Apa itu Supervisor? Kenali Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawabnya!

Karyawan atau staf Human Resource (HR) pasti sudah tidak asing dengan istilah supervisor. Apa itu supervisor? Supervisor adalah individu yang membawahi suatu kelompok karyawan di perusahaan.

Kelompok karyawan tersebut dapat mengacu pada tim dengan job description yang saling berkesinambungan maupun karyawan-karyawan yang bekerja di satu shift yang sama.

Supervisor termasuk dalam jabatan yang penting dalam suatu perusahaan. Peran supervisor sangat penting dalam memimpin dan mengelola para karyawan yang menjadi tanggung jawabnya secara langsung.

Apa itu supervisor, tugas supervisor, wewenang, hingga kemampuan yang harus dimiliki supervisor akan dibahas secara lebih rinci di bawah ini.

Definisi Supervisor

Apa Itu Supervisor

Supervisor adalah individu dalam perusahaan yang bertugas melakukan pengawasan dan memberi arahan teknis kepada karyawan yang menjadi bawahannya.

Secara istilah, supervisor berasal dari kata supervise dalam Bahasa Inggris yang memiliki arti mengawasi.

Maka dari itu, tugas utama seorang supervisor tidak jauh dari tugas pengawasan. Seorang supervisor memiliki wewenang untuk menyampaikan perintah dari manajer atau instruksi kepada timnya.

Meski demikian, supervisor tetap melaksanakan tugasnya sesuai dengan arahan dari manajemen. Secara struktural, posisi supervisor berada di antara manajer dan karyawan pelaksana.

Perbedaan Supervisor dan Manajer

​​Antara supervisor dan manajer, keduanya merupakan posisi kepemimpinan dalam suatu organisasi. Berdasarkan fokus pekerjaan dan wewenang, perbedaan supervisor dan manajer adalah seperti berikut;

Fokus Pekerjaan

Supervisor fokus ke aspek teknis pekerjaan dan memastikan pekerjaan harian efisien. Manajer lebih fokus pada aspek strategis dan manajerial, termasuk strategi bisnis.

Wewenang

Supervisor memiliki otoritas atau wewenang terkait pekerjaan harian. Mereka dapat memberi rekomendasi, tapi tidak sampai pada pengambilan keputusan besar tentang kebijakan atau prosedur.

Manajer bertanggung jawab atas rencana strategis, pengambilan keputusan, pengembangan kebijakan, dan pencapaian tujuan organisasi. Manajer mengevaluasi kinerja unit atau divisi yang lebih besar.

Supervisor Bertanggung Jawab pada Manajemen

Setiap individu yang menempati jabatan dalam perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk memajukan perusahaan, tidak terkecuali supervisor. Pada umumnya, seorang supervisor bertanggung jawab langsung kepada manajemen.

Sesuai dengan namanya, tugas utama seorang supervisor adalah pengawasan. Namun, tugas supervisor bukan hanya mengawasi saja. Masih ada tugas dan tanggung jawab lainnya yang harus ia laksanakan. Kerjoo akan mengulasnya pada bagian ini.

Peran dan Tanggung Jawab Supervisor

Setelah memahami penjelasan umum tentang apa itu supervisor, simak satu per satu tentang peran dan tanggung jawab supervisor.

Peran Utama Supervisor

1. Mengawasi kinerja karyawan

Tanggung jawab supervisor melakukan pengawasan terhadap kinerja karyawan yang menjadi anggota timnya. Supervisor perlu memastikan agar karyawan melaksanakan pekerjaan sesuai tanggung jawab masing-masing.

Selain itu, mereka juga harus memastikan agar karyawan mematuhi peraturan perusahaan. Apabila pengawasan dilaksanakan dengan baik, iklim kerja yang kondusif dapat tercipta. Dengan demikian, target perusahaan semakin mudah tercapai pula.

2. Melakukan evaluasi kinerja

Evaluasi secara berkala perlu dilakukan untuk menilai kinerja karyawan berdasarkan job description yang diberikan dalam satu periode tertentu. Supervisor memiliki tanggung jawab untuk melakukan evaluasi kinerja ini.

Dalam evaluasi, supervisor akan memberikan masukan atau saran positif serta hal-hal yang perlu diperbaiki dari karyawan. Dengan demikian, karyawan dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan masing-masing.

3. Menjelaskan job description karyawan

Setiap pekerjaan pasti memiliki job description atau rincian tugas yang harus dilakukan berkaitan dengan posisinya. Terkadang, seorang karyawan baru belum sepenuhnya memahami job description-nya.

Supervisorlah yang bertugas menjelaskan detail job description kepada karyawan baru tersebut sesuai dengan posisinya. Dengan demikian, karyawan baru tersebut dapat melakukan pekerjaannya dengan lancar.

4. Melapor ke manajemen dan HR

Pada umumnya, seorang supervisor bertanggung jawab langsung kepada manajemen. Oleh karena itu, ia wajib melaporkan kinerja tim ke manajemen. Laporan yang diberikan biasanya berupa hasil evaluasi berkala.

Selain kepada manajemen, supervisor juga perlu melapor kepada HR terkait kedisiplinan karyawan. Laporan tersebut akan menjadi bahan perencanaan untuk meningkatkan kinerja karyawan.

Dengan kata lain, supervisor menjadi jembatan antara pihak manajemen dengan karyawan.

Tugas Harian Supervisor

Beberapa tugas sehari-hari supervisor antara lain;

• Mengawasi staf dan mengatur proses kerja
• Memantau produktivitas tim dengan memberikan umpan balik yang bermanfaat
• Menyampaikan informasi dari manajemen tingkat atas kepada karyawan dan sebaliknya
• Menangani masalah pelanggan yang mungkin meningkat dan memerlukan supervisor
• Mengelola jadwal tim, termasuk perencanaan shift, permintaan waktu istirahat, dan memastikan tingkat staf yang memadai untuk memenuhi tuntutan operasional
• Membantu dalam perekrutan karyawan karyawan baru di divisinya
• Mempersiapkan dan menyerahkan laporan harian mengenai kinerja tim, kemajuan proyek, dan masalah apa pun yang dihadapi kepada manajemen yang lebih tinggi.

Keterampilan yang Dibutuhkan Supervisor

Setelah memahami tugas dan tanggung jawab supervisor, ada beberapa keterampilan penting untuk mendukung kinerja sebagai supervisor yang baik.

Keterampilan ini perlu dikembangkan agar tugas dan tanggung jawab yang diberikan dapat terlaksana dengan lancar. Apa saja kemampuan tersebut?

1. Keterampilan Komunikasi

Komunikasi adalah kemampuan utama yang harus dimiliki supervisor. Supervisor mengahadapi banyak orang setiap harinya. Tanpa kemampuan komunikasi yang baik, kerja tim tidak dapat berjalan dengan lancar.

Supervisor juga harus bisa menjaga hubungan yang baik dengan karyawan bawahannya, misalnya dengan membangun motivasi mereka atau mendengar kebutuhan mereka. Dengan demikian, rasa percaya karyawan terhadap supervisor akan semakin bertumbuh.

2. Keterampilan Manajemen

Keterampilan manajemen memungkinkan supervisor untuk memimpin tim mereka secara efektif. Hal ini termasuk memotivasi karyawan, menetapkan tujuan yang jelas, dan memberikan arahan, yang sangat penting untuk mencapai tujuan tim.

Keterampilan manajerial yang baik mencakup komunikasi yang efektif, baik lisan maupun tulisan. Supervisor perlu menyampaikan harapan dengan jelas, memberikan umpan balik, dan memfasilitasi dialog terbuka untuk memastikan kelancaran operasional dan menyelesaikan konflik.

3. Kemampuan Kepemimpinan (leadership)

Selanjutnya, yang harus dimiliki oleh seorang supervisor adalah kepemimpinan atau leadership. Supervisor harus bisa memimpin timnya agar rencana atau tujuan pekerjaan dapat tercapai dengan baik.

Jadi, kepemimpinan yang dimaksud bukanlah sekadar memberi perintah. Selain itu, supervisor juga harus bisa membuat keputusan yang terbaik dari berbagai pertimbangan yang ada. Keputusan yang diambil juga sebisa mungkin menguntungkan semua pihak.

4. Kemampuan Memecahkan Masalah (problem solving)

Kemampuan berikutnya adalah pemecahan masalah atau problem solving. Permasalahan atau konflik sangat mungkin terjadi dalam dunia kerja.

Seorang supervisor harus mampu menganalisis permasalahan yang muncul dan bertindak cepat dalam mencari solusinya. Ia harus cepat tanggap agar permasalahan yang ada tidak semakin membesar dan nantinya merugikan tim yang ia pimpin.

5. Kemampuan Adaptasi

Perubahan situasi dalam lingkungan kerja cukup mungkin terjadi. Apabila perubahan tersebut terjadi secara mendadak, tentu kondisinya tidak akan mudah bagi individu yang terlibat. Seorang supervisor harus mampu bertindak sigap dalam menghadapi tantangan perubahan tersebut.

Bagaimanapun juga, ia harus tetap memimpin timnya dengan baik. Oleh karena itu, kemampuan adaptasi diperlukan dalam situasi seperti ini. Apabila berhasil menyesuaikan diri, tantangan apapun pasti bisa dihadapi.

6. Manajemen waktu

Terkadang, seorang supervisor perlu menangani banyak pekerjaan dalam waktu bersamaan. Oleh karena itu, ia harus mampu membagi waktu dengan efektif dan efisien. Kemampuan manajemen waktu yang baik diperlukan agar seluruh pekerjaan dapat terlaksana dengan maksimal.

Selain itu, seorang supervisor juga harus mampu menyusun prioritas pekerjaan dengan baik. Ia harus dapat menentukan tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu dengan mempertimbangkan tingkat urgensinya.

Pentingnya Supervisor dalam Organisasi

Kontribusi supervisor akan dirasakan oleh tim dan perusahaan.

Kontribusi terhadap Tim

• Karena supervisor menjadi penghubung antara manajemen dan tim, mereka memastikan informasi penting dari manajemen sampai ke anggota tim tanpa ada miskomunikasi
• Identifikasi kebutuhan pelatihan, mengatur pelatihan, workshop, atau mentoring untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan tim
• Membantu tim mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang muncul. Mereka juga membuat keputusan yang diperlukan untuk menjaga alur kerja tetap berjalan lancar dan efisien
• Mendengarkan kebutuhan dan kekhawatiran tim, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan membantu mengatasi hambatan.

Kontribusi terhadap Perusahaan

• Melalui pengelolaan waktu, sumber daya, dan tenaga kerja secara efektif, mereka membantu meningkatkan output keseluruhan perusahaan
• Di lingkup operasional, peran supervisor begitu penting karena mereka menerjemahkan visi dan misi perusahaan ke tindakan nyata yang dapat diikuti oleh tim
• Dampak supervisor pada perusahaan juga berkaitan dengan kualitas dan standar produk dan layanan. Supervisor memastikan bahwa proses kerja dalam menghasilkan produk atau layanan sudah memenuhi standar kualitas perusahaan.

Tantangan yang Dihadapi Supervisor

Untuk menjalankan tugasnya yang menghubungkan antara manajemen dan tim, tentu supervisor tidak lepas dari tantangan.

Menghadapi Konflik

Bagaimana supervisor menangani konflik dalam tim?

• Supervisor harus mengenali tanda-tanda konflik sejak dini dan mengidentifikasi akar masalahnya
• Supervisor bersama timnya dapat mengadakan pertemuan untuk membahas masalah secara terbuka dan jujur
• Penyelesaian konflik dalam tim bisa dilakukan melalui mediasi, memfasilitasi komunikasi, dan mendorong penyelesaian bersama
• Selama proses penyelesaian konflik, supervisor fokus pada isu, bukan kepada individu, sambil berusaha mendapatkan solusi adil dan rasional.

Menjaga Motivasi Tim

Apa saja strategi supervisor dalam menjaga motivasi dan semangat kerja tim?

• Fokus pada aspek positif dan berikan saran perbaikan dengan cara yang membangun
• Memastikan tim memiliki sumber daya, alat, dan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas secara efisien
• Mengakui pencapaian individu dan tim secara terbuka, baik melalui pujian langsung atau menyampaikan ke manajemen perusahaan agar tim diberikan penghargaan formal.

Kesimpulan

Supervisor termasuk dalam jabatan yang krusial dalam perusahaan. Tanpa supervisor, tugas pengawasan karyawan tidak dapat dilaksanakan dengan detail. Oleh karena itu, peran seorang supervisor sangatlah signifikan.

Seperti yang telah disebutkan tentang apa itu supervisor, tugas utama supervisor adalah melakukan pengawasan dan mengelola karyawan yang menjadi bawahannya. Kini pengelolaan karyawan telah dimudahkan oleh kehadiran sistem absensi online dalam bentuk aplikasi.

Aplikasi absensi online memungkinkan pengelola untuk melihat dan merekap data absensi karyawan secara lebih eifisien. Fitur-fitur yang disediakan pun beragam, mulai dari face recognition hingga lokasi.

Satu hal yang pasti, seluruh fitur tersebut dikembangkan untuk mendukung tugas pengelolaan karyawan. Apakah Anda tertarik? Daftar aplikasi absensi Kerjoo sekarang dan dapatkan gratis trial 14 hari!