Apa Saja Tahapan Screening Karyawan yang Dilakukan HR?

Pemberi kerja melakukan screening calon karyawan agar keputusan perekrutan lebih meyakinkan

screening adalah

Daftar Isi

Apa yang dilihat oleh HR pertama kali saat akan memilih karyawan baru? Dengan waktu yang terbatas, HR ingin mengetahui kecocokan kandidat untuk lowongan kerja yang ada.

Karena itu, dalam serangkaian proses rekrutmen karyawan, ada tahapan screening untuk mengecek kualifikasi pelamar kerja. Screening adalah tahap penting yang dilakukan sebelum interview kerja.

Idealnya pemberi kerja melakukan screening calon karyawan agar keputusan perekrutan lebih meyakinkan. Ada berbagai metode screening yang dapat digunakan pemberi kerja, sehingga dapat mengetahui latar belakang calon karyawan (employee background).

Pada artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu screening dan bagaimana Anda dapat mempersiapkan untuk hasil interview yang lebih baik.

Screening Adalah Tahapan Awal dari Seleksi Karyawan

Pada umumnya, screening adalah langkah awal untuk memilih kandidat yang memenuhi kualifikasi. Dalam proses screening kandidat ini ada pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dengan tujuan untuk mengetahui latar belakang karyawan.

Beberapa informasi penting dalam screening antara lain; tentang pengalaman kerja sebelumnya, riwayat pendidikan, kondisi kesehatan, dan catatan kepolisian.

Screening calon karyawan juga dikenal dengan istilah background check dengan tujuan utama untuk verifikasi informasi dan latar belakang kandidat.

Selain untuk menilai keterampilan yang relevan, perusahaan juga dapat menggunakan screening untuk menemukan apakah ada informasi sensitif atau rahasia. Khususnya jika posisi pekerjaannya menyangkut kepentingan banyak orang secara langsung.

screening adalah

Bergantung pada pekerjaannya, pemberi kerja dapat melakukan beberapa pilihan screening;

- Screening Biodata Karyawan

Screening biodata digunakan untuk menemukan data nama, tanggal lahir dan alamat calon karyawan. Proses ini memungkinkan pemberi kerja untuk mengetahui data umum tentang calon karyawan.

- Screening Riwayat Kriminal

Pemeriksaan riwayat kriminal dilakukan dengan memeriksa catatan di berbagai basis data lokal, nasional, dan bahkan internasional. Beberapa pemeriksaan mungkin membutuhkan rekaman sidik jari.

- Verifikasi dan Kredensial

Seperti apa pemeriksaan verifikasi dan kredensial? Ini adalah jenis screening untuk memeriksa keakuratan gelar pendidikan, pekerjaan sebelumnya, sertifikasi atau lisensi profesional, referensi profesional, dan catatan dinas militer.

- Tes Poligraf

Ini adalah tes pendeteksi kebohongan (lie detector) yang umumnya hanya dibutuhkan oleh perusahaan yang menyediakan layanan keamanan, produksi atau distribusi zat yang dilindungi.

- Screening CV

Ini adalah screening yang banyak diminta pemberi kerja untuk menentukan kemampuan spesifik yang berkaitan dengan posisi yang ditawarkan.

Screening CV dilakukan di tahap awal sebelum ke tahap interview kerja. Pertanyaan yang diajukan seputar isi dalam CV, ekspektasi gaji, serta kesiapan kandidat untuk mulai bekerja.

Selain jenis-jenis screening di atas adalah macam-macam screening yang berlaku secara internasional. Pelaksanaannya mungkin saja bervariasi karena menyesuaikan peraturan negara atau perusahaan masing-masing. Jika perlu, perusahaan juga dapat mencari catatan tambahan terkait penilaian ketenagakerjaan.

Kerjoo menyediakan solusi yang tepat untuk pengelolaan karyawan hasil screening yang dilakukan HRD, dengan mendaftar di bawah ini:

aplikasi absensi Kerjoo

Apa Saja Tahap Screening Kerja?

Berikut ini adalah beberapa tahap screening karyawan yang umum dilaksanakan di perusahaan-perusahaan Indonesia. Tentunya screening adalah tahapan yang terintegrasi dengan syarat rekrutmen lainnya.

1. Analisis kebutuhan

Pertama-tama, perusahaan harus menentukan kebutuhan karyawan yang dibutuhkan, termasuk jenis posisi, kualifikasi, dan keterampilan yang diperlukan. Setelah itu baru dilakukan penyaringan berkas lamaran.

Untuk menentukan kebutuhan karyawan dalam proses rekrutmen, perusahaan dapat menetapkan standar kinerja. Perusahaan harus menetapkan standar kinerja yang harus dicapai oleh karyawan yang akan diterima, termasuk target produktivitas, kualitas, dan efisiensi.

2. Pemeriksaan CV

Curriculum vitae (CV) adalah hal pertama yang dilihat HR atau perusahaan pemberi kerja. CV dikirim bersama surat lamaran kerja dan berisi informasi kontak personal, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, skill, bahasa yang dikuasai.

Saat melamar kerja, calon karyawan tentu harus benar-benar memperhatikan apa saja yang harus masuk ke dalam CV.

Saat screening CV dalam jumlah banyak, perusahaan memakai software Applicant Tracking System (ATS) yang bisa membaca CV. Itulah mengapa saat ini banyak direkomendasikan jenis CV ATS-friendly agar  bisa lolos rekrutmen.

Tapi, sebenarnya tidak semua perusahaan melakukan seleksi CV dengan sistem. Masih ada juga posisi tertentu yang perlu seleksi manual. Jenis CV-nya pun bukan CV ATS, tapi CV kreatif.

Contohnya adalah pekerjaan yang berkaitan dengan desain, pembuatan konten, penulisan, dan pekerjaan kreatifnya. Apapun jenis CV yang digunakan, kandidat yang lolos ke tahap selanjutnya adalah yang sesuai kualifikasi dan memiliki portofolio, pengalaman, dan skill yang menonjol.

3. Tes Kemampuan Tertulis

Tes kemampuan tertulis bisa dilaksanakan dalam bentuk psikotes. Perusahaan dapat menguji kemampuan calon karyawan dengan menggunakan tes kemampuan, seperti tes keterampilan atau tes kompetensi. Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin memerlukan calon karyawan untuk menjalani tes kesehatan sebelum diterima bekerja.

4. Screening via Telepon

Apabila HR melihat profil kandidat cocok dengan kualifikasi yang dibutuhkan, maka tahap selanjutnya adalah screening lewat telepon.

Tapi, momen ini tidak semendalam saat interview tahap akhir. Tahap ini adalah penilaian singkat tentang kemampuan berkomunikasi dan untuk memastikan apakah kandidat memiliki respons yang cepat.

Screening via telepon bisa saja berlangsung singkat, yaitu untuk mengatur jadwal interview secara langsung. Tapi, tidak menutup kemungkinan bahwa di telepon itulah wawancara dilakukan. Interviewer bisa membuat penilaian selama pembicaraan di telepon, tanpa harus melihat bahasa tubuh.

Jika HR merasa sudah cocok, maka proses lamaran kerja bisa dilanjutkan ke tahap berikutnya, yaitu penawaran kerja. Setelah melewati semua tahap screening, perusahaan akan memberikan tawaran kepada calon karyawan yang terpilih.

screening adalah

Tips untuk Melakukan Screening Calon Karyawan

Berikut ini beberapa tips yang dapat diterapkan untuk memilih calon karyawan yang tepat:

1. Tentukan kualifikasi yang diinginkan

Adanya kualifikasi yang jelas akan mempermudah manajemen perusahaan dalam membagi tugas dalam tim ke depannya. Buat daftar kualifikasi yang diinginkan dan pertimbangkan apakah calon karyawan memenuhi kriteria tersebut.

2. Spesifik dalam menggambarkan posisi

Jelaskan secara rinci tugas dan tanggung jawab dari posisi yang akan diisi. Ini akan membantu calon karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka dan membantu Anda memilih orang yang tepat.

3. Buat pertanyaan yang sesuai

Selanjutnya, sesuaikan pertanyaan dengan posisi yang diinginkan. Buat pertanyaan screening yang sesuai dengan kebutuhan posisi yang akan diisi. Ini akan membantu mengetahui apakah calon karyawan memiliki kemampuan yang diperlukan untuk bekerja di posisi tersebut.

4. Pilih momen yang tepat

Memberikan waktu yang cukup untuk wawancara akan membantu Anda dapat menanyakan semua hal yang diinginkan. Hal ini juga memberikan kesempatan kepada calon karyawan untuk menjelaskan diri mereka dengan baik.

5. Lakukan pengecekan referensi

Lakukan checking referensi untuk memverifikasi informasi yang diberikan oleh calon karyawan dan mengetahui apakah mereka sesuai dengan posisi yang akan diisi.

6. Beri kesempatan untuk bertanya

Hal yang tidak boleh terlewatkan dalam masa screening adalah memberikan kesempatan kepada calon karyawan untuk bertanya.

Berikan kesempatan kepada calon karyawan untuk bertanya tentang pekerjaan, tim, dan perusahaan agar mereka dapat memahami lebih baik apa yang diharapkan dari mereka.

Kesimpulan

Kegiatan screening adalah proses yang dilakukan perusahaan untuk menyeleksi dan memilih kandidat terbaik yang akan diangkat menjadi karyawan.  Setelah melalui semua tahapan, perusahaan dapat memilih calon karyawan yang sesuai dengan kebutuhan dan kualifikasi yang diinginkan.

Proses screening calon karyawan yang dilakukan dengan benar dapat membantu perusahaan menemukan karyawan yang berkualitas dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Untuk jangka panjang, SDM perusahaan Anda akan memberikan performa terbaik.

Selain itu, jangan abaikan aspek teknis yang berlaku harian, misalnya penggunaan teknologi yang menunjang kinerja. Aplikasi absensi online Kerjoo hadir untuk memberi solusi utuk SDM perusahaan atau bisnis Anda.

bg ads

Aplikasi Absensi Online

Gratis Trial 14 Hari