Surat Peringatan Kerja dan Contohnya, HRD Harus Paham!

Tentu surat peringatan kerja atau SP sudah bukan jadi hal yang asing bagi dunia para pekerja. Pada umumnya surat peringatan terbagi pada tiga tahap, yaitu surat peringatan 1, surat peringatan 2 dan surat peringatan 3.

Nah, jika semisal Anda masih kurang memahami aturan dan faktor apa saja yang membuat seorang karyawan mendapatkan surat peringatan, maka ada baiknya baca artikel ini sampai tuntas.

Apa Itu Surat Peringatan Kerja?

Surat peringatan kerja adalah sebuah surat formal yang dikeluarkan perusahaan dan diberikan karyawan yang melakukan kesalahan dan dianggap tidak melakukan pekerjaan sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

Seperti namanya, surat ini dibuat dengan tujuan agar karyawan memperingatkan karyawan tersebut agar tidak mengulangi kesalahan. Hal ini juga membuat karyawan lain belajar agar dikedepannya tidak melakukan hal yang serupa.

Selain itu, surat peringatan juga dapat digunakan untuk menjaga profesionalitas karyawan dan sebagai sarana pembinaan sebelum menjatuhkan pemutusan hubungan kerja (PHK) kepada yang bersangkutan.

Jenis pelanggaran yang biasanya dapat membuat anda diberikan surat peringatan adalah seperti terlambat tanpa ada alasan, tidak melakukan pekerjaan sesuai standar, tidak masuk kerja tanpa keterangan dan masih banyak lagi. Itu bisa menjadi bagian dari penilaian kinerja.

Pelajari lebih lanjut tentang indikator penilaian kerja di sini: Apa Saja Indikator Penilaian Kinerja Karyawan di Perusahaan?

Aturan Surat Peringatan Kerja Menurut UU

Perihal surat peringatan sudah diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan dan diatur pada pasal 161. Pasal Tersebut berbunyi sebagai berikut:

Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.

Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Seperti yang tertera pada pasal tersebut, surat peringatan kerja diberikan secara bertahap yakni SP-1, SP-2, dan SP-3 dengan masing-masing jangka waktu dalam 6 bulan.

Maksudnya adalah jika pihak perusahaan menjatuhi SP-1 kepada karyawan yang terbukti melakukan kesalahan dan tidak sesuai standar perusahaan, maka SP-1 tersebut berlaku selama enam bulan.

Jadi, perusahaan harus menunggu selama 6 bulan terlebih dahulu jika memang ingin menjatuhi karyawan tersebut SP-2. Begitupun dengan SP-3.

Meskipun begitu, setiap perusahaan tentu memiliki peraturan sendiri dalam setiap kontrak kerja yang sudah disetujui oleh karyawan. Seperti yang sudah tertera di Undang-Undang nomor 13 tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan pasal 161 ayat 2 yang berbunyi :

Masing-masing surat peringatan dapat diterbitkan secara berurutan atau tidak, sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Tentu jika pasal diatas dijadikan sebagai acuan, maka setiap perusahaan diperbolehkan untuk membuat aturan kerja beserta mekanisme penerapannya.

Jadi seorang karyawan tentu harus memperhatikan peraturan yang berlaku diperusahaannya karena dengan adanya pasal diatas membuat setiap perusahaan memiliki aturan masing-masing

Aturan Pemutusan Hubungan Kerja berdasarkan UU

Sementara itu, pada pasal 161 ayat 3 Undang-Undang nomor 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan telah diatur perihal pemutusan hubungan kerja. Pasal itu berbunyi sebagai berikut:

Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).

Hak Karyawan Jika Terkena PHK

Seperti yang sudah dijelaskan pada Undang-Undang nomor 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan pasal 16 ayat 3, pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja berhak mendapatkan beberapa kompensasi.

Lalu apa saja hak-hak yang dimiliki oleh karyawan yang terkena PHK?

Uang Pesangon

Uang pesangon merupakan hak karyawan yang diberikan oleh perusahan karena terjadinya pemutusan hubungan kerja. Seperti yang diatur pada UU Ketenagakerjaan nomor 13 tahun 2003 pasal 156 ayat (1) yang berisi :

Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja, pengusaha diwajibkan membayar uang pesangon dan atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang seharusnya diterima.

Pemberian uang pesangon karyawan yang terkena pemutusan hubungan kerja sudah diatur berdasarkan pasal 156 ayat 3 (UU No.11/2020), sebagai berikut:

1. Masa kerja kurang dari 1 tahun, 1 bulan upah
2. Masa kerja 1 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 2 tahun, 2 bulan upah
3. Masa kerja 2 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 3 tahun, 3 bulan upah
4. Masa kerja 3 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 4 tahun, 4 bulan upah
5. Masa kerja 4 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 5 tahun, 5 bulan upah
6. Masa kerja 5 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 6 tahun, 6 bulan upah
7. Masa kerja 6 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 7 tahun, 7 bulan upah
8. Masa kerja 7 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 8 tahun, 8 bulan upah
9. Masa kerja 8 tahun atau lebih, 9 bulan upah.

Baca juga: Aturan Perhitungan Pesangon Pekerja Menurut UU Cipta Kerja

Uang Penghargaan Masa Kerja

Uang Penghargaan Masa Kerja (UMPK) adalah uang penghargaan dan apresiasi yang diberikan oleh pihak perusahaan kepada karyawan sesuai dengan masa kerja karyawan tersebut.

Pemberian uang penghargaan masa kerja sudah diatur berdasarkan pasal 156 ayat 3 (UU No.11/2020), sebagai berikut:

1. Masa kerja 3 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 6 tahun, 2 bulan upah
2. Masa kerja 6 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 9 tahun, 3 bulan upah
3. Masa kerja 9 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 12 tahun, 4 bulan upah
4. Masa kerja 12 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 15 tahun, 5 bulan upah
5. Masa kerja 15 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 18 tahun, 6 bulan upah
6. Masa kerja 18 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 21 tahun, 7 bulan upah
7. Masa kerja 21 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 24 tahun, 8 bulan upah
8. Masa kerja 24 tahun atau lebih, 10 bulan upah.

Uang Penggantian Hak

Uang Penggantian Hak (UPH) adalah upah yang diterima oleh karyawan sebagai pengganti hak karyawan yang belum diterima selama masih bekerja. Aturan tentang UPH sudah diatur dalam pasal 156 (UU No.11/2020), sebagai berikut:

1. cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur;
2. biaya atau ongkos pulang untuk pekerja/buruh dan keluarganya ketempat dimana pekerja/buruh diterima bekerja;
3. penggantian perumahan serta pengobatan dan perawatan ditetapkan 15% (lima belas perseratus) dari uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja bagi yang memenuhi syarat;
4. hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Contoh surat peringatan kerja

PT. MAJU BERKARYA
Menara Sudirman, Jl Sudirman no. 70, Bandung
Telp (1234567)

SURAT PERINGATAN
No: SP/020/06/2022

Nomor: SPI/003/08/2022
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Surat Peringatan

Kepada Yth.
Mohamad Abi
Staff IT

Sehubungan dengan kinerja Mohamad Abi yang dianggap telah melanggar surat perjanjian kerja yang telah disepakati sebelumnya, PT.MAJU BERKARYA memberikan peringatan kepada Mohamad Abi atas tindakan yang perlu dievaluasi, yaitu sebagai berikut:

1. Tidak masuk kerja dalam kurun waktu tiga hari berturut-turut tanpa alasan yang jelas
2. Terlambat kerja melebihi batas toleransi
3. Terlambat memberikan laporan

Oleh karena itu, surat peringatan pertama ini diberikan dengan tujuan sebagai teguran kepada Mohamad Abi agar dapat melaksanakan tata tertib sesuai sistem kerja yang telah berlaku. Adapun masa berlakunya surat peringatan ini akan berakhir pada 1 bulan setelah penerbitan surat ini.

Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan dipatuhi oleh Anda.

Chief Personalia

Anggoro

Kesimpulan

Surat peringatan bagi perusahaan berguna untuk mengembalikan lagi karyawan pada jalur yang seharusnya. Menegur karyawan agar produktivitas kembali meningkat dan menaikkan pendapatan perusahan.

Bagi karyawan, surat peringatan berguna untuk menjadi bahan instrospeksi dan agar tidak mengulangi kesalahan yang sama. Surat peringatan juga dibuat dalam beberapa tahap untuk memberikan waktu pada karyawan untuk berbenah.

Agar tidak adalagi permasalahan mengenai keterlambatan kerja, perusahaan perlu memperbaru sistem absensi menjadi berbasis aplikasi. Sebuah aplikasi yang dapat diakses melalui smartphone dan tentu dapat diakses darimana saja.

Aplikasi absensi Kerjoo dapat diakses dari mana pun dan kapan pun asal terhubung dengan internet. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.