Jobdesk: Pengertian, Contoh, dan Tips Menyusun yang Efektif

Apa Itu Jobdesk?

Jobdesk adalah deskripsi pekerjaan, atau rincian tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang diperlukan untuk suatu posisi di perusahaan.

Ketika menyusun deskripsi kerja, penting untuk mencari tahu apa itu jobdesk dan tips menyusun yang efektif.

Ini karena jobdesk nantinya dapat digunakan sebagai panduan dalam menentuan posisi, peran, dan kontribusi tiap karyawan di perusahaan.

Dengan adanya jobdesk, perusahaan dan tim HR dapat terbantu untuk melakukan perekrutan, evaluasi kinerja, hingga pengembangan diri karyawan.

Sementara apabila dari sisi karyawan, jobdesk membantu mereka untuk memahami apa yang harus dikerjakan dan apa yang diharapkan.

Pengertian Jobdesk Menurut Ahli

Menurut Gary Dessler dalam A Framework for Human Resource Management, jobdesk adalah pernyataan yang memuat tugas apa saja yang harus dilakukan karyawan, cara melakukannya, dan dalam situasi apa pekerjaan tersebut dilakukan.

Job description umumnya berupa dokumen yang menjelaskan syarat, kewajiban, tanggung jawab pekerjaan, dan kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk posisi atau jabatan tertentu.

Deskripsi pekerjaan juga memuat tolak ukur setiap jabatan.

Tolak ukur ini digunakan sebagai evaluasi kinerja karyawan yang menempati posisi atau jabatan yang bersangkutan. Hasil evaluasi tersebut dapat digunakan sebagai pembelajaran bagi karyawan saat melakukan tugasnya di masa depan.

Peran Penting Jobdesk dalam Organisasi

Tidak hanya berfungsi sebagai deskripsi pekerjaan, jobdesk adalah dokumen yang berisi detail tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi di departemen HR.

Menurut Canditech, deskripsi diri ini digunakan oleh profesional HR untuk menilai kandidat, merekrut, dan mengelola karyawan.

HR juga menggunakan job description untuk menentukan alur kerja dan pelaporan karyawan.

Isi jobdesk selain deskripsi pekerjaan adalah (1) budaya atau nilai-nilai perusahaan (2) informasi benefit, dan (3) kompensasi yang terkait peran tersebut.

Dari sini, Anda mungkin sudah paham mengapa jobdesk penting dalam perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengapa jobdesk diperlukan.

• Jobdesk membantu perusahaan memperjelas role atau peran, sehingga mengurangi miskomunikasi terkait tugas-tugas di perusahaan.
• Melalui rincian tugas, kualifikasi, dan tanggung jawab, jobdesk dapat mendukung proses rekrutmen, sehingga dapat ditemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Dasar evaluasi kinerja, dimana jobdesk membantu HR ataupun manajer terkait untuk melakukan evaluasi kinerja berdasarkan tanggung jawab yang telah disepakati sebelumnya.
• Pengembangan diri karyawan melalui identifikasi kebutuhan pelatihan sesuai dengan keterampilan mereka.
• Efisiensi operasional karena deskripsi kerja dan alur kerja tersusun rapih, menghindari tumpang tindih tugas dan memastikan semua pekerjaan terlaksana dengan baik.

Komponen Utama Jobdesk

Untuk menghindari kesalahpahaman, jobdesk adalah deskripsi kerja yang perlu disusun secara efektif.

Setidaknya tiga komponen utama yang perlu diperhatikan, termasuk (1) deskripsi tugas, (2) tanggung jawab, dan (3) kualifikasi.

Berikut adalah penjelasannya:

1) Deskripsi Tugas

Deskripsi tugas adalah bagian yang merinci pekerjaan utama yang harus dilakukan oleh seorang karyawan dalam posisi tertentu.

Misalnya, untuk posisi admin, deskripsi tugasnya mungkin mencakup pengelolaan dokumen, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

Deskripsi tugas harus ditulis dengan jelas dan spesifik untuk menghindari multitafsir. Contoh:

• Mengelola dokumen administrasi perusahaan.
• Membuat laporan keuangan bulanan.
• Menyusun agenda rapat.

2) Tanggung Jawab

Tanggung jawab adalah aspek yang lebih luas dari deskripsi tugas. Ini mencakup dampak pekerjaan terhadap organisasi dan hasil yang diharapkan. Contohnya:

• Memastikan seluruh dokumen perusahaan terorganisir dengan baik.
• Bertanggung jawab atas kelancaran komunikasi antar departemen.
• Memastikan target penjualan bulanan tercapai.

Bagian ini membantu karyawan memahami dampak strategis dari pekerjaan mereka.

3) Kualifikasi yang Dibutuhkan

Kualifikasi mencakup syarat pendidikan, pengalaman, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh kandidat untuk posisi tersebut. Contoh kualifikasi untuk posisi marketing:

• Minimal lulusan S1 jurusan pemasaran atau komunikasi.
• Pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang pemasaran.
• Mampu menggunakan perangkat lunak pemasaran digital seperti Google Ads atau Meta Ads Manager.

Komponen ini membantu perusahaan menyaring kandidat yang paling sesuai.

Cara Membuat Jobdesk yang Efektif

Menyusun jobdesk yang efektif membutuhkan perencanaan dan analisis yang mendalam.

Berikut adalah langkah-langkahnya:

• Identifikasi kebutuhan sumber daya manusia di perusahaan.
• Catat posisi dan/atau peran yang harus diisi.
• Tuliskan tugas utama yang relevan dengan posisi.
• Berikan detail tanggung jawab yang mencakup dampak pekerjaan terhadap organisasi.
• Tentukan kualifikasi, misalnya pendidikan, pengalaman, dan keterampilan apa saja yang dibutuhkan.
• Gunakan bahasa yang jelas, hindari penggunaan jargon atau istilah yang sulit dipahami.

Contoh Jobdesk untuk Berbagai Posisi

Di bawah ini terdapat contoh jobdesk untuk berbagai posisi.

1) Contoh Jobdesk HR

Posisi: HR Specialist

• Tugas:
  • Mengelola proses rekrutmen dari awal hingga akhir.
  • Menyusun program pelatihan untuk karyawan baru.
• Tanggung Jawab:
  • Memastikan kebutuhan tenaga kerja terpenuhi tepat waktu.
  • Meningkatkan retensi karyawan melalui program engagement.
• Kualifikasi:
  • Minimal S1 Psikologi atau Manajemen.
  • Pengalaman kerja minimal 3 tahun di bidang HR.

2) Contoh Jobdesk Marketing

Posisi: Digital Marketing Specialist

• Tugas:
  • Mengelola kampanye digital melalui media sosial dan email marketing.
  • Menganalisis data performa iklan dan mengoptimalkannya.
• Tanggung Jawab:
  • Meningkatkan brand awareness melalui strategi pemasaran digital.
  • Memastikan ROI dari setiap kampanye pemasaran.
• Kualifikasi:
  • Pengalaman minimal 2 tahun di bidang digital marketing.
  • Familiar dengan alat seperti Google Analytics dan SEMrush.

3) Contoh Jobdesk IT

Posisi: IT Support

• Tugas:
  • Memastikan semua perangkat IT berfungsi dengan baik.
  • Memberikan dukungan teknis kepada karyawan.
• Tanggung Jawab:
  • Menjamin keamanan data perusahaan.
  • Menyelesaikan masalah teknis dalam waktu yang singkat.
• Kualifikasi:
  • Minimal lulusan D3 Teknik Informatika.
  • Pengalaman di bidang IT minimal 1 tahun.

Kesalahan Umum dalam Menyusun Jobdesk

Salah satu kesalahan utama dalam menyusun jobdesk adalah terlalu umum dan luas, sehingga membuat pekerjaan tumpang tindih dan sulit diukur keberhasilannya.

Menurut Indeed, menulis jobdesk tertalu umum hanya akan membuang waktu karena nantinya dapat menemukan kandidat yang kurang sesuai.

Ada baiknya, perusahaan juga mempertimbangkan ekspektasi skill karyawan untuk mempermudah melihat progres dan menemukan apa yang perlu dikembangkan.

Selain itu, menyusun jobdesk diluar kualifikasi dan terlalu banyak hanya akan menganggu produktivitas.

Karyawan hanya akan merasa burnout atau bahkan resign karena merasa pekerjaannya tidak sesuai dengan kemampuan dirinya.

Jangan lupa untuk memperbarui jobdesk dari waktu ke waktu.

Kesimpulan

Jobdesk adalah dokumen pendukung yang diperlukan untuk mengelola sumber daya manusia di perusahaan.

Dengan menyusun jobdesk yang efektif, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mendukung pertumbuhan karyawan, dan mencapai tujuan bisnis dengan lebih baik.

Deskripsi kerja yang efektif juga membantu perusahaan untuk mengukur keberhasilan karyawan dan meningkatkan apa yang perlu ditingkatkan.

Baca artikel seputar HR dan karyawan lainnya disini!