Komunikasi Internal – Kunci Efektifitas dan Harmoni dalam Organisasi

Apa Itu Komunikasi Internal?

Pernahkan Anda mengalami situasi di mana pesan dari atasan tidak tersampaikan dengan baik, atau karyawan merasa bingung karena informasi berubah-ubah?

Jika iya, bisa jadi komunikasi internal di perusahaan Anda belum optimal.

Komunikasi internal adalah proses pertukaran informasi, ide, dan pesan organisasi antara karyawan, tim, dan manajemen.

Bentuk komunikasi internal di perusahaan bisa verbal, tertulis, digital, formal ataupun informal.

Membangun strategi komunikasi internal di perusahaan bukan sekadar mengirim email ataupun mengadakan rapat mingguan secara terstruktur.

Ini tentang bagaimana bagaimana pesan diterima, dipahami, dan diterapkan dalam keseharian kerja.

Baca selengkapnya artikel Aplikasi Absensi Online Kerjoo untuk mengetahui bagaimana cara meningkatkan komunikasi internal di perusahaan.

Mengapa Komunikasi Internal Penting dalam Organisasi?

Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi untuk memudahkan pembagian tugas.

Namun perbedaan level pekerjaan di struktur organisasi ini tidak jarang membuat pemahaman antar satu karyawan dengan yang lainnya berbeda.

Survei Forbes misalnya, yang menyatakan bahwa karyawan merasa kurang percaya dengan atasan mereka karena kurangnya komunikasi internal di perusahaan mereka.

Dari survei ini kita bisa memberikan kesimpulan, bahwa tanpa strategi komunikasi yang baik, perusahaan dapat mengalami hambatan, seperti:

• Kesalahpahaman yang dapat memperlambat pekerjaan.
• Konflik antar karyawan yang menganggu produktivitas.
• Karyawan menjadi kurang terlibat, sehingga kurang loyal terhadap perusahaan.

Sebaliknya, strategi komunikasi internal yang efektif dapat menjadi cara perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, keterlibatan, dan loyalitas karyawan.

Bagaimana caranya? Yuk, kita bahas lebih dalam!

Baca Juga: 5 Cara HR Menjaga Loyalitas Karyawan Tanpa Harus Naikkan Gaji

Manfaat Komunikasi Internal yang Efektif

Terdapat empat manfaat komunikasi internal, seperti meningkatnya kolaborasi dan teamwork perusahaan Anda.

Komunikasi internal yang efektif juga dapat membuat karyawan merasa engange dengan perusahaan.

Mengurangi konflik, bahkan memperkuat kualitas budaya kerja perusahaan Anda.

Di bawah ini adalah penjelasan lengkap dari Kerjoo.

1) Meningkatkan Kolaborasi dan Kinerja Tim

Setiap perusahaan, pasti memiliki tim dengan role dan tanggung jawab berbeda.

Namun, ada saatnya tim saling bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.

Bayangkan saja Anda memiliki dua tim ini untuk bekerja di proyek yang sama, namun dengan penerimaan informasi yang berbeda dari atasan.

Hasilnya? Tentu akan terjadi kesalahpahaman, alur pengerjaan proyek pun menjadi terganggu.

Cara meningkatkan komunikasi internal ini membantu tim Anda memiliki proses koordinasi yang lebih baik, di mana masing-masing karyawan tahu akan perannya.

Ini karena karyawan sebagai penerima pesan memahami apa yang disampaikan pengirim pesan (misalnya atasan), sehingga penyelesaian tugas menjadi lebih cepat dan efisien.

2) Meningkatkan Keterlibatan dan Motivasi Karyawan

Bagaimana perasaan Anda apabila tiba-tiba terdapat perubahan kebijakan tanpa pemberitahuan? Pastinya akan kurang nyaman bukan?

Selain itu, kurangnya komunikasi juga membuat perusahaan terkesan tidak profesional.

Oleh karena itu, Anda perlu meningkatkan strategi komunikasi di tempat kerja supaya karyawan merasa dihargai, lebih enganged, dan lebih bersemangat dalam bekerja.

Ini karena setiap karyawan yang merasa didengar dan diperbarui dengan informasi terbaru akan lebih loyal terhadap perusahaan.

3) Mengurangi Konflik dan Kesalahpahaman

Survei Forbes telah menunjukkan, bahwa 48 persen masalah di tempat kerja berasal dari komunikasi internal yang kurang baik.

Miskomunikasi ini tidak hanya berujung pada gesekan antar karyawan, melainkan konflik yang berdampak pada produktivitas.

Terutama apabila perusahaan Anda memiliki pekerja yang bekerja dengan cara remote. Peluang untuk miskomunikasi akan semakin besar.

Solusinya? Tentu memperbaiki sistem komunikasi yang jelas dan dua arah!

4) Memperkuat Budaya Perusahaan dan Loyalitas Karyawan

Kualitas komunikasi akan sangat mencerminkan nilai perusahaan.

Ketika perusahaan memiliki budaya komunikasi yang kuat, karyawan merasa lebih terhubung dengan visi perusahaan dan cenderung bertahan lebih lama.

Sebaliknya, ketika perusahaan memiliki gaya komunikasi kurang baik akan membuat karyawan merasa tidak dihargai, tidak terhubung, atau bahkan terikat dengan perusahaan.

Baca Juga: Penting! Beginilah Budaya Kerja di Balik Tim yang Hebat

Tantangan dalam Komunikasi Internal (dan Cara Mengatasinya!)

Anda mungkin merasa bahwa sudah memiliki komunikasi internal yang baik.

Namun, ada juga Anda merasa bahwa "saya sudah sering mengadakan rapat, tapi kenapa masih ada miskomunikasi?"

Di bawah ini terdapat beberapa jawaban dan cara mengatasinya.

1. Kurangnya Transparansi dan Keterbukaan

Pada saat meeting, karyawan Anda mungkin menanyakan perihal proyek, namun tidak mendapatkan informasi yang cukup.

Dari sisi manajemen, memang terkadang merasa tidak semua informasi proyek harus diketahui karyawan tertentu.

Namun, hal inilah yang menimbulkan miskomunikasi.

• Solusi: Buat sesi "Ask Me Anything" dengan manajemen agar karyawan bisa bertanya langsung tanpa rasa takut.

2. Hambatan Teknologi dan Saluran yang Tidak Efektif

Di era digital, ada beragam platform komunikasi yang sekaligus dapat menyebabkan overload informasi.

Ini membuat karyawan bingung harus mengomunikasikan dengan cara apa supaya pesan tersampaikan dengan baik.

• Solusi: Pilih satu atau dua platform utama untuk komunikasi internal dan pastikan semua karyawan menggunakannya dengan efektif.

3. Perbedaan Gaya Komunikasi Antar Generasi

Karyawan lintas generasi memang menjadi tantangan tersendiri untuk meningkatkan komunikasi internal perusahaan.

Gen Z misalnya, lebih menyukai komunikasi instan seperti chat, sedangkan Gen X lebih nyaman dengan komunikasi formal atau rapat langsung.

• Solusi: Gunakan pendekatan hybrid dengan mengombinasikan alat komunikasi digital dan pertemuan langsung sesuai kebutuhan.

Strategi Membangun Komunikasi Internal yang Efektif

Sekarang, Anda sudah tahu tantangan komunikasi internal di perusahaan.

Bagaimana dengan strategi komunikasi di tempat kerja yang baik? Di bawah ini merupakan cara meningkatkan komunikasi internal.

1) Pilih Saluran Komunikasi yang Efektif

Gunakan email untuk pengumuman resmi, chat untuk komunikasi cepat, dan rapat virtual untuk diskusi mendalam.

Hindari penggunaan terlalu banyak platform agar tidak membingungkan karyawan.

Anda juga dapat memanfaatkan fitur broadcast yang ada di HRIS Kerjoo untuk memberikan pengumuman penting.

Nantinya, broadcast akan tersampaikan kepada karyawan melalui pop-up notifikasi.

2) Bangun Transparansi dan Komunikasi Dua Arah

Kesenjangan antara atasan dan staf biasanya sering kali disebabkan oleh minimnya transparansi ataupun komunikai dua arah.

Karyawan hanya mengiyakan keinginan atasan tanpa mengetahui apa tujuan dan maksud yang ingin dicapai.

Oleh karena itu, adakah sesi seperti "CEO Open Talk" untuk membuka dialog antara manajemen dan karyawan.

Sediakan forum diskusi atau survei anonim agar karyawan bisa menyampaikan pendapat tanpa rasa takut.

4) Budayakan Feedback yang Konstruktif

Budaya feedback dan apresiasi untuk karyawan sangat diperlukan untuk membangun komunikasi internal yang efektif.

Berikan apresiasi untuk karyawan yang aktif berbagi ide dan pendapat.

Jangan hanya menunggu karyawan memberikan feedback, tapi juga dorong mereka untuk lebih aktif!

Baca Juga: Metode Feedback Sandwich dan Apa Manfaat untuk Tim Anda?

5) Pelatihan Keterampilan Komunikasi

Pastikan manajer dan karyawan memiliki keterampilan komunikasi yang baik.

Adakan workshop komunikasi internal agar setiap orang bisa menyampaikan pesan dengan lebih jelas dan efektif.

Pelatihan soft skill ini nantinya juga akan bermanfaat bagi perusahaaan Anda dalam membangun budaya kerja yang kolaboratif.

Beberapa platform teknologi yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan komunikasi internal di perusahaan Anda:

• Email & Intranet: Untuk pengumuman resmi.
• Aplikasi Chat (Slack, Microsoft Teams, WhatsApp): Untuk komunikasi cepat antar tim.
• Rapat Virtual (Zoom, Google Meet): Untuk diskusi mendalam.
• Newsletters & Pengumuman Digital: Untuk update perusahaan.

Kesimpulan

Komunikasi internal di perusahaan yang baik bukan hanya sekadar berbagi informasi, atau seberapa sering Anda mengadakan meeting.

Komunikasi internal adalah tentang bagaimana karyawan sebagai penerima pesan dapat memahami pesan yang disampaikan dengan baik.

Dengan demikian, karyawan merasa terlibat satu sama lain dan tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Jika perusahaan Anda masih mengalami tantangan dalam komunikasi internal, sekarang adalah saat yang tepat untuk berubah!

💡 Apa yang bisa HR lakukan mulai hari ini?

• Evaluasi saluran komunikasi di perusahaan.
• Terapkan transparansi dan komunikasi dua arah.
• Bangun budaya komunikasi yang terbuka.

Cara meningkatkan komunikasi internal ini sebagai pedoman untuk mengevaluasi bagaimana pola komunikasi di perusahaan Anda.

Anda dapat menggunakan HRIS Kerjoo untuk mengelola karyawan, yang juga sudah dilengkapi dengan fitur broadcast.

Fitur ini dapat Anda gunakan untuk meningkatkan komunikasi internal di perusahaan dengan mengirim pesan lewat pop-up notifikasi karyawan.

Ada percobaan gratis 14 hari menanti Anda.

Kerjoo juga menyediakan beragam referensi seputar HR dan karyawan yang dapat Anda akses melalui Blog Kerjoo!