E-Absensi Web Mobile, Apa Saja Manfaatnya untuk Perkantoran?

Teknologi yang semakin canggih menjadikan segala hal lebih praktis dari sebalum-sebelumnya. Contohnya adalah kantor-kantor yang menggunakan e-absensi web mobile.

Penggunaannya yang diujikan di beberapa instansi pemerintah juga bukan sekadar formalitas. Memang ada banyak manfaat yang bisa dirasakan ketika dibanding absensi konvensional.

Bagaimana cara kerja e-absensi web mobile? Ini adalah metode untuk pelaporan kehadiran karyawan dan pegawai, atau bahkan siswa di sekolah dengan aplikasi. Melalui koneksi internet atau wireless, kemudian dikirim datanya ke server pusat, dan diolah atau dimonitor.

Di instansi atau perkantoran, metode absensi yang baru seperti ini diharapkan bisa memudahkan proses pengelolaan data pegawai. Penggunaan e-absensi web mobile sudah diujikan di beberapa instansi, misalnya Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

Manfaat Menggunakan E-Absensi Web Mobile di Perkantoran

Baik sistem absen mobile atau konvensional, memang keduanya memberi manfaat masing-masing. Tapi, seiring berjalannya waktu, efektivitasnya akan terbukti.

Berikut ini adalah manfaat penggunaan sistem absensi mobile buat para penggunanya atau kantor yang menerapkan.

1. Faktor Keamanan Data

Ada kalanya sesuatu yang dilakukan online, memicu kecurigaan seperti keamanan data. Tapi, data pada sistem absensi mobile tidak bocor, tertukar, apalagi disalahgunakan. Masing-masing pengguna punya data diri yang berbeda.

Seperti aplikasi absensi online Kerjoo yang menyimpan dan mengelola macam-macam informasi pengguna yang semuanya telah disetujui oleh pengguna layanan. Data tersebut digunakan, antara lain untuk keperluan;

• Pengelolaan data absensi
• Mengatur sistem jadwal karyawan
• Mengelola data divisi karyawan
• Menerapkan syarat dan ketentuan

Kerjoo juga menjamin tidak adanya penjualan, pengalihan, distribusi atau meminjamkan informasi atau data pribadi pengguna ke pihak lain, tanpa izin dari pengguna.

2. Mengatasi Human Error

Mencatat dengan cara manual bukan hanya butuh waktu lama, tapi juga rentan terjadi kesalahan yang dilakukan manusia. Seperti pada bidang lain, kesalahan manusia (human error) bisa terjadi karena berbagai faktor, seperti konsentrasi yang tidak stabil.

Jika terjadi berulang, hal seperti ini akan mempengaruhi citra perusahaan dan kurang mendukung produktivitas karyawan. Karena itu, dengan e-absensi web mobile, maka human error akan lebih teratasi.

3. Hemat Biaya Operasional

Selama ini absensi fingerprint termasuk populer digunakan di perkantoran. Sistem absensi sidik jari bahkan sudah biasa juga digunakan oleh universitas dan sekolah.

Tapi, penggunaannya membutuhkan waktu lebih lama untuk mendata sidik jari, sehingga bisa dideteksi mesin. Selain itu, sistemnya perlu diperbarui kembali saat ada tim baru.

Kelemahannya dari sistem absensi sidik jari yaitu perlunya budget khusus untuk operasional perangkat ini. Apalagi jika di kantor ada ratusan orang. Itulah mengapa, aplikasi absensi online jauh lebih efisien dari segi operasional.

4. Sangat Fleksibel

Dengan aplikasi, maka kehadiran karyawan bisa dipantau terpusat menggunakan layanan web. Kelebihan lain dari e-absensi web mobile yaitu karyawan bisa melakukan proses absensi meskipun tidak sedang ada di kantor.

Hal ini sangat mendukung fleksibilitas. Tidak hanya untuk yang kerja remote, tapi ini cocok juga untuk karyawan yang banyak pekerjaan lapangan, contohnya sales dan marketing. Bisa juga untuk pegawai di instansi yang sedang hadir dalam rapat di luar wilayah kantor.

5. Bisa Memantau secara Real Time

Keunggulan dari aplikasi ini juga bisa memantau data karyawan secara real time. Dengan keunggulan tersebut, maka urusan pendataan kehadiran tidak repot lagi.

Begitu juga jika ada keterlambatan setiap hari tidak perlu mengecek secara manual di komputer kantor. Adanya sinkronisasi data menjadikan segala sesuatunya lebih efisien. Begitu juga Kerjoo yang merupakan aplikasi HR berbasis cloud dan SAAS.

SaaS adalah kepanjangan dari Software as a Service, artinya aplikasi Kerjoo memberi layanan aplikasi yang bisa digunakan langsung oleh penggunanya tanpa harus memikirkan bagaimana datanya disimpan ataupun cara untuk merawat aplikasi.

6. Prosedur Izin dan Cuti Lebih Mudah

Urusan izin dan cuti memang sudah seharusnya dipersiapkan, karena itu adalah hak karyawan. Dengan Kerjoo, karyawan dapat mengisi permohonan cuti dari mana pun.

Permintaan izin atau cuti diajukan karyawan dengan aplikasi mobile, kemudian HR memberi persetujuan. Sistem akan otomatis mencatat data izin atau cuti karyawan.

Karyawan yang bersangkutan juga bisa upload bukti izin dengan berupa foto surat dokter atau bukti lain yang mendukung. Untuk efektivitas kerja, HR juga bisa menentukan pembatasan waktu pengajuan cuti maksimal karyawan.

Dengan demikian HR dapat memastikan bahwa operasional perusahaan tetap berjalan lancar.

Masih ada lagi beberapa manfaat lain yang bisa didapatkan. Tentunya manfaat itu bisa lebih optimal jika diterapkan sesuai panduan penggunaan.

Beberapa jenis aplikasi absensi memang bisa saja menawarkan fitur berbeda. Setiap fitur dibuat untuk memudahkan segala urusan pekerjaan. Jadi, apakah kantor Anda sudah menggunakan e-absensi web mobile?

Selain aplikasi absensi, di kantor juga perlu beberapa aplikasi yang menunjang pekerjaan. Apa saja aplikasi yang dibutuhkan?

1. Tempat Diskusi Pekerjaan

Membahas pekerjaan kantor tidak harus bertemu langsung, tapi bisa melalui aplikasi seperti Slack, Trello, Google Hangouts, Discord, dll. Tim yang tergabung di dalamnya bisa saja membuat chat group atau share dokumen.

2. Aplikasi Scanner Dokumen

Sering kali di kantor perlu mengubah versi dokumen dari hard copy ke soft copy. Tidak perlu memakai scanner manual, sekarang bisa pakai Tiny Scanner yang bisa diinstal dalam smartphone masing-masing.

3. Pengatur Jadwal Meeting

Misalnya dalam sehari ada beberapa meeting yang dilakukan, tidak usah khawatir lagi. Misalnya aplikasi GoToMeeting yang juga bisa memungkinkan untuk menggunakan fitur kamera dan berbagi data presentasi.

4. Tanda Tangan Digital

Tanda tangan digital semakin banyak digunakan oleh perusahaan atau individu ketika ada berbagai keperluan yang membutuhkan dokumen digital. Apalagi setelah masa pandemi virus Covid, segala hal diupayakan bisa lebih praktis melalui teknologi digital.

Apapun itu aplikasi yang digunakan, poin pentingnya adalah bagaimana menerapkan sesuatu yang lebih praktis. Mulai dari aplikasi absensi dan aplikasi lainnya, semua perlu dioptimalkan.

Kesimpulan

E-absensi web mobile memang bisa dilakukan secara online dan sistemnya mudah untuk diterapkan, karena penggunanya bisa dari manapun dan kapanpun.

Belum terlambat jika saat ini Anda ingin lebih mendukung produktivitas tim, salah satunya dengan menggunakan aplikasi yang mudah digunakan.

Aplikasi absensi online Kerjoo juga sudah bisa mendeteksi bila di HP karyawan juga menggunakan aplikasi pemalsuan lokasi seperti Lockito, Fake GPS, Fake GPS Location, GPS Emulator, Fake Live Location, Location Changer.

Informasi yang detail lokasi absensi karyawan dapat diakses secara real time oleh perusahaan di dashboard admin.