Tips Mengelola Karyawan Remote dengan Zona Waktu Berbeda

Tips Mengelola Karyawan Remote - Bagaimana cara mengatur jadwal kerja karyawan WFH atau remote working yang berbeda zona waktu? Jadi, perusahaan dapat mempekerjakan semua tim secara fleksibel.

Memang bekerja dengan tim di zona waktu yang berbeda dapat menjadi tantangan. Tapi, dengan strategi yang tepat, Anda dapat membangun lingkungan kerja yang efisien dan produktif.

Tips Mengelola Karyawan Remote dengan Aplikasi Absensi Online

Berikut ini adalah beberapa tips mengelola karyawan remote working dan WFH (work from home) dengan zona waktu berbeda.

1. Pastikan Karyawan Tetap Terorganisir

Tips mengelola karyawan remote dengan menggunakan aplikasi absensi online adalah cara yang efisien untuk memastikan karyawan tetap terorganisir dan produktif.

Pastikan memilih aplikasi absensi online yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Pertimbangkan fitur seperti laporan kerja harian, integrasi dengan perangkat lain, dan kemampuan pelacakan lokasi.

2. Komunikasi yang Jelas

Cara mengatur jadwal kerja karyawan beda zona waktu dapat dioptimalkan dengan komunikasi yang jelas. Berikan keterangan sejak awal tentang jam kerja harian, shift, dan ketentuan izin dan keterlambatan.

Tetapkan aturan bahwa semua karyawan tetap harus aktif saat jam kerja meski berbeda zona waktu.

3. Penjadwalan yang Fleksibel

Penjadwalan jam kerja karyawan dapat disusun sesuai kebutuhan divisi dan jobdesc yang harus dilakukan. Pertimbangkan untuk mendukung fleksibilitas jadwal kerja.

Hal ini memungkinkan para karyawan agar bisa beradaptasi dengan zona waktu berbeda, sambil tetap memenuhi tanggung jawab dan deadline pekerjaan.

4. Tetapkan Prioritas

Secara berkala, periksa prioritas pekerjaan di kantor. Bahkan jika diperlukan, terapkan tools manajemen proyek yang efisien. Jadi, Anda bisa memastikan setiap anggota tim memahami prioritas pekerjaan dan berkontribusi untuk mencapai tujuan bersama.

5. Lakukan Rapat Rutin

Buat jadwal rapat secara rutin yang diikuti semua anggota tim. Pilih waktu pelaksanaan yang pas dengan mempertimbangkan zona waktu yang berbeda. Manfaatkan alat komunikasi seperti video konferensi untuk menjaga komunikasi tatap muka.

Selain rapat rutin, pertimbangkan untuk memiliki sesi jangka pendek (misalnya, harian) untuk pembaruan cepat dan sesi jangka panjang (misalnya, mingguan) untuk pemantauan proyek secara menyeluruh.

6. Pemisahan Tugas

Pertimbangkan untuk membagi tugas berdasarkan zona waktu. Pekerjaan yang membutuhkan kolaborasi intensif dapat diatur sedemikian rupa. Sehingga karyawan dengan zona waktu yang jauh dapat bekerja bersama.

7. Buat Platform Kolaborasi

Setelah selesai mengatur jadwal kerja karyawan beda zona waktu, langkah apa selanjutnya?

Dukung kinerja karyawan dengan platform kolaborasi di mana karyawan di berbagai lokasi dapat berbagi info dan pembaruan proyek. Ini akan membantu untuk menjaga transparansi dan pengertian kolektif.

Penting untuk membangun budaya kolaborasi yang kuat di antara anggota tim, terlepas dari perbedaan zona waktu. Dorong pertukaran ide, bantuan, dan dukungan tim.

8. Optimalkan Jam Istirahat

Meskipun karyawan bekerja jarak jauh, tapi jam kerja mereka harus tetap disiplin. Akan lebih baik jika diterapkan pembatasan jam istirahat, sehingga karyawan bisa bekerja dan istirahat secara optimal.

Pengaturan waktu yang baik akan mendukung aspek keseimbangan kerja dan kehidupan pribadi (work life balance) karyawan. Berikan keleluasaan untuk mengatur waktu istirahat dan aktivitas non-kerja di antara jam kerja.

9. Memanfaatkan Layanan Berbasis Teknologi

Manfaatkan layanan berbasis teknologi seperti aplikasi HR, aplikasi absensi karyawan, alat manajemen tugas, aplikasi perencanaan jadwal, dan platform kolaborasi. Jadi, urusan mengatur pekerjaan dan komunikasi tim lebih praktis.

10. Pemantauan Kinerja

Tetapkan indikator kinerja yang jelas untuk memantau produktivitas kerja dan pencapaian tujuan. Ini membantu identifikasi masalah sejak dini dan mengambil tindakan perbaikan.

Gunakan aplikasi absensi untuk memantau jam kerja karyawan remote. Pastikan mereka mencatat jam masuk dan jam keluar secara akurat. Hal ini penting untuk menghindari beban kerja yang terlalu banyak atau terlalu sedikit.

Pahami Kendala yang Terjadi dan Temukan Solusinya

Terkait dengan tips mengelola karyawan remote working, dalam praktiknya pasti akan tetap ditemukan kendala.

Berikut adalah beberapa kendala yang mungkin muncul dalam sistem remote working yang melibatkan zona waktu yang berbeda:

- Respons yang Terlambat

Karyawan di zona waktu yang berbeda mungkin harus menunggu beberapa jam untuk mendapatkan tanggapan dari rekan kerja atau manajer.

Kendala seperti ini dapat diatasi sejak awal, misalnya dengan cara membuat aturan tentang jam kerja shift.

- Kesulitan dalam Kolaborasi Tim

Ada kalanya kerja sama dalam proyek tim dapat menjadi lebih sulit ketika anggota tim berada di zona waktu yang berbeda. Ini dapat menghambat aliran kerja dan produktivitas.

- Masalah Teknis

Tips mengelola karyawan remote working juga tetap wajib memperhatikan kendala masalah teknis. Koneksi internet yang buruk atau perangkat yang bermasalah di lokasi jarak jauh dapat menghambat produktivitas dan kolaborasi.

- Jam Kerja yang Tidak Jelas

Karyawan mungkin kesulitan memahami jam kerja rekan kerja yang berbeda zona waktu, yang dapat menyebabkan kelelahan dan masalah keseimbangan kerja-hidup (work life balance).

- Kesulitan Sinkronisasi Jadwal

Menyelaraskan jadwal rapat atau kerja sama tim dapat menjadi sulit, mengingat perbedaan waktu yang signifikan antara anggota tim. Begitu juga untuk jam kerja beda zona waktu.

Dengan aplikasi absensi Kerjoo, perusahaan tidak perlu melalukan sinkronisasi jam kerja. Secara otomatis zona waktu selain WIB akan menyesuaikan. Simak di sini tentang ketentuan sinkronisasi jam kerja.

- Kendala dalam Laporan dan Evaluasi Kinerja

Manajer mungkin kesulitan dalam melacak dan mengevaluasi kinerja karyawan yang bekerja di zona waktu yang berbeda.

Dengan fitur Kerjoo seperti presensi online, performa kehadiran, dan laporan pekerjaan, kendala ini dapat dengan mudah teratasi.

- Tetap Fokus Adaptasi

Meskipun sudah tidak menghadapi situasi pandemi, tetap tunjukkan fleksibilitas dan empati terhadap karyawan remote. Pertimbangkan kebutuhan mereka dan cari solusi bersama jika ada kendala.

Terus-menerus tinjau dan perbaiki proses pengelolaan karyawan remote Anda berdasarkan umpan balik dan hasil evaluasi. Adaptasi adalah kunci untuk mengelola tim remote dengan efektif.

- Berikan Dukungan yang Diperlukan

Pastikan karyawan memahami cara menggunakan aplikasi absensi dengan baik. Berikan panduan aplikasi yang diperlukan dan sediakan dukungan teknis jika ada masalah.

Pastikan aplikasi absensi yang Anda gunakan memenuhi standar keamanan data yang ketat, terutama jika mencakup informasi pribadi atau sensitif.

Lakukan evaluasi kinerja secara teratur dengan karyawan remote, bukan hanya berdasarkan absensi tetapi juga prestasi kerja mereka secara keseluruhan. Berikan umpan balik yang jelas dan panduan untuk perbaikan jika diperlukan.

- Transparansi

Berikan karyawan akses ke data absensi mereka sendiri dan pastikan transparansi dalam penggunaan data tersebut. Hal ini juga sudah dapat dilakukan oleh aplikasi Kerjoo melalui layanan employee self service.

Menggunakan aplikasi absensi online dapat memudahkan manajemen karyawan remote Anda, tetapi penting untuk memastikan bahwa pendekatan ini disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda dan dilakukan dengan penuh perhatian terhadap kebutuhan individu karyawan.

- Kesimpulan

Demikianlah tips mengelola karyawan remote working, khususnya yang berbeda zona waktu dengan perusahaan. Tidak perlu melakukan pengaturan tambahan untuk konversi waktu, tapi cukup mengatur jadwal kerja di aplikasi Kerjoo.

Ketentuan ini dapat berlaku untuk berbagai pola kerja dan di berbagai industri. Tinggal Anda sesuaikan saja waktu masuk kerja dan waktu keluar, sehingga jam kerja terpenuhi.

Temukan tips mengelola karyawan remote dengan mudah, walaupun berada di berbagai daerah dengan zona waktu berbeda. Dapatkan kemudahan bersama Kerjoo sekarang!