Presensi: Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya di Perusahaan

Apa itu pengertian presensi? Adakah manfaatnya bagi perusahaan? Tentu! Karena presensi adalah sistem yang digunakan untuk mencatat kehadiran, termasuk karyawan. 

Ketika menggunakan aplikasi presensi, Anda mungkin pernah menjumpai istilah ‘presensi’ dan ‘absensi.’ Keduanya memang merupakan istilah yang digunakan untuk mencatat kehadiran,  meski secara harfiah keduanya memiliki pengertian yang berbeda. 

Pengertian presesi adalah sistem kehadiran, termasuk keterlambatan, atau ketidakhadiran karyawan dalam jam kerja. Contoh presensi karyawan seringkali kita lihat dalam bentuk presensi manual dengan tanda tangan, fingerprint, hingga presensi otomatis dengan software.

Supaya tidak menimbulkan misinformasi, Kerjoo akan membahas lebih lanjut mengenai pengertian presensi, fungsi presensi, jenis, dan manfaatnya bagi perusahaan.  

Pengertian Presensi Adalah Sistem Kehadiran

Pengertian presensi karyawan adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat kehadiran, keterlambatan, atau absensi karyawan selama jam kerja. 

Jadi, presensi bukan sekedar untuk memantau kehadiran karyawan saja ya. Sebaliknya, presensi adalah sistem yang digunakan dalam perhitungan gaji, bonus, hingga evaluasi kinerja karyawan. 

Di era digital seperti sekarang, presensi tidak lagi hanya dilakukan secara manual menggunakan daftar hadir, tetapi juga dengan sistem digital seperti aplikasi presensi online yang memudahkan pencatatan secara real-time.

Fungsi Presensi dalam Lingkungan Kerja

Sebagaimana yang kita tahu, contoh sistem presensi di perusahaan seperti aplikasi Kerjoo semakin banyak jenisnya. Hal ini karena presensi memiliki fungsi utama untuk mengukur performa karyawan melalui kehadiran dan absensi mereka. 

Dimana semakin sering karyawan tersebut absen dari perusahaan, maka semakin rendah produktivitasnya di lingkungan kerja. Sebalikya, karyawan yang hampir tidak pernah absen dari pekerjaannya cenderung lebih produktif mengerjakan job desk dan tanggung jawabnya. 

Selain itu, presensi juga membantu perusahaan dalam menghitung jam kerja secara akurat, termasuk lembur. Dengan data presensi yang tepat, perusahaan dapat memberikan kompensasi yang sesuai berdasarkan kehadiran dan jam kerja masing-masing karyawan. 

Fungsi presensi lainnya adalah sebagai alat untuk menjaga transparansi dan keadilan dalam pemberian gaji dan insentif. Beberapa perusahaan bahka menerapkan pengurangan gaji bagi karyawan yang sering absen dari pekerjaan. 

Jenis-Jenis Presensi

Umumnya, ada dua jenis sistem presensi di perusahaan yang digunakan untuk memantau kehadiran karyawan yaitu presensi manual dan presensi digital. Berikut adalah penjelasannya.

Presensi Manual

Jenis presensi yang pertama adalah presensi manual. Presensi manual adalah sistem pencatatan kehadiran yang dilakukan secara tradisional, seperti pencatatan kehadiran secara tertulis di buku atau formulir daftar hadir. 

Meskipun masih digunakan di beberapa perusahaan atau lembaga pendidikan, presensi manual memiliki beberapa kelemahan, seperti:

• Rawan kesalahan manusia: Karyawan dapat lupa menandatangani daftar hadir atau mencatat waktu yang tidak akurat.
• Kurang efisien: Rekapitulasi data presensi memerlukan waktu lebih lama karena dilakukan secara manual.

Presensi Digital

Jenis presensi yang kedua adalah presensi digital. Presensi digital adalah sistem presensi yang memanfaatkan aplikasi atau sistem elektronik seperti aplikasi absensi online Kerjoo. Berikut adalah beberapa contoh presensi karyawan berbasis digital:

1. Presensi Fingerprint (Sidik Jari), merupakan salah satu jenis presensi biometrik yang paling populer. Namun, jenis presensi ini sulit untuk mencatat kehadiran karyawan dari jarak jauh.
2. Presensi Face Recognition (Pengenalan Wajah), merupakan presesi menggunakan teknologi biometrik untuk mengenali wajah karyawan saat masuk dan keluar dari tempat kerja. 
3. Presensi ID Card, jenis presensi ini mengharuskan karyawan membawa kartu identifikasi (ID card) yang biasanya memiliki teknologi RFID (Radio Frequency Identification) atau magnetik.
4. Presensi Mobile Berbasis Aplikasi, presensi berbasis aplikasi atau mobile hadir sebagai solusi modern, terutama untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh atau fleksibel (remote work dan hybrid work). 
5. Presensi Web Berbasis Browser, memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadirannya melalui platform berbasis browser, biasanya dari komputer kantor atau perangkat lainnya.
6. Presensi dengan QR Code, Presensi dengan QR code merupakan jenis presensi yang menggabungkan teknologi barcode dengan aplikasi presensi. 

Diantara dua jenis presensi yang disebutkan, aplikasi absensi online seperti Kerjoo yang berbasis smartphone dapat mengatasi kekurangan sistem presensi lainnya. Karyawan dapat mencatat kehadiran melalui smartphone dengan fitur pengenalan wajah. Beberapa fitur unggulan dari presensi mobile meliputi:

• Lokasi GPS: Sistem ini bisa memverifikasi kehadiran berdasarkan lokasi GPS, memastikan karyawan benar-benar berada di tempat kerja.
• Fleksibilitas tinggi: Sangat cocok untuk perusahaan dengan karyawan yang bekerja di luar kantor, seperti sales atau tenaga lapangan.
• Real-time monitoring: Data kehadiran langsung tersinkronisasi dan bisa diakses secara real-time oleh manajemen.

Contoh aplikasi presensi mobile yang populer adalah Kerjoo, yang menyediakan fitur-fitur presensi online untuk mencatat kehadiran karyawan dari berbagai lokasi secara efisien.

Manfaat Presensi bagi Perusahaan

Setelah mengetahui pengertian presensi, Anda mungkin sedikit memahami bahwa manfaat aplikasi Kerjoo utama presensi adalah untuk memantau kehadiran karyawan. Berikut adalah penjelasanya.

Pemantauan Kehadiran Karyawan Secara Real-Time

Ketika perusahaan Anda menggunakan sistem presensi digital, Anda dapat melakukan pemantauan kehadiran karyawan secara real-time tanpa harus menunggu laporan manual. 

Aplikasi seperti Kerjoo misalnya, dapat memberikan kemudahan bagi manajer HR dalam memantau kehadiran karyawan kapan saja dan di mana saja, memastikan bahwa setiap pegawai datang tepat waktu dan bekerja sesuai jam kerja yang ditentukan.

Penghitungan Jam Kerja Secara Otomatis

Manfaat kedua menggunakan sistem presensi adalah dapat memantau penghitungan jam kerja, terlebih jika menggunakan Aplikasi Kerjoo.  

Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan manual dan memastikan setiap karyawan dibayar sesuai dengan jam kerja yang tercatat. 

Data yang dihasilkan dari sistem presensi dapat digunakan untuk analisis produktivitas, sehingga bijaklah dalam memilih sistem presensi di perusahaan. 

Contoh Presensi Manual vs. Digital

Pada perusahaan yang masih menggunakan presensi manual, proses pencatatan kehadiran memerlukan karyawan untuk menandatangani daftar hadir setiap kali datang dan pulang kerja. Sistem ini rentan terhadap manipulasi seperti "titip absen" dan membutuhkan waktu lebih lama untuk diproses.  

Di sisi lain, perusahaan yang menggunakan presensi digital, seperti yang tersedia melalui aplikasi Kerjoo, memungkinkan karyawan untuk check-in dan check-out melalui ponsel mereka. Data kehadiran langsung tersimpan dalam sistem, sehingga lebih efisien dan minim risiko kesalahan.

Dengan data yang dihasilkan oleh sistem presensi digital, perusahaan dapat mengidentifikasi pola kehadiran karyawan yang bermasalah, seperti sering terlambat atau bolos kerja. Informasi ini dapat digunakan oleh manajemen untuk mengambil tindakan yang tepat, seperti memberikan pelatihan disiplin atau menyesuaikan jadwal kerja, sehingga dapat meningkatkan produktivitas karyawan.

Kesimpulan

Pengertian presensi adalah sistem yang mencatatat kehadiran karyawan dan dasar untuk menentukan performa mereka. Sehingga penting untuk memilih sistem presensi karyawan yang efektif, baik manual maupun digital untuk menjaga produktivitas perusahaan. 

Namun, dengan perkembangan teknologi, presensi digital berbasis aplikasi mobile dapat menjadi pilihan presensi yang lebih efisien dan akurat. 

Contoh aplikasi presensi seperti Kerjoo memberikan solusi terbaik bagi perusahaan yang ingin meningkatkan pemantauan kehadiran karyawan, mengurangi risiko kesalahan, dan mendukung transparansi pengelolaan tenaga kerja. 

Implementasi ini juga memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada peningkatan produktivitas dan kesejahteraan karyawan.