Pengertian Jobdesc atau Job Description: Karyawan Wajib Tahu

Setiap karyawan yang bekerja tentu memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut semestinya sesuai dengan porsi kemampuan mereka. Tugas dan tanggung jawab yang diemban karyawan ini disebut sebagai jobdesc atau jobdesk. Apa itu jobdesc atau jobdesk? Sebelum membahas lebih lanjut, Kerjoo akan membahas penulisan kata ini sendiri karena banyak orang masih kebingungan penulisan mana yang benar antara jobdesc dan jobdesk.

Jobdesc atau Jobdesk?

Perlu diketahui bahwa istilah jobdesc merupakan singkatan dua kata dari Bahasa Inggris yaitu job description. Apabila dipahami dalam Bahasa Inggris, susunan dua kata ini tepat dan memiliki arti deskripsi pekerjaan. Ini sesuai dengan pengertian jobdesc yang akan dibahas pada uraian di artikel ini. Sedangkan, jobdesk merupakan singkatan dari jobdeskripsi yang terdiri dari Bahasa Inggris (job) dan Bahasa Indonesia (deskripsi). Apabila dinalar, susunan kedua kata ini cenderung kurang tepat. Selain itu, jobdesk dapat pula mengacu pada meja kerja (job desk), produk yang dihasilkan oleh tukang kayu. Hal ini kurang sesuai dengan pemahaman deskripsi pekerjaan yang diketahui orang-orang selama ini.

Berdasarkan uraian tersebut, penulisan yang benar adalah jobdesc. Jangan sampai salah menulis, apalagi jika Anda adalah karyawan di perusahaan multinasional. Hal ini perlu dimengerti dan diterapkan untuk menghindari salah paham.

Setelah memahami penulisan yang benar, Anda perlu mengetahui apa itu jobdesc. Pengertian jobdesc akan dijelaskan secara lebih rinci pada paragraf di bawah ini.

Pengertian Jobdesc

Menurut Gary Dessler dalam A Framework for Human Resource Management, jobdesc adalah pernyataan yang memuat tugas apa saja yang harus dilakukan karyawan, cara melakukannya, dan dalam situasi apa pekerjaan tersebut dilakukan. Jobdesc umumnya berupa dokumen yang menjelaskan syarat, kewajiban, tanggung jawab pekerjaan, dan kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk posisi atau jabatan tertentu. Singkatnya, rangkaian ini disebut sebagai gambaran pekerjaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Setiap karyawan bekerja dengan mengacu pada jobdesc masing-masing, sehingga bisa dikatakan bahwa jobdesc merupakan panduan atau pegangan bagi karyawan.

Dilansir dari Betterteam, jobdesc yang rinci juga memuat tolak ukur keberhasilan pekerjaan. Tolak ukur ini digunakan sebagai evaluasi kinerja karyawan yang menempati posisi atau jabatan yang bersangkutan. Hasil evaluasi tersebut dapat digunakan sebagai pembelajaran bagi karyawan saat melakukan tugasnya di masa depan.

Mengapa Jobdesc Penting?

Jobdesc adalah sesuatu yang sangat penting dalam dunia kerja. Jobdesc membantu karyawan dalam memetakan tugas dan tanggung jawab yang dikerjakan. Dengan demikian, karyawan dapat bekerja dengan lebih efektif dan mencapai target dengan baik. Selain itu, jobdesc yang disusun dengan jelas dapat meminimalisir pekerjaan yang tumpang tindih. Karyawan tidak saling mencampuri tugas satu sama lain dan mengetahui batasan kerjanya. Apabila karyawan tetap fokus pada pekerjaannya sendiri dan tidak mencampuri tugas satu sama lain, hubungan kerja sama yang baik kantar karyawan akan tercipta. Dengan demikian, suasana kerja dapat menjadi lebih kondusif.

Tim HRD (Human Resources Development) sebaiknya mencantumkan jobdesc saat melakukan rekrutmen karyawan baru. Tindakan ini dapat membantu calon kandidat untuk menentukan apakah posisi yang akan ia lamar sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki. Selain itu, mereka juga dapat menentukan apakah mereka benar-benar menginginkan posisi tersebut. Hal ini juga memberi keuntungan bagi perusahaan. Lamaran yang masuk kepada mereka akan sesuai dengan kualifikasi posisi yang dicari.

Secara spesifik, jobdesc memiliki manfaat bagi manajer dalam memimpin operasi harian perusahaan. Dengan adanya jobdesc, manajer dapat memantau kinerja karyawan sehari-hari. Selain itu, manajer juga dapat menggunakan jobdesc untuk memotivasi karyawan dalam mengerjakan tugasnya. Sebab, karyawan akan lebih termotivasi untuk bekerja apabila deskripsi tugasnya tertera dengan jelas.

Sementara itu, bagi HRD, jobdesc yang ditulis dengan jelas dapat memperlancar proses rekrutmen dan menarik banyak calon kandidat yang layak untuk maju ke tahap wawancara atau asesmen. Jobdesc yang disusun dengan baik dan jelas akan menarik minat calon kandidat yang memang memiliki kemampuan atau pengalaman di bidang yang dicari. Apabila ditinjau dari fungsi HRD sebagai perencana karir, jobdesc bermanfaat dalam menempatkan karyawan sesuai peran dan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian, perencanaan karir menjadi lebih mudah. Lebih lanjut lagi, jobdesc penting bagi job evaluator dalam menimbang dan membandingkan suatu jabatan dengan jabatan lain di perusahaan. Deskripsi tugas yang tercantum pada jobdesc dapat membantu mereka untuk mengevaluasi tugas dan tanggung jawab setiap jabatan atau posisi yang ada di perusahaan.

Menyusun Jobdesc yang Baik

Proses menyusun jobdesc merupakan salah satu upaya untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan kondusif bagi seluruh pihak dalam perusahaan. Seperti yang telah disebutkan di atas, dengan adanya jobdesc, setiap individu menjadi paham dan fokus pada tugas mereka. Hal ini tentunya menjadi sesuatu yang baik apalagi jika perusahaan Anda memiliki banyak divisi.

Kualifikasi

Sebenarnya tidak ada format yang pasti dalam penyusunan jobdesc. Namun, jika Anda adalah pihak yang bertugas untuk menyusun jobdesc suatu jabatan atau posisi, Anda dapat mempertimbangkan beberapa kualifikasi penyusunan jobdesc yang baik. Menurut Ardana dkk dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Sumber Daya Manusia”, ada enam kualifikasi yang perlu menjadi perhatian dalam penyusunan jobdesc. Kualifikasi tersebut diuraikan secara singkat di bawah ini:

1. Sistematis

Jobdesc memuat komponen-komponen yang memiliki fungsi tertentu dan tersusun dalam suatu sistem yang mudah dipahami.

2. Jelas

Pembaca dapat memahami isi dan maksud jobdesc dengan jelas dan tidak meragukan.

3. Ringkas

Jobdesctidak perlu menggunakan kalimat yang bertele-tele karena hanya akan menghabiskan waktu. Sebagiknya gunakan kalimat atau kata-kata yang singkat.

4. Tepat

Uraian yang terkandung dalam jobdesc harus memberikan pengertian yang sesuai dan tepat dengan pekerjaan supaya pembacanya dapat memperoleh gambaran yang sama dengan kenyataannya nanti.

5. Taat azas

Uraian yang terkandung dalam jobdesc dapat menunjukkan arah dan maksud yang sama dan tidak saling bertentangan satu sama lain.

6. Akurat

Jobdesc disusun dengan teliti, menjelaskan keadaan dengan lengkap, tidak kurang, tetapi juga tidak berlebihan.

Tips

Setelah mengetahui kualifikasi penyusunan jobdesc, Anda dapat mulai menyusun jobdesc. Terkait hal ini, ada beberapa tips yang dapat Anda coba. Simak poin-poin di bawah ini.

1. Riset dan analisis

Lakukan riset dan analisis tentang posisi yang akan dibuat jobdescnya. Anda dapat berkonsultasi dengan user atau manajer terkait hal ini. Cari tahu keterampilan, kemampuan, dan tanggung jawab apa yang dibutuhkan posisi tersebut.

2. Pastikan susunan jobdesc rapi dan mudah dipahami

Jobdesc yang disusun dengan rapi dan terstruktur menjadi cerminan perusahaan. Usahakan untuk menyusun jobdesc dengan kata-kata yang sesuai dengan target yang dicari. Pastikan kalimatnya juga mudah dipahami dan tidak berbelit-belit.

3. Spesifik

Sertakan kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan dengan spesifik. Hal ini dilakukan agar pembaca mendapat gambaran jelas tentang posisi yang dimaksud.

Kesimpulan

Peran jobdescatau job description amat penting bagi banyak pihak dalam perusahaan. Jobdesc memberi gambaran jelas tentang tugas dan tanggung jawab individu yang menempati posisi yang bersangkutan. Dalam penyusunannya pun, jobdesc harus memenuhi beberapa kriteria agar mudah dipahami.

Pastikan karyawan hadir dan melaksanakan tugasnya sesuai jobdesc. Anda dapat menggunakan aplikasi absensi online Kerjoo untuk memantau kehadiran karyawan secara online. Dengan Kerjoo, pengelolaan absensi dan data karyawan dapat dilakukan dengan lebih praktis.