanjian atas suatu pekerjaan yang akan dilakukan, dan juga berfungsi sebagai tanda terima pembayaran jika pembayaran dilakukan di muka.

Contoh tanda terima ini biasanya berupa nota dinas, yang digunakan dalam institusi tertentu untuk mencatat penerimaan jasa atau layanan.

4) Tanda Terima Dokumen

Digunakan untuk mencatat penerimaan berkas atau dokumen penting, seperti sertifikat, ijazah, atau kontrak.

Tanda terima dokumen dapat berupa berita acara serah terima, yang mencatat proses serah terima dokumen atau aset secara lengkap.

Cara Membuat Tanda Terima yang Profesional

Sebagai bukti tertulis penerimaan, kunci utama membuat tanda terima adalah jelas dan dapat dipahami pihak manapun.

Transparansi juga penting dalam tanda terima, seperti kejelasan nama dan jenis transaksi apa yang dilakukan.

Supaya tanda terima terlihat profesional, berikut beberapa tips yang bisa sahabat Kerjoo ikuti.

1. Tentukan format dokumen, gunakan template tanda terima yang sudah ada, atau buat kembali dari awal menggunakan aplikasi seperti Google Docs.
2. Tuliskan informasi dasar, seperti nama, alamat, tanggal, dan logo perusahaan untuk memperkuat branding.
3. Tuliskan rincian transaksi secara detail, seperti jenis transaksi, jumlah pembayaran, dan metode pembayaran apabila melibatkan nominal tertentu.
4. Bubuhkan tanda tangan atau stempel, ini merupakan bukti bahwa tanda terima yang digunakan adalah sah. Kemudian simpan salinan dokumen dalam bentuk digital untuk arsip.

Contoh Tanda Terima Sederhana untuk Berbagai Keperluan

Di bawah ini merupakan contoh tanda terima sederhana, namun tetap detail yang dapat disesuaikan untuk berbagai keperluan.

1) Contoh Tanda Terima Pembayaran

Tanda terima pembayaran dibuat dengan memperhatikan detail transaksi, seperti nomor kwitansi ataupun invoice dan jenis barang/jasa yang dibeli.

Contoh tanda terima pembayaran dapat dilihat seperti gambar di bawah ini.

2) Contoh Tanda Terima Barang

Sementara contoh tanda terima barang dibuat dengan memperhatikan detail barang, mulai dari jumlah dan kondisi saat diterima.

Berikut adalah contoh lengkapnya.

3) Contoh Tanda Terima Donasi

Hampir sama dengan tanda terima uang atau pembayaran, contoh tanda terima donasi juga harus mencantumkan detail nominal dan nama donatur.

Selain transparan, bukti tanda terima donasi dapat menjadi arsip penerima donasi. Berikut adalah contohnya.

Tips saat menyesuaikan template:

Periksa kembali semua informasi supaya tidak ada masalah di kemudian hari. Contoh tanda terima dan template gratis dari Kerjoo dapat diunduh melalui tautan di bawah ini.

Tips Saat Menulis Tanda Terima

Beberapa tips tambahan saat menulis atau menyesuaikan contoh tanda terima, yaitu:

1. Tulis tanda terima dengan jelas, hindari penggunaan singkatan atau istilah ambigu yang tidak dipahami salah satu pihak.
2. Informasi harus detail, nama penerima, deskripsi baran/jasa, jumlah, dan tanggal penerimaan ditulis dengan jelas dan tersusun rapi.
3. Periksa kembali angka, jumlah, sebelum mencetak. Hindari salah ketik/typo dalam dokumen tanda terima.
4. Gunakan format yang sudah terstandar. Hindari mengganti-ganti format yang sudah digunakan.

Setelah menulis tanda terima, simpan dalam format template dokumen yang mudah diikuti supaya lebih mudah disesuaikan ketika dibutuhkan.

Perbedaan Tanda Terima dan Invoice

Invoice adalah dokumen yang digunakan untuk menagih pembayaran.

Sementara tanda terima dokumen adalah bukti penyelesaian transaksi. Invoice menunjukkan bahwa pembayaran masih harus dilakukan.

Perbedaan Utama:

1. Fungsi: Tanda terima adalah bukti transaksi selesai, sedangkan invoice untuk penagihan. Nomor invoice akan tertulis jelas dalam tanda terima jika transaksi selesai.
2. Waktu Penerbitan: Tanda terima diterbitkan setelah transaksi, sedangkan invoice sebelum transaksi selesai.
3. Elemen Dokumen: Invoice biasanya mencantumkan tenggat waktu pembayaran, sedangkan tanda terima tidak.

Kapan Menggunakan Keduanya?

Misalnya, pada bisnis manufaktur atau sistem manajemen rantai pasok, invoice diberikan terlebih dahulu untuk mencatat pesanan, sementara tanda terima dicetak setelah pembayaran selesai.

Pentingnya Tanda Terima dalam Pengelolaan Keuangan Bisnis

Sama halnya dengan invoice, tanda terima penting digunakan untuk melacak transaksi, memastikan semua aliran barang ataupun barang tercatat dengan baik.

Tanda terima juga penting untuk melaporkan masalah pajak, ataupun kepentingan administrasi lainnya yang berhubungan dengan kebijakan keuangan.

Misalnya, untuk merancang anggaran bisnis, melindungi dari klaim atau sengketa transaksi, ataupun sekedar arsip perusahaan.

Studi Kasus Penggunaan Tanda Terima di Bisnis Ritel

Dalam bisnis ritel, tanda terima biasanya diberikan ketika perusahaan memesan barang tertentu kepada pemasok.

Misalnya, pada bentuk sistem just in time, pemasok akan mencetak tanda terima barang sebagai bukti bahwa bahan baku sudah diterima dengan baik.

Dampaknya? Baik pemasok ataupun perusahaan pemesan dapat mengetahui bagaimana kondisi barang ketika diterima.

Apabila ada kesalahan, dapat menjadi evaluasi bagi kedua belah pihak untuk memperbaiki kondisi barang pada pengiriman berikutnya.

Mengubah Tanda Terima Manual menjadi Digital

Di era digital, aplikasi Invoice2Go ataupun QuickBooks dapat membantu teman-teman Kerjoo untuk membuat contoh tanda terima digital.

Beberapa keuntungan menggunakan tanda terima digital, yaitu:

1. Efisiensi Waktu: Tidak perlu mencetak tanda terima, cukup kirimkan melalui email atau aplikasi.
2. Mengurangi Biaya Operasional: Menghemat penggunaan kertas dan tinta.
3. Mudah Diarsipkan: Tanda terima digital dapat disimpan di perangkat atau cloud.

Fitur ini bekerja seperti fitur payroll di aplikasi absensi online Kerjoo. Teman-teman hanya perlu menginput nominal/jenis transaksi, kemudian mencetaknya secara otomatis.

Etika dan Legalitas dalam Penggunaan Tanda Terima

Tanda terima harus jelas, lengkap, dan bebas dari kesalahan untuk menghindari interpretasi yang salah.

Mengubah tanda terima secara tidak sah dapat menimbulkan konsekuensi hukum pemalsuan dokumen, ataupun hilangnya reputasi atas kesalahan dan penipuan.

Untuk menjaga legalitas tanda terima dokumen, Anda sebaiknya:

• Menghindari perubahan dokumen setelah diberikan.
• Menyimpan salinan asli untuk referensi jika diperlukan.
• Gunakan perangkat lunak terpercaya untuk memastikan keabsahan dokumen digital.

Kesimpulan

Contoh tanda terima adalah dokumen yang dapat digunakan untuk menjaga kepercayaan, transparansi, dan kejelasan dalam setiap transaksi.

Dengan memahami format, jenis, dan cara membuatnya, teman-teman Kerjoo dapat memastikan tanda terima terlihat profesional dan bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat.

Selalu jaga keakuratan dan integritas dokumen ini, karena tanda terima adalah aset penting dalam pengelolaan keuangan bisnis Anda.