Fitur Presensi Keluar Otomatis, Solusi Karyawan Lupa Absen

Sebelum karyawan pulang kerja, umumnya akan melaporkan pekerjaan terlebih dahulu dan melakukan presensi keluar. Tapi bagaimana jika karyawan lupa absen karena hal-hal tertentu? Alhasil, administrasi di kantor pun terkena dampaknya.

Karena itu, perusahaan perlu menerapkan upaya yang sitematis agar kejadian seperti lupa absen bisa diatasi.

Salah satu cara praktis adalah dengan memanfaatkan Fitur Presensi Keluar Otomatis yang ada di aplikasi Kerjoo. Perusahaan bisa mengatur sesuai dengan jam kerja yang berlaku.

Sebelum memahami penggunaan Fitur Presensi Keluar Otomatis, sebelumnya akan kami jelaskan poin-poin alasan karyawan terlambat atau lupa absen, khususnya absensi keluar.

Berikut ini akan kami berikan solusi yang bisa Anda terapkan.

Inilah Beberapa Alasan Karyawan yang Lupa Presensi

Kadang, sebagian karyawan tidak melaksanakan pekerjaan sesuai prosedur, misalnya lupa melakukan presensi masuk atau keluar. Selain karena lupa, mungkin saja karena mereka sedang dalam kondisi darurat.

Bagi atasan di kantor, hal tersebut harus tetap menjadi perhatian. Dengan memahami sebabnya, maka akan lebih mudah memberikan solusinya.

1. Sedang Bekerja di Luar

Sebagian divisi atau karyawan akan bekerja di luar kantor untuk satu hari atau beberapa hari.

Saat sibuk di luar, karyawan yang bekerja di lapangan itu bisa saja melewatkan presensi. Mungkin saja karena lupa atau misalnya di lokasinya sulit dijangkau oleh jaringan internet.

2. Sistem Kerja yang Berubah

Perubahan sistem kerja juga bisa menjadi alasan karyawan lupa, misalnya yang sebelumnya WFO jadi WFH atau sebaliknya. Atau misalnya mereka sebelumnya bekerja pada shift pagi pagi lalu ganti shift malam.

3. Lokasi Absensinya Tidak Strategis

Hal ini berlaku umumnya untuk presensi yang masih menggunakan mesin seperti presensi sidik jari.

Ketika mesin presensi berada di lantai atas dan karyawan sedang sibuk di lantai bawah, jadi mereka tidak bisa mengakses dengan cepat. Untuk sistem absensi mobile, hal ini lebih mudah diatasi.

4. Antrian Panjang

Alasan antrian panjang juga bisa terjadi pada sistem absensi fingerprint, yang mana karyawan memilih untuk ke meja kerja dulu sebelum presensi.

Tapi, antrian lama bisa membuat mereka menunda presensi. Jika ada terlambat karena ada pembatasan absensi, maka data kehadiran mereka tidak masuk.

5. Mesin Presensi Rusak

Seperti yang Anda ketahui, mesin fingerprint membutuhkan maintenance sedemikian rupa. Kadang mesin bisa rusak, sehingga tidak bisa membaca sidik jari. Kerusakan secara teknis membuat karyawan jadi tidak bisa presensi pada hari itu.

6. Kebijakan Perusahaan yang Tidak Jelas

Sebagian perusahaan tidak menerapkan kebijakan yang tegas disertai sanksi keterlambatan.

Tidak sedikit perusahaan yang tidak menganggap urgen pada urusan absensi. Kenyataannya, absensi akan berpengaruh pada penggajian dan review kedisiplinan.

7. Karyawan Curang

Alasan lupa absen selanjutnya adalah karyawan yang tidak melakukan presensi keluar disengaja. Tujuannya yaitu agar jam kerjanya lebih banyak dan bisa diakumulasi menjadi jam lembur dan mendapat tambahan gaji atau bonus.

Lalu Bagaimana Cara Mengatasi Lupa Absen?

Faktanya, mengabaikan absensi adalah hal yang merugikan untuk perusahaan dan karyawan sendiri. Untuk perusahaan, ketika karyawan lupa absensi akan berdampak pada aspek gaji atau upah.

Sementara itu, selama belum ada undang-undang yang sah, aturan gaji dan kehadiran masih berdasarkan kontrak kerja antara perusahaan dan karyawan.

Manajemen kehadiran yang buruk akan berpengaruh pada kepuasan kerja secara keseluruhan. Untuk karyawan, ketika absensi terlewat maka mereka bisa dianggap tidak hadir.

Ketika perusahaan berkomitmen menerapkan kebijakan tentang jam kerja yang disiplin, hal itu bisa diantisipasi agar tidak berdampak pada jangka panjang.

Berikut ini adalah beberapa solusi praktis yang bisa Anda lakukan:

Evaluasi Secara Berkala

Terlepas dari sistem kehadiran yang berlaku, perusahaan dapat melaksanakan evaluasi secara berkala.

Dalam evaluasi, ringkasan kehadiran karyawan bisa terpantau. Adakah yang lupa absen, mengajukan izin, terlambat, atau tidak memenuhi jam kerja.

Jika dibutuhkan, manajemen perusahaan bisa memberikan reminder agar para karyawan lebih disiplin lagi. Jadi, tugas HR bisa semakin mudah dalam memantau atau review kehadiran secara akurat.

Menggunakan Aplikasi Absensi Berbasis Cloud

Sistem absensi berbasis cloud memang teknologi yang bisa diandalkan saat ini. Perusahaan jadi lebih efisien karena tidak harus merekap data kehadiran secara manual. Selama masih terhubung dengan internet, segala pengaturan kehadiran karyawan bisa lebih mudah.

Maksimalkan Fitur Presensi Keluar Otomatis

Setiap aplikasi absensi karyawan memiliki fitur yang selalu dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan. Salah satu fitur baru dari aplikasi absensi Kerjoo adalah Fitur Presensi Keluar Otomatis.

Ketika karyawan tidak melakukan presensi keluar, maka tidak akan berdampak fatal. Dari sistem aplikasi sudah merekam datanya bahwa karyawan tersebut sudah keluar.

Cara Penggunaan Fitur Presensi Keluar Otomatis

Jika sudah diaktifkan, fitur ini memungkinkan karyawan bisa presensi keluar otomatis berdasarkan data presensi masuk.

Waktunya akan disesuaikan dengan jam kerja yang diterapkan di setiap perusahaan. Misalnya jam kerja mulai pukul 08.00 pagi sampai pukul 17.00.

Bagaimana jika karyawan belum melakukan presensi lebih dari pukul 17.00 atau beberapa menit toleransi keterlambatan? Admin atau supervisor bisa mengatur sedemikian rupa agar karyawan bida absen keluar otomatis tanpa memakai foto selfie seperti saat masuk.

Berikut ini adalah langkah-langkah penggunaan Fitur Presensi Keluar Otomatis

Masuk Dashboard Admin Panel

• Klik https://app.kerjoo.com dan login dengan username dan password yang telah dikirim ke email.
• Silahkan Anda klik menu [Kelola Karyawan]
• Pilih sub menu [Divisi]

Atur Presensi Keluar Otomatis Tiap Divisi

• Setelah masuk pada tampilan divisi, tentukan divisi mana yang akan diterapkan presensi keluar otomatis, misalnya divisi marketing.
• Klik [Ikon Pensil] pada kolom aksi yang ada di posisi paling kanan.
• Anda akan diarahkan ke tampilan ubah data, scroll ke bawah hingga Anda menemukan tampilan berikut.

• Berikan tanda centang [✓] pada bagian [Presensi Keluar Otomatis] lalu isi waktu presensi otomatis, berapa menit setelah jam keluar.
• Anda juga dapat menjadikan waktu keluar otomatis sebagai jam presensi keluar karyawan. Contoh: ketika jadwal harian karyawan Anda adalah jam 08.00-17.00 WIB dan keluar otomatis diatur 5 menit setelah jadwal keluar, maka karyawan Anda akan tercatat presensi keluar di sistem jam 17.05 WIB.
• Terakhir, klik [Simpan] dan data akan tersimpan otomatis oleh sistem.

Periksa Data Kehadiran Harian

Data karyawan yang keluar otomatis bisa dilihat oleh admin dengan menu 'Kehadiran Harian'.

• Silakan klik menu [Kehadiran Harian]
• Cek di kolom Presensi Keluar.
• Akan ada tanda orang [🧑] yang berarti karyawan presensi keluar secara otomatis

Seperti pada gambar di atas, karyawan yang telah keluar otomatis akan muncul datanya. Dalam hal ini, admin atau supervisor tidak mendapat laporan pekerjaan harian karena presensi otomatis.

Adapun foto selfie yang tersimpan adalah sama seperti foto saat presensi masuk. Admin atau supervisor bisa mengedit atau mengubah pengaturan setiap divisi, seuai pola kerja yang berlaku.

Kesimpulan

Waktu kehadiran harian karyawan termasuk data yang dibutuhkan perusahaan. Dengan data yang akurat, HR perusahaan bisa mengetahui tingkat disiplin karyawan.

Terkadang hal teknis seperti lupa absen akan berdampak buruk bagi perusahaan maupun karyawan sendiri. Karena itu, Fitur Presensi Keluar Otomatis adalah solusi agar jam kerja tetap terpenuhi tanpa kekurangan atau kelebihan.

Cara penggunaannya juga mudah, bisa diatur per divisi sekaligus. Sehingga admin atau supervisor setiap divisi tidak perlu memantau secara manual.

Jika segala sesuatunya bisa lebih efisien dengan sistem otomatis, maka pekerjaan Anda lebih sistematis dan terfokus pada hal yang penting.