Mengelola Absensi Selama WFH, Simak Lebih Detail Tipsnya

Mengelola absensi selama WFH (work from home) membutuhkan persiapan yang sangat baik. Pandemi saat itu mengharuskan banyak perusahaan mempekerjakan karyawannya dari rumah.

Absensi seperti fingerprint atau absensi konvensional tidak lagi bisa digunakan untuk para karyawan yang bekerja dari rumah. Terkadang banyak HR perusahaan yang tidak lagi optimal dalam memperhatikan kinerja karyawannya.

Kepercayaan dalam sistem kerja work from home memang harus ditekankan, namun terkadang banyak karyawan yang melewatkan pengajuan absensi mereka dengan alasan lupa.

Belum lagi HR perusahaan yang harus merekap absensi secara manual, tentunya akan menghabiskan banyak waktu. Dengan persoalan tersebut, teknologi menjadi solusi ideal dalam berbagai permasalahan selama work from home ini.

Adanya teknologi cloud computing memudahkan kegiatan kerja jarak jauh. Karyawan maupun HR perusahaan dapat mengakses; menyimpan serta mengolah data secara virtual.

Dengan teknologi ini, banyak menghemat waktu bagi HR perusahaan sehingga efisiensi pun terjaga.

Tips Mengelola Absensi Selama WFH

Selain dengan teknologi, HR pun harus menerapkan beberapa hal agar kegiatan bekerja dari rumah berjalan sama optimalnya dengan kegiatan kerja sebelum diterapkannya WFH. Berikut penjelasannya.

Tips Mengelola Absensi Selama WFH dengan Membuat Daftar Pekerjaan

Tips pertama adalah membuat daftar pekerjaan yang terstruktur dan rapi. Tetapkan waktu memberi tugas dan pastikan karyawan mengikuti semua prosedur yang sudah dibuat.

Dengan begitu, karyawan tetap punya komitmen dan tanggung jawab meskipun bebas bekerja dari rumah. Lebih spesifiknya, jadwal pekerjaan bisa di bagi menjadi beberapa bagian berikut:

Tentukan Jam kerja Dimulai

Jika jam mulai kerja sudah menentu, karyawan bisa mempersiapkan tugasnya sebelum pekerjaan itu di proses. Begitu juga hari-hari berikutnya, akan mudah untuk karyawan mempersiapkan tugasnya mulai dari cari referensi dan sebagainya.

Beri juga keringangan pada karyawan jika ingin mengubah jam mulai kerjanya untuk mengantisipasi kebutuhan karyawan. Selain itu, perusahaan juga harus tahu kapan saja menetapkan jam mulai pekerjaan yang sesuai kemampuan para karyawannya.

Tentukan Jam Kerja Berakhir

Besar kemungkinan suatu tugas bisa melebihi waktu pengerjaan yang ditentukan. Atau pekerjaan bisa bertambah dalam satu hari. Untuk mengantisipasi hal tersebut, sebaiknya pilah pekerjaan yang dirasa mudah terlebih dahulu.

Lebih baik kerjakan lagi di hari selanjutnya agar waktu personal dan waktu pekerjaanmu tetap bisa teratur. Jangan terlalu membuat waktu kerja berlebih tanpa diintruksikan perusahaan.

Tentukan Goal Harian

Menentukan target dan tujuan harian dalam kerja lebih bisa mengatur arah kerja karyawan.

Gambaran yang jelas tentang apa yang harus dikerjakan, tahap-tahap prosedurnya hingga hasil seperti apa yang dikatakan baik menentukan produktivitas karyawan.

Evaluasi goal harian juga diperlukan agar pekerjaan tidak terhambat seperti waktu kegiatan kerja sebelum wfh diberlakukan.

Terapkan Jam Kerja Fleksibel

Untuk mengantisipasi segala kebutuhan karyawan, perusahaan harus memberi keringanan dengan memberi waktu kerja yang fleksibel. Diawali dari jam mulai kerja sampai waktu cuti untuk karyawan.

Tidak apa-apa karyawan memproses pekerjaannya siang atau malam, asalkan tidak melewati jam kerja berlaku yang tercantum dalam peraturan ketenagakerjaan yaitu jam kerja maksimal selama 8 jam.

Tentukan Jam Istirahat

Work from home bukan berarti mempersempit atau bahkan menghilangkan jam istirahat bagi karyawan. Ironisnya, banyak perusahan yang justru terus-terusan menambah workload pada karyawaannya.

Padahal istirahat juga penting dalam menjaga produktivitas bekerja meski wfh.

Berdasarkan studi dari University of Illinois at Urbana-Champaign (UIUC) 2011, beristirahat dapat meningkatkan kreativitas dan kemampuan dalam mengambil keputusan.

Sebaliknya, fokus yang berkepanjangan pada satu tugas, justru dapat menghambat kinerja.

Lebih lanjut, pada penelitian lain menunjukkan bahwa beristirahat secara reguler dapat menjaga kesehatan mental dan meningkatkan memori.

Dalam Scientific American, Ferris Jabr menulis : “Downtime atau beristirahat dapat meningkatkan fokus dan motivasi otak, mendorong produktivitas dan kreativitas, dan hal ini penting untuk meningkatkan performa kerja.”

Untuk itu, istirahat dibutuhkan untuk menjaga life balance para pekerja, sehingga mereka bisa membagi waktu untuk bekerja, untuk diri sendiri dan untuk keluarga.

Pastikan Karyawan Melakukan Absensi Adalah Salah Satu Tips Mengelola Absensi Selama WFH

Jika perusahan sudah membuat daftar pekerjaan yang rapi dan terstruktur, kesulitan selanjutnya bagi HR adalah untuk memastikan semua karyawan melakukan absensi.

Jika masih menggunakan cara konvensional, tentunya sangat merepotkan, sehingga HR perusahaan dianjurkan untuk menggunakan teknologi yang mempunyai pengingat untuk melakukan absensi.

Berlakukan denda bagi karyawan yang tidak mengikuti prosedur dengan fitur notifikasi dimana bisa dilihat oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan apliaksi absensi, akan banyak menghemat waktu serta minim kesalahan saat menginput data.

Tips Mengelola Absensi Selama WFH Dengan Membuat Laporan Absensi Karyawan

Setelah dua poin di atas efektif diimplementasikan, selanjutnya buat laporan absensi karyawan. Dengan laporan absensi, HR perusahaan dapat melihat kinerja karyawan dan kepatuhan terhadap kebijakan yang diterapkan perusahaan.

HR juga dapat melakukan evaluasi agar kinerja karyawan terjaga. Laporan absensi harus disimpan dengan jangka waktu yang lama.

Teknologi adalah solusi terbaik dimana selain data yang bisa diakses di mana pun dan kapanpun, jangka penyimpanan pun bisa lebih lama, selain itu menghemat tempat penyimpanan dan minim risiko kehilangan data.

Salah satu aplikasi absensi online yang cocok untuk dicoba adalah Kerjoo. Selain difungsikan sebagai aplikasi absensi, Kerjoo juga memiliki fitur database untuk memudahkan HR perusahaan mengelola data karyawan.

Fitur yang Dimiliki Absensi Online Kerjoo

1. Presensi Online

Karyawan bisa mendapatkan kemudahan dalam melakukan presensi online di mana saja. Kerjoo dilengkapi fitur face recognition atau fitur untuk mengidentifikasi seseorang lewat wajah.

Selain itu, kerjoo juga memiliki fitur GPS (Global Positioning System) untuk melacak keberadaan karyawan. Setelah aplikasi dibuka, kerjoo secara otomatis melacak perangkat yang masuk sehingga HR bisa memantau kerja karyawan agar tetap fokus.

2. Timesheet

Walaupun pekerjaan dilakukan dari rumah (work from home) perusahaan masih bisa memantau kedisiplinan karyawan lewat timesheet yang bisa di akses di mana pun dan kapan pun.

Laporan kerja dan rencana kerja harian sudah bisa dilakukan melalui aplikasi. HR tinggal mengecek progres pekerjaan setiap divisi.

3. Lembur

Karyawan bisa mengajukan lembur di manapun, karyawan bisa mengisi sendiri waktu lemburnya sehingga tidak perlu merepotkan HR untuk mencatat setiap data lembur karyawan.

Selain itu, terdapat otomatisasi pencatatan lembur karyawan sehingga mempermudah HR untuk memantau performa karyawan.

4. Cuti dan Izin Kerja

Karyawan bisa mengisi sendiri permintaan cuti atau izin kerja. Aplikasi akan melakukan otomatisasi data izin atau cuti kerja. Ketika ada keperluan setengah hari, Kerjoo memberi solusi izin jam.

Karyawan bahkan bisa melakukan upload untuk bukti izin berupa softcopy surat izin dari dokter atau bukti lainnya. Untuk efektivitas kerja karyawan, HR bisa mengatur batas permintaan izin agar operasional perusahaan tetap stabil.

5. Statistik

Performa, kedisiplinan, dan efektifitas kinerja karyawan bisa dengan mudah dilihat oleh HR melalui fitur statistik performa karyawan yang melingkupi jam kerja, izin, cuti, dan juga lembur.

Dengan begitu, HR dipermudah untuk melakukan evaluasi terhadap setiap karyawan.

6. Database Karyawan

Administrasi perusahaan akan lebih rapi karena adanya fasilitas untuk menyimpan data karyawan yang lengkap serta ruang penyimpanan yang lebih banyak.

Selain menghemat ruang penyimpanan, jangka penyimpanan pun lebih lama. HR dipermudah untuk mengelola data karyawan karena bisa diakses di manapun dan kapanpun, serta lebih menghemat waktu.

Anda bisa mengikuti update fitur Kerjoo yang baru untuk bisa mengetahui lebih lanjut tentang solusi yang Anda perlukan. Anda juga bisa berkonsultasi dengan tim customer service kami untuk mendapatkan penjelasan lengkap.