Presensi Adalah: Definisi, Fungsi, dan Sistem Digitalnya

Presensi adalah bagian dari manajemen kehadiran yang mungkin Anda sendiri belum menyadari fungsi presensi, hingga banyak sistem presensi di perusahaan yang bertujuan untuk mengefisiensi pencatatan presensi. 

Presensi adalah sistem yang digunakan untuk mencatat kehadiran, baik di tempat kerja, sekolah, maupun institusi lainnya. Untuk itu, Anda perlu memilih sistem presensi yang tepat bagi perusahaan. 

Sebab, meskipun terlihat sederhana, namun tahukah Anda bahwa manfaat presensi dapat berupa data kedisiplinan yang menjadi dasar perhitungan kompensasi dan evaluasi kinerja?

Yuk cari tahu lebih lanjut bersama Kerjoo!

Definisi Presensi secara Umum

Pengertian presensi adalah berasal dari kata presence yang berarti kehadiran. Presensi juga dapat diartikan sebagai data kehadiran, bagian dari pelaporan aktivitas suatu institusi yang berisi catatan kehadiran, baik berdasarkan waktu atau hari dan dapat digunakan sewaktu-waktu oleh pihak berkepentingan.

Jadi, presensi tidak hanya berarti sebagai kehadiran ya. Melainkan dapat berupa laporan kehadiran seseorang di waktu, tempat, dan kegiatan tertentu baik di tempat kerja, sekolah, maupun institusi.

Sistem presensi pun ada beragam, dan terus didesain agar lebih efisien seperti Aplikasi Absensi Online Kerjoo. 

Jadi, buka mengherankan apabila banyak institusi dari berbagai sektor menggunakan sistem Aplikasi Absensi online Kerjoo untuk memantau kehadiran karyawan mereka. 

Fungsi Presensi dalam Dunia Kerja dan Pendidikan

Dari pengertian presensi yang telah Kerjoo sampaikan, Anda mungkin menyadari bahwa manfaat presensi lebih dari sekedar catatan kehadiran. 

Nah, untuk memilih presensi yang tepat, Anda dapat memahami fungsi atau esensi sebenarnya sistem presensi baik dalam pekerjaan maupun pendidikan, yaitu: 

1. Memantau Kehadiran, presensi membantu manajer atau guru dalam memantau kehadiran karyawan atau siswa, sehingga dapat mengidentifikasi siapa yang sering absen atau datang terlambat.
2. Dasar Perhitungan Gaji dan Tunjangan,  di perusahaan, kehadiran karyawan sering menjadi acuan dalam menghitung gaji, lembur, dan tunjangan lainnya.
3. Evaluasi Kinerja, presensi juga dapat digunakan untuk menilai kedisiplinan dan komitmen seseorang terhadap pekerjaannya.
4. Membangun Kedisiplinan, dengan adanya catatan kehadiran yang teratur, baik karyawan maupun siswa cenderung lebih disiplin dalam mematuhi jadwal yang telah ditentukan.

Jenis-Jenis Presensi di Tempat Kerja

Terdapat berbagai jenis sistem presensi yang diterapkan di tempat kerja, tergantung pada kebutuhan dan skala perusahaan. 

Ada perusahaan yang masih menggunakan presensi manual, ada juga perusahaan yang sudah beralih ke presensi digital, berikut adalah penjelasannya:

Presensi Manual

Presensi manual adalah metode tradisional yang mencatat kehadiran karyawan menggunakan tanda tangan pada absensi kertas. Beberapa sekolah, ataupun perusahaan mungkin masih menggunakan sistem ini.

Selain mudah diterapkan, alasan lainnya adalah karena biaya yang relatif murah. 

Namun, sistem presensi manual justru memiliki banyak kelemahan seperti rawan manipulasi dan memakan waktu saat proses rekapitulasi data.

Presensi Digital

Jenis presensi yang kedua adalah presensi digital menggunakan teknologi seperti aplikasi absensi, kartu RFID, atau perangkat biometrik (sidik jari dan pemindai wajah) untuk mencatat kehadiran secara otomatis. 

Apabila dibandingkan dengan sistem presensi manual, presensi digital memang lebih efisien meskipun membutuhkan lebih banyak biaya pembuatan kartu ataupun pengadaan perangkat. 

Belum lagi risik kehilangan kartu atau lupa membawa kartu hingga membuat karyawan tidak bisa melakukan presensi masuk. 

Presensi Online

Terakhir adalah jenis presensi online. Presensi online juga digunakan untuk memantau kehadiran pekerja remote atau sistem kerja hybrid. 

Selain lebih praktis, sistem presensi online juga dapat dilakukan melalui smartphone sehingga apabila terjadi human error, sistem presensi online tetap dapat digunakan asalkan terdapat perangkat yang memadai. 

Sistem ini adalah jenis presensi yang paling efisien karena mengandalkan teknologi FACE ID dan GPS sehingga minim risiko kecurangan. 

Dengan sistem ini, karyawan dapat mencatat presensi melalui perangkat digital dari lokasi mana pun, selama terhubung dengan internet.

Manfaat Presensi dalam Pengelolaan Karyawan

Dengan memilih sistem presensi perusahaan yang tepat, perusahaan akan mendapat keuntungan berupa sistem manajemen karyawan yang lebih tersistematis.

Adapun manfaat presensi dalam pengelolaan karyawan, adalah sebagai berikut:

Memantau Kehadiran dan Absensi Secara Akurat

Sistem presensi di perusahaan yang tepat bermanfaat membantu perusahaan dalam memantau kehadiran karyawan secara real-time, seperti aplikasi yang berbasis FACE ID dan GPS. Menghindari kesalahan pencatatan, dan mengurangi risiko kecurangan.

Dasar Perhitungan Gaji, Lembur, dan Cuti

Manfaat lain sistem presensi juga dapat menjadi dasar perhitungan gaji, terutama yang berkaitan dengan jam kerja lembur dan pemotongan gaji untuk ketidakhadiran yang tidak sah.

Meningkatkan Kedisiplinan dan Kinerja Karyawan

Terakhir, manfaat presensi yang terstruktur dapat membuat karyawan lebih disiplin dan mendorong peningkatan produktivitas karena adanya sistem pengawasan yang transparan.

Sistem Presensi Digital: Solusi Modern untuk Efisiensi

Dalam beberapa tahun terakhir, sistem presensi di perusahaan banyak mengalami transformasi dari yang semula manual menjadi terdigitalisasi. 

Presensi digital bekerja dengan mengintegrasikan teknologi dan sistem presensi di perusahaan. Meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan. 

Keunggulan Sistem Presensi Digital

• Otomatisasi data, presensi digital memungkinkan perusahaan mencatat data kehadiran otomatis tersimpan dan dapat diakses kapan saja untuk membuat laporan kehadiran;
• real-time tracking, presensi digital dapat memantau kehadiran karyawan secara real-time, baik di kantor maupun remote.
• efisiensi, sistem presensi digital memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadiran mereka dengan mudah dan cepat. Tidak perlu lagi mengisi formulir atau menandatangani buku absensi.
• keamanan data terjamin, data presensi digital lebih aman daripada data yang tercatat secara manual. Hal ini karena data digital dapat diproteksi dengan kata sandi atau enkripsi.

Sistem presensi digital sangat direkomendasikan bagi perusahaan yang memiliki banyak pola kerja  atau tim yang tersebar di berbagai lokasi. Misalnya presensi digital berbasis GPS sangat memungkinkan perusahaan untuk memantau lokasi karyawan yang bekerja di lapangan. Ini sangat berguna untuk industri yang melibatkan mobilitas tinggi, seperti sales, logistik, atau pekerja lapangan lainnya.

Cara Kerja Presensi Digital di Perusahaan

Implementasi presensi digital melibatkan beberapa langkah, mulai dari penggunaan aplikasi hingga integrasi dengan sistem HRIS. Cara kerja presensi digital dapat dimulai dari:

Penerapan Aplikasi Presensi di Smartphone

Pada intinya, presensi adalah pencatatan kehadiran, jadi menerapkan aplikasi presensi di smartphone mereka membuat kinerja presensi digital menjadi optimal. 

Sistem ini akan memanfaatkan GPS di smartphone untuk mencatat lokasi saat karyawan melakukan check-in dan check-out.

Integrasi Sistem Presensi dengan HRIS

Selanjutnya, sistem presensi digital dapat diintegrasikan dengan HRIS untuk mengelola data kehadiran, cuti, lembur, dan gaji secara otomatis, mengurangi pekerjaan administrasi HR yang memakan waktu.

Nah, data kehadiran inilah yang dapat dianalisis untuk mengevaluasi kinerja karyawan, mengidentifikasi pola absensi, dan menentukan strategi pengembangan karyawan yang lebih baik.

Tantangan dalam Implementasi Sistem Presensi

Meskipun presensi digital menawarkan berbagai keunggulan, implementasi presensi digital tentu tidak bebas dari tantangan, seperti:

Masalah Teknis pada Sistem Presensi Digital

Tantangan presensi digital biasanya datang dari masalah teknis seperti kesalahan pencatatan data atau perangkat yang tidak berfungsi dapat mengganggu operasional.

Untuk mengatasi hal ini, pastikan sistem presensi di perusahaan Anda memiliki support IT yang profesional. 

Ketergantungan pada Jaringan Internet

Tantangan kedua presensi digital adalah ketergantungan terhadap koneksi internet yang stabil. Masalah koneksi dapat menyebabkan kesalahan atau kegagalan pencatatan presensi.

Untuk itu, pertimbangkan kembali infrastruktur perusahaan Anda dan menyesuaikan sistem presensi yang efektif bagi dan sesuai kebutuhan.

Perlindungan Data Karyawan dalam Sistem Presensi

Keamanan data masih menjadi tantangan implementasi sistem presensi, baik digital maupun manual. Perusahaan harus memastikan bahwa data pribadi karyawan terlindungi dari kebocoran atau penyalahgunaan.

Pastikan juga bahwa perusahaan memiliki fasilitas keamanan yang memadai untuk menjamin keamanan data karyawan. 

Tips Memilih Sistem Presensi yang Tepat untuk Perusahaan

Memilih sistem presensi di perusahaan memang memerlukan pertimbangan yang matang. Berikut beberapa tips yang bisa dipertimbangkan:

Fitur Utama yang Perlu Ada dalam Sistem Presensi

Pastikan sistem presensi memiliki fitur seperti pencatatan kehadiran real-time, pelacakan GPS, integrasi HRIS, dan laporan kehadiran yang mudah diakses.

Keamanan dan Kepatuhan terhadap Regulasi Data

Pilih sistem yang mematuhi regulasi perlindungan data dan memiliki enkripsi yang kuat untuk menjaga keamanan informasi karyawan.

Harga dan Biaya Langganan Sistem Presensi Digital

Pertimbangkan biaya berlangganan dan pastikan sistem yang dipilih sesuai dengan anggaran perusahaan tanpa mengorbankan kualitas.

Kesimpulan

Presensi adalah metode pencatatan kehadiran. Jadi, ketika kita berbicara tentang presensi, maksudnya adalah apakah individu tersebut benar hadir di suatu tempat atau acara tertentu.

Bagi beberapa insitusi, pengertian presensi tidak hannya alat untuk mencatat kehadiran, tetapi juga merupakan dasar dalam manajemen sumber daya manusia. 

Sistem presensi di perusahaan akan sangat mempengaruhi tingkat kedisiplinan, meningkatkan kedisiplinan, efisiensi, dan kinerja karyawan. 

Oleh karena itu, beralih ke sistem presensi digital adalah langkah tepat untuk perusahaan yang ingin menerapkan manajemen karyawan yang modern dan efektif.