Workforce planning adalah proses perencanaan tenaga kerja yang bertujuan untuk menghindari overstaffing.
Tidak jarang, pergantian tenaga kerja secara mendadak dalam perusahaan akan membuat roda operasional terganggu.
Itulah mengapa trategi workforce planning menjadi bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia modern.
Melalui perencanaan yang tepat, perusahaan akan memiliki SDM yang sesuai untuk menjawab tantangan dan peluang dunia kerja yang terus berkembang.
Artikel aplikasi absensi online Kerjoo ini akan membahas pengertian dan strategi workforce planning yang efektif.
Apa Itu Workforce Planning?
Workforce planning adalah cara strategis untuk memastikan perusahaan memiliki jumlah dan jenis SDM yang sesuai kebutuhan.
Ini bukan berarti strategi workforce planning hanya fokus pada jumlah orang yang dibutuhkan, tetapi memahami kemampuan, produktivitas, dan peran tiap posisi.
Beberapa langkah perencanaan tenaga kerja ini diantaranya:
- analisis kebutuhan SDM saat ini
- proyeksi kebutuhan masa depan
- identifikasi kesenjangan keterampilan (skill gap),
- penyusunan strategi mengisi kekosongan tersebut melalui rekrutmen, pelatihan, atau otomatisasi.
Istilah ini kerap disamakan dengan manpower planning, padahal keduanya memiliki perbedaan mendasar.
Manpower planning cenderung berfokus pada kuantitas—berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan dalam periode tertentu.
Sementara itu, workforce planning adalah perencanaan strategis yang tidak hanya fokus pada angka, tetapi kualitas tenaga kerja itu sendiri.
Ini mencakup distribusi keterampilan, fleksibilitas, dan kesiapan menghadapi perubahan pasar.
Fokusnya tidak hanya pada angka, tetapi juga pada kualitas tenaga kerja, distribusi keterampilan, fleksibilitas, dan kesiapan menghadapi perubahan pasar.
Dengan kata lain, jika manpower planning adalah rencana jangka pendek tentang pengisian posisi kosong, workforce planning adalah roadmap jangka panjang untuk membangun tim yang adaptif, efisien, dan berkelanjutan.
Mengapa Workforce Planning Penting?
Ada beragam manfaat workforce planning bagi perusahaan.
Dikutip dari Indeed, strategi workforce planning memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi potensi kesenjangan dengan mudah, sehingga membantu proses prekrutan yang sukses.
Dari sisi efisiensi biaya, perencanaan tenaga kerja membantu perusahaan untuk mengurangi pengeluaran yang tidak perlu selama proses rekrutmen.
Kedua, workforce planning mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.
Tanpa perencanaan yang matang, organisasi bisa mengalami kekosongan posisi penting yang berdampak langsung pada kelancaran operasional.
Sebaliknya, jika terlalu banyak karyawan, biaya gaji membengkak tanpa kontribusi sepadan terhadap produktivitas.
Ketiga, workforce planning mendukung pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.
Dengan merancang strategi SDM yang terintegrasi dengan tujuan bisnis, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap orang yang dipekerjakan benar-benar memiliki peran yang signifikan dalam mencapai visi perusahaan.
Contoh sederhana bisa dilihat pada perusahaan ritel yang menghadapi lonjakan permintaan saat musim liburan.
Tanpa workforce planning, perusahaan bisa mengalami kekurangan staf di toko, menyebabkan antrean panjang, layanan yang lambat, dan akhirnya konsumen memilih untuk berbelanja di tempat lain.
Namun, dengan perencanaan tenaga kerja yang cermat, lonjakan ini bisa diantisipasi melalui perekrutan temporer, penjadwalan ulang shift kerja, atau bahkan pemanfaatan teknologi seperti self-checkout untuk mengurangi beban staf.
Langkah-Langkah Workforce Planning
Penerapan workforce planning yang efektif membutuhkan pendekatan sistematis dan berbasis data.
Berikut lima langkah utama dalam menyusun strategi workforce planning yang komprehensif:
Evaluasi Kebutuhan SDM Saat Ini
Pertama, lakukan evaluasi terhadap struktur organisasi saat ini.
Hal ini mencakup analisis posisi yang ada, jumlah karyawan, kualifikasi mereka, serta produktivitas masing-masing unit.
- Apakah organisasi memiliki tenaga kerja yang memadai untuk mendukung operasional saat ini?
- Apakah ada posisi yang redundan atau kurang dimanfaatkan?
Data yang digunakan bisa berasal dari HRIS (Human Resources Information System), laporan kinerja, hingga feedback dari atasan langsung.
Evaluasi ini membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari komposisi tenaga kerja saat ini.
Prediksi Kebutuhan Masa Depan
Langkah kedua adalah proyeksi kebutuhan SDM berdasarkan rencana pertumbuhan bisnis, perubahan pasar, atau adopsi teknologi baru.
Misalnya, jika perusahaan berencana ekspansi ke wilayah baru, tentu dibutuhkan tambahan tenaga kerja di bidang sales, operasional, atau customer service.
Prediksi ini harus mempertimbangkan tren industri, siklus musiman, serta potensi risiko seperti pergantian staf atau perubahan regulasi.
Penggunaan data historis sangat membantu dalam mengidentifikasi pola dan merumuskan estimasi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.
Identifikasi Gap dan Risiko
Setelah mengetahui kondisi saat ini dan proyeksi masa depan, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi kesenjangan antara keduanya.
- Apakah ada posisi penting yang belum terisi?
- Apakah terdapat kekurangan keterampilan tertentu yang akan dibutuhkan dalam 6-12 bulan ke depan?
Selain itu, perlu dipetakan risiko seperti ketergantungan pada individu tertentu, turnover tinggi di departemen tertentu, atau ketidakcocokan budaya organisasi.
Proses ini penting untuk menyusun strategi mitigasi sebelum risiko tersebut menjadi masalah serius.
Susun Rencana Aksi
Langkah keempat adalah menyusun rencana aksi yang konkret.
Tindakan ini bisa berupa rekrutmen untuk posisi tertentu, program upskilling atau pelatihan ulang, rotasi karyawan, hingga adopsi teknologi untuk otomatisasi tugas-tugas rutin.
Strategi ini harus dikaitkan langsung dengan data dari tiga langkah sebelumnya.
Misalnya, jika ditemukan kesenjangan dalam keterampilan digital di tim marketing, maka solusinya bisa berupa pelatihan digital marketing atau rekrutmen talent dengan keahlian tersebut.
Monitoring dan Penyesuaian Berkala
Workforce planning bukan tugas satu kali, melainkan proses berkelanjutan.
Setelah rencana dijalankan, perlu dilakukan pemantauan secara berkala untuk menilai efektivitasnya.
- Apakah strategi yang diambil benar-benar menutup kesenjangan yang ada
- Apakah ada perubahan kondisi pasar yang perlu diantisipasi?
Monitoring bisa dilakukan per-kuartal atau semester, dan hasil evaluasi harus digunakan untuk menyempurnakan rencana berikutnya.
Jenis Workforce Planning
Workforce planning terbagi menjadi dua kategori utama yang saling melengkapi.
Pertama strategic, dan kedua operational workforce planning.
Strategic Workforce Planning
Strategic workforce planning berfokus pada perencanaan jangka panjang.
Tujuannya adalah menyelaraskan strategi SDM dengan arah bisnis secara keseluruhan.
Ini mencakup proyeksi kebutuhan tenaga kerja dalam 3–5 tahun ke depan, perencanaan suksesi, dan inisiatif pengembangan keterampilan jangka panjang.
Strategi ini biasanya melibatkan top-level management dan memanfaatkan data analitik tingkat lanjut.
Implementasi yang sukses akan menciptakan organisasi yang adaptif, siap menghadapi tantangan industri, dan mampu mengeksekusi strategi bisnis dengan SDM yang tepat.
Operational Workforce Planning
Sebaliknya, operational workforce planning lebih fokus pada kebutuhan jangka pendek.
Ini berkaitan dengan penjadwalan harian, rotasi shift, alokasi karyawan berdasarkan proyek, atau penyusunan jadwal libur agar operasional tidak terganggu.
Operational planning sangat penting untuk menjaga kelancaran aktivitas harian, terutama di industri yang sangat bergantung pada ketersediaan staf, seperti ritel, perhotelan, dan layanan kesehatan.
Contoh Implementasi
Sebagai contoh, perusahaan teknologi A yang sedang merencanakan ekspansi internasional.
Berdasarkan rencananya ini, maka strategic workforce planning lebih tepat digunakan untuk menentukan kebutuhan karyawan di negara baru.
Dapat juga dipetakan keterampilan digital yang dibutuhkan, serta menyiapkan program pelatihan lintas budaya.
Sementara untuk restoran cepat saji, strategi operational workforce planning lebih tepat untuk memastikan jadwal staf kasir dan staf dapur sudah optimal setiap akhir pekan berdasarkan data pengunjung mingguan.
Tantangan dalam Workforce Planning
Meskipun workforce planning memiliki banyak manfaat strategis, proses ini tidak lepas dari tantangan nyata yang bisa menghambat efektivitas implementasinya.
Tantangan-tantangan ini harus dikenali sejak awal agar perusahaan dapat menyusun mitigasi yang tepat dan tidak terjebak dalam keputusan berbasis asumsi semata.
Perubahan Pasar yang Cepat
Salah satu tantangan terbesar dalam workforce planning adalah dinamika pasar yang sangat cepat berubah.
Dalam era digital dan globalisasi seperti saat ini, kebutuhan bisnis bisa berubah dalam hitungan bulan, bahkan minggu.
Ketika perusahaan membuat proyeksi kebutuhan SDM, perubahan regulasi, teknologi baru, atau masuknya kompetitor bisa mengubah peta bisnis secara drastis.
Tanpa fleksibilitas dalam strategi workforce planning, organisasi berisiko mengalami mismatch antara kebutuhan aktual dan rencana yang telah dibuat.
Hal ini bisa berujung pada kekosongan posisi strategis atau kelebihan staf di bidang yang sudah tidak relevan lagi.
Data Internal yang Tidak Akurat
Data adalah fondasi dari workforce planning.
Namun, banyak perusahaan masih mengandalkan data manual, spreadsheet yang tidak terintegrasi, atau informasi SDM yang tidak mutakhir.
Akibatnya, analisis yang dilakukan menjadi bias dan tidak mencerminkan kondisi sebenarnya di lapangan.
Minimnya Integrasi antara HR dan Divisi Lain
Tantangan lain yang sering dihadapi adalah kurangnya kolaborasi antara departemen HR dengan unit bisnis lain.
Sering kali, HR bekerja dalam silo tanpa mendapatkan masukan strategis dari tim operasional, sales, teknologi, atau bahkan keuangan.
Padahal, workforce planning yang efektif harus mencerminkan kebutuhan dari seluruh lini organisasi.
Tanpa komunikasi lintas fungsi, HR akan kesulitan memetakan kebutuhan keterampilan spesifik yang mungkin dibutuhkan dalam waktu dekat.
Hal ini memperbesar risiko workforce planning yang tidak relevan atau tidak tepat sasaran.
Solusinya adalah dengan membangun forum diskusi rutin antara HR dan seluruh pimpinan unit kerja untuk menyusun rencana tenaga kerja secara terpadu dan kolaboratif.
Peran Teknologi dalam Workforce Planning
Teknologi telah menjadi game-changer dalam banyak aspek manajemen organisasi, termasuk workforce planning.
Jika dulu proses ini mengandalkan banyak spreadsheet dan asumsi manual, kini perusahaan dapat memanfaatkan berbagai tools digital untuk menyusun rencana SDM yang jauh lebih presisi, cepat, dan adaptif.
Pemanfaatan HRIS
Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem manajemen informasi yang dirancang khusus untuk menyimpan, mengelola, dan menganalisis data karyawan.
Dengan HRIS, perusahaan dapat mengakses informasi real-time tentang struktur organisasi, status karyawan, data absensi, performa kerja, hingga riwayat pelatihan.
Fitur-fitur dalam HRIS memungkinkan tim HR dan manajemen untuk menyusun strategi workforce planning berdasarkan data faktual, bukan asumsi.
Bahkan, beberapa sistem HRIS modern telah dilengkapi dashboard prediktif yang bisa memberikan rekomendasi otomatis berdasarkan tren historis.
Analitik Prediktif & Data Kinerja
Teknologi analitik kini memungkinkan perusahaan untuk memproyeksikan kebutuhan SDM dengan akurasi tinggi.
Dengan memanfaatkan data historis dan algoritma machine learning, organisasi bisa memprediksi tren turnover, mengidentifikasi posisi kritis, hingga memperkirakan skill gap di masa depan.
Analitik ini juga dapat mengintegrasikan data performa karyawan untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan.
Misalnya, perusahaan dapat menentukan siapa saja karyawan yang berpotensi naik jabatan, siapa yang perlu pelatihan tambahan, dan siapa yang bisa dipindahkan ke divisi lain untuk efisiensi maksimal.
FAQ Section
Pertanyaan tentang workforce planning:
- Apa itu workforce planning?
Workforce planning adalah proses strategis untuk memastikan organisasi memiliki SDM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan. - Apa manfaat utama dari workforce planning?
Mengoptimalkan biaya, meningkatkan efisiensi SDM, dan mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang. - Apa bedanya workforce planning dan manpower planning?
Manpower planning lebih fokus pada kuantitas tenaga kerja, sedangkan workforce planning mencakup strategi kualitas, keterampilan, dan kebutuhan jangka panjang. - Apa saja contoh tools untuk workforce planning?
HRIS, software analitik SDM, sistem absensi otomatis seperti Kerjoo, dan tools prediksi kebutuhan SDM. - Bagaimana cara memulai workforce planning di perusahaan kecil?
Mulailah dengan evaluasi kebutuhan SDM saat ini, identifikasi gap keterampilan, dan gunakan tools sederhana seperti spreadsheet atau sistem absensi digital untuk pengumpulan data awal.
Kesimpulan
Workforce planning adalah bagian integral dari strategi bisnis organisasi secara keseluruhan.
Perencanaan tenaga kerja yang baik membantu organisasi merespons perubahan pasar dengan gesit, menekan biaya operasional, serta meningkatkan efektivitas tim dalam mencapai tujuan bisnis.
Keberhasilan workforce planning terletak pada kemampuan organisasi untuk mengintegrasikan data real-time, melibatkan berbagai departemen, serta memanfaatkan teknologi sebagai pendorong utama.
Tanpa pendekatan kolaboratif dan berbasis data, strategi SDM akan cenderung reaktif dan tidak sejalan dengan dinamika bisnis yang terus bergerak cepat.
Oleh karena itu, penting bagi setiap organisasi—baik skala kecil maupun besar—untuk menjadikan workforce planning sebagai prioritas strategis.
Investasi pada tools yang tepat, seperti HRIS, analitik prediktif, dan sistem absensi digital seperti Kerjoo, akan memperkuat fondasi organisasi dalam menyusun tim yang tangguh, adaptif, dan siap bersaing di masa depan.
