Apa Saja Manfaat dari Business Process Outsourcing (BPO)?

Business Process Outsourcing (BPO) telah menjadi solusi yang semakin populer bagi perusahaan-perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional.

Dengan meng-outsource beberapa proses bisnis kepada perusahaan yang khusus dalam mengelolanya, perusahaan dapat fokus pada kegiatan yang lebih strategis. Pelayanan kepada pelanggan pun menjadi lebih baik.

Namun, menemukan partner BPO yang tepat dan mengelola proses outsourcing dengan benar tidak selalu mudah. Dalam artikel ini, kita akan membahas contoh dan bentuk, manfaat penerapan BPO, cara menemukan partner yang tepat, dan tips sukses dalam mengelola proses outsourcing.

Contoh dan Bentuk Kegiatan BPO, Apa Saja?

Berikut adalah contoh dan bentuk kegiatan Business Process Outsourcing di perusahaan.

• Layanan terkait pelanggan: Ini termasuk proses seperti layanan pelanggan, dukungan teknis, telemarketing, dan informasi produk.
• Layanan terkait keuangan dan akuntansi: Piutang usaha, hutang dagang, pembukuan, dan pemrosesan pengembalian pajak adalah beberapa layanan yang termasuk dalam kategori ini.
• Layanan terkait sumber daya manusia (human resource): Layanan seperti pemrosesan penggajian, rekrutmen karyawan, dan pelatihan termasuk dalam kategori ini.
• Layanan terkait pemasaran dan penjualan: Layanan seperti perolehan prospek, riset pasar, dan dukungan penjualan termasuk dalam kategori ini.

Bentuk dari layanan Business Process Outsourcing adalah:

1. Knowledge Process Outsourcing (KPO)

Bentuk pertama adalah Knowledge Process Outsourcing (KPO) yaitu outsourcing kegiatan bisnis inti yang terkait dengan informasi. KPO melibatkan mengontrakkan pekerjaan kepada individu yang biasanya memiliki gelar tinggi dan keahlian di bidang khusus.

Partner outsourcing tidak hanya menjalankan proses atau fungsi bisnis tertentu, tapi juga untuk berkontribusi karena keahliannya.

2. Legal Process Outsourcing (LPO)

Selanjutnya adalah Legal Process Outsourcing (LPO) atau proses hukum dan legal. Sesuai dengan namanya, ini adalah bentuk BPO untuk layanan hukum. Misalnya untuk konsultasi, menyusun dokumen hukum, serta penelitian hukum.

3. Research Process Outsourcing (RPO)

Selanjutnya adalah Research Process Outsourcing (RPO) atau proses penelitian. Hal ini berkaitan fungsi penelitian atau analisis. Contoh organisasi yang menerapkan RPO pada layanannya antara lain; perusahaan investasi, perusahaan biotek, dan agen pemasaran.

Manfaat Penerapan Business Process Outsourcing (BPO)

Berikut ini beberapa manfaat penerapan BPO di perusahaan:

1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Dengan outsourcing beberapa proses bisnis, maka perusahaan dapat fokus pada kegiatan yang lebih strategis dan meningkatkan produktivitasnya. Pembagian tugas pada tim internal pun jadi lebih optimal.

2. Mengurangi Biaya

BPO dapat mengurangi biaya operasional perusahaan dengan cara mengalihkan beberapa kegiatan kepada perusahaan lain yang memiliki biaya lebih rendah. Budget perusahaan pun menjadi lebih baik seiring waktu.

3. Meningkatkan Kualitas Pelayanan

Perusahaan yang khusus dalam mengelola proses bisnis tertentu dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dibandingkan perusahaan yang tidak fokus pada proses tersebut. Karena memang sejak awal BPO fokus dengan profesionalitas di bidang masing-masing.

4. Mengakses Teknologi Terbaru

Dengan meng-outsource kegiatan kepada perusahaan yang memiliki teknologi terbaru, perusahaan dapat mengakses teknologi tersebut tanpa harus membeli atau mengembangkannya sendiri. Dampaknya bisa lebih luas, misalnya untuk mempermudah kegiatan manajemen karyawan.

5. Memperluas Pasar

Pada level tertentu BPO dapat membantu perusahaan memperluas pasarnya ke negara-negara lain. Caranya adalah dengan outsourcing kegiatan kepada perusahaan yang memiliki keahlian dalam bahasa dan budaya negara tersebut.

6. Meningkatkan Fleksibilitas

BPO dapat membantu perusahaan mengadaptasi diri terhadap perubahan-perubahan yang terjadi di pasar dengan mudah, karena perusahaan dapat dengan cepat mengalihkan kegiatan ke perusahaan lain yang lebih sesuai.

Bagaimana Cara Kerja Business Process Outsourcing (BPO)?

Cara kerja Business Process Outsourcing pada umumnya terdiri dari beberapa tahap, yaitu:

1. Identifikasi Proses Bisnis

Pertama-tama, perusahaan yang ingin melakukan BPO harus mengidentifikasi proses bisnis yang dapat diterapkan outsourcing. Ini bisa berupa proses administrasi, keuangan, atau layanan pelanggan, misalnya.

2. Pencarian Partner BPO

Setelah mengidentifikasi proses bisnis yang akan di-outsource, perusahaan tersebut kemudian akan mencari partner BPO yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan BPO tersebut.

3. Negosiasi Kontrak

Setelah menemukan partner BPO yang sesuai, perusahaan tersebut kemudian akan melakukan negosiasi kontrak dengan perusahaan BPO tersebut. Kontrak ini akan mencakup detail tentang proses BPO yang akan di-outsource, jangka waktu kontrak, dan biaya yang dibutuhkan.

4. Penyerahan Proses Bisnis

Setelah kontrak disepakati, perusahaan BPO kemudian akan menerima proses bisnis yang dilakukan outsourcing dari perusahaan yang membutuhkan BPO. Proses ini bisa dilakukan secara bertahap atau sekaligus, tergantung pada kebutuhan perusahaan.

5. Monitoring dan Evaluasi

Selama proses BPO berlangsung, perusahaan yang membutuhkan BPO akan terus memantau dan mengevaluasi proses BPO yang sedang berjalan. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses BPO tersebut berjalan sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan.

Tips Menemukan Partner BPO

Untuk menemukan partner Business Process Outsourcing (BPO), ada beberapa tips yang dapat Anda pertimbangkan:

- Tentukan Tujuan dan Kebutuhan BPO Anda

Sebelum mencari partner BPO, pastikan Anda sudah menentukan tujuan dan kebutuhan BPO Anda dengan jelas. Ini akan membantu Anda menemukan partner yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

- Cari Tahu tentang Reputasi Perusahaan BPO

Jika Anda sudah memiliki beberapa perusahaan yang menyediakan jasa BPO yang menarik perhatian Anda, carilah informasi tentang reputasi perusahaan tersebut.

Anda dapat mencari tahu melalui review dan testimoni dari pelanggan mereka atau bertanya kepada rekan atau kolega yang mungkin pernah bekerja sama dengan perusahaan tersebut.

- Bandingkan Harga dan Layanan

Setelah mengetahui reputasi perusahaan BPO, selanjutnya Anda dapat membandingkan harga dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut dengan perusahaan BPO lainnya. Pilihlah partner BPO yang memberikan harga yang wajar dan layanan yang memenuhi kebutuhan Anda.

- Tentukan Jenis Kontrak yang Sesuai

Sebelum memutuskan bekerja sama dengan suatu perusahaan BPO, pastikan Anda sudah memahami jenis kontrak yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut.

Ada beberapa jenis kontrak yang dapat Anda pertimbangkan, seperti kontrak jangka panjang atau pendek, kontrak proyek atau kontrak layanan berkala.

- Buat Daftar Pertanyaan

Sebelum melakukan negosiasi dengan perusahaan BPO, siapkan daftar pertanyaan yang ingin Anda tanyakan. Ini akan membantu Anda untuk lebih memahami kemampuan perusahaan tersebut dan memastikan bahwa perusahaan tersebut cocok dengan kebutuhan dan tujuan BPO Anda.

Jangan ragu untuk bertanya. Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang proses BPO, jangan ragu untuk bertanya kepada perusahaan BPO yang Anda pertimbangkan.

Ini akan membantu Anda untuk memahami bagaimana perusahaan tersebut bekerja dan apakah perusahaan tersebut sesuai dengan kebutuhan dan tujuan BPO Anda.

Kesimpulan

Business Process Outsourcing (BPO) merupakan suatu kegiatan yang membagi tugas-tugas yang dilakukan oleh perusahaan kepada perusahaan lain yang memiliki keahlian dan teknologi yang lebih baik untuk mengerjakannya.

Dengan BPO, maka banyak kegiatan operasional bisnis yang lebih efisien. Sistem kerja yang berjalan pun lebih mudah dievaluasi hasilnya.

Untuk proses efisiensi yang maksimal, Anda bisa mempercayakan kebutuhan teknologi presensi kehadiran kepada perusahaan lain yang menyediakan layanan aplikasi absensi online seperti Kerjoo. Coba daftar gratis dan temukan fitur Kerjoo yang paling sesuai kebutuhan Anda.