Software HR yang Cocok untuk Karyawan Lapangan

Software HR

Software HR, atau lebih dikenal dengan aplikasi HRIS merupakan teknologi yang dirancang untuk mempermudah pekerjaan HR hingga 50 persen.

Fitur software HRIS memang dirancang supaya perusahaan Anda dapat memantau absensi, jadwal kerja, dan payroll secara real-time.

Namun sebelum memilih aplikasi HR, perhatikan fitur software HRIS. Apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda?

Apalagi jika perusahaan Anda memiliki karyawan lapangan, WFH, Hybrid, dan karyawan dengan jadwal kerja berbeda, pemilihan vendor software HR harus benar-benar diperhatikan.

Baca selengkapnya untuk mengetahui software HRIS untuk karyawan lapangan, termasuk aplikasi absensi online Kerjoo yang sudah dilengkapi fitur kunjungan klien.

Jenis-Jenis Software HR

Bersumber dari Oracle, software HR adalah platform teknologi yang bertujuan membantu perusahaan mengelola tenaga kerja.

Masing-masing aplikasi HR ini dirancang untuk mengelola sumber daya manusia mulai dari administrasi, manajemen absensi, hingga laporan kinerja harian.

Beberapa software HRIS juga didesain supaya dapat mencakup keseluruhan kebutuhan produktivitas karyawan seperti Kerjoo.

Masing-masing jenis software HR sesuai fungsinya adalah sebagai berikut.

HR Information Management

HR information management biasanya lebih familiar dengan sebutan HRIS, aplikasi HR, ataupun aplikasi HRIS.

Software HR ini bertujuan mempermudah pengelolaan informasi dan kebijakan SDM melalui sistem yang terintegrasi.

Fitur-fitur HR information management biasanya beragam, seperti fitur catatan aktivitas, manajemen kehadiran, gaji, dan performa karyawan.

Baca Juga: Apa Perbedaan Sistem HRIS, HRMS, dan HCM?

Human Capital Software

Tidak jauh berbeda dengan software HRIS sebelumnya, jenis software ini biasa digunakan untuk menggabungkan fungsi SDM.

Misalnya untuk merencanakan tenaga kerja, visualisasi data, dan menilai data SDM. Aplikasi HR ini memang berbeda dengan yang lain karena lebih bersifat sebagai mediator daripada solusi khusus.

Employee Documentation

Software HR ini bekerja dengan menyimpan dokumentasi karyawan di perusahaan, bahkan memungkinkan pengelolaan informasi penting.

Aplikasi HR ini biasanya dilengkap dengan enkripsi dan keamanan data, serta fitur-fitur lain yang membuat alur kerja HR menjadi lebih cepat.

Nah, aplikasi absensi online Kerjoo juga dilengkapi fitur employee documentation ini. Bahkan memiliki pengingat apabila dokumen karyawan akan segera expired.

Payroll Software

Software payroll adalah jenis software HR yang bertujuan untuk menyederhanakan proses penggajian karyawan di perusahaan.

Fitur software payroll biasanya terdiri dari hitung gaji, tunjangan, THP, BPJS, hingga pembuatan slip gaji otomatis dengan efisien dan akurat.

Pentingnya Software HR untuk Karyawan Lapangan

Karyawan lapangan, meskipun tidak selalu berada di kantor tetap membutuhkan dukungan dari sistem HR yang baik.

Ini karena software HR dirancang untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia, termasuk karyawan lapangan.

Berikut beberapa alasan mengapa karyawan lapangan juga membutuhkan software HR:

1. Mobilitas Tinggi: Karyawan lapangan sering berpindah lokasi kerja, sehingga sistem manual sulit untuk diandalkan.
2. Absensi yang Akurat: Kehadiran karyawan perlu dipantau dengan cara yang lebih modern, seperti berbasis GPS.
3. Efisiensi Pengelolaan Jadwal: Jadwal kerja mereka sering berubah secara dinamis, memerlukan pembaruan secara instan.

Dengan memilih vendor software HRIS yang sesuai, karyawan lapangan sekalipun dapat dipantau dalam satu aplikasi.

Biaya reimburse, kunjungan klien, catatan kunjungan, hingga lokasi dapat terdokumentasi dengan baik sehingga meningkatkan efisiensi kinerja karyawan lapangan.

Fitur Software HR Karyawan Lapangan

Untuk memilih software HR, pastikan bahwa aplikasi HR tersebut sudah memiliki fitur yang memungkingkan Anda untuk tetap terhubung dengan tim lapangan.

Fitur-fitur pelacakan aktivitas dan informasi kunjungan klien merupakan hal utama yang perlu diperhatikan ketika memilih aplikasi HR.

Beberapa fitur yang perlu diperhatikan yaitu:

1) Absensi GPS

Dengan absensi berbasis GPS atau geotagging, Anda dapat memantau lokasi karyawan lapangan saat melakukan presensi.

Kehadiran karyawan dapat tercatat secara real time, bahkan ketika lokasi kerja tim lapangan sering berpindah tempat.

Misalnya, karyawan yang bekerja di proyek konstruksi atau melakukan pengiriman barang. Kehadiran mereka dapat dikonfirmasi melalui longitude dan latitude lokasi.

2) Pengelolan Jadwal Real-Time

Software HR untuk karyawan lapangan yang ideal memungkinkan admin ataupun HR untuk memperbarui jadwal kerja secara berkala.

Misalnya, apabila ada perubahan lokasi dan waktu kerja, karyawan akan menerima notifikasi otomatis di aplikasi mereka.

Aplikasi absensi online Kerjoo juga memiliki fitur jadwal kerja yang mendukung pengelolaan jadwal karyawan full-time ataupun shift.

3) Pemantauan Produktivitas

Aplikasi HR yang ideal juga perlu dilengkapi oleh alat pemantauan produktivitas tim lapangan.

Detail tugas harian, ataupun output yang sudah dicatat dapat terdokumentasi dengan baik melalui fitur seperti catatan kerja.

Ini juga memudahkan HR ataupun admin untuk menilai performa karyawan lapangan selama bekerja.

4) Fitur Hitung Gaji

Fitur hitung gaji otomatis berdasarkan laporan kehadiran, lembur, dan bonus performa juga penting untuk karyawan lapangan.

Aplikasi HR perlu memuat fitur ini supaya karyawan lapangan dapat menerima gaji sesuai dengan apa yang telah mereka kerjakan.

Beberapa fitur lain, termasuk klaim biaya yang dikeluarkan tim lapangan juga perlu dipertimbangkan pada saat memilih software HR.

5) Akses Mobile-Friendly

Karyawan lapangan jarang, atau bahkan hampir tidak bekerja di depan komputer setiap saat untuk melaporkan aktivitasnya.

Oleh karena itu, software HR yang mobile friendly, atau dapat diakses melalui hp sangat cocok bagi tim lapangan.

Dengan begitu, mereka dapat mengakses jadwal kerja, melihat laporan, atau melakukan absensi langsung melalui smartphone.

Software HR Kerjoo untuk Karyawan Lapangan

Salah satu rekomendasi software HR adalah Kerjoo, aplikasi HRIS yang dilengkapi dengan fitur unggulan dan mendukung perusahaan dengan karyawan lapangan.

Kerjoo dirancang dengan mempertimbangkan kebutuhan produktivitas karyawan, berikut beberapa keunggulannya sebagai aplikasi HR.

• Pelacakan waktu dan lokasi presensi, lengkap dengan longitute dan latitude.
• Time tracking yang dapat melacak waktu mulai dan selesai kerja secara akurat, termasuk waktu istirahat.
• Pengelolaan tugas dengan fitur timesheet.
• Integrasi notifikasi slack/telegram.
• Klaim biaya yang telah dikeluarkan karyawan.
• Laporan kinerja karyawan lapangan, seperti produktivitas, jarak tempuh, dan waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas.
• Dilengkapi fitur payroll berdasarkan data absensi dan catatan kunjungan klien.

Baca Juga: 5 Masalah Absensi Manual yang Dapat Diatasi dengan Presensi Online

Manfaat Software HR bagi Perusahaan dan Karyawan

Selain proses administrai, manfaat penggunaan software HR juga dapat berupa manfaat strategis seperti:

1. Efisiensi Operasional

Aplikasi HR dapat menyederhanakan proses operasional hingga 50% dengan laporan absensi dan penghitungan gaji otomatis.

Tentunya ini dapat menghemat waktu dan tenaga, sehingga dapat fokus pada hal-hal penting lainnya.

2. Transparansi Data

Menggunakan software HRIS juga membantu karyawan untuk melihat data absensi, jadwal, dan gaji mereka secara transparan.

Aplikai HR juga memungkinkan akses informasi kapan saja, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.

3. Pengurangan Kesalahan Manusia

Fitur-fitur aplikasi HRIS tidak hanya memudahkan pekerjaan karyawan, tetapi dapat meminimalisir kesalahan manusia.

Integrasi dengan teknologi dapat mengurangi risiko kesalahan manusia seperti penghitungan gaji ataupun pencatatan data, sehingga meningkatkan akurasi.

Tips Memilih Software HR yang Tepat untuk Karyawan Lapangan

Jika Anda sedang mencari software HR untuk kebutuhan karyawan lapangan, pertimbangkan beberapa hal berikut:

Kebutuhan Perusahaan

Identifikasi kebutuhan karyawan lapangan di perusahaan Anda.

Pastikan software memiliki fitur seperti GPS tracking, manajemen jadwal, dan penggajian otomatis.

Manfaatkan uji coba gratis yang disediakan vendor software HR untuk memastikan semua fitur sesuai dengan kebutuhan.

Baca Juga: Manfaat Penerapan HRIS di Perusahaan Konstruksi

Dukungan Teknis dan Biaya

Pastikan penyedia software HRIS memberikan layanan dukungan teknis yang responsif.

Dengan demikian, Anda dapat meminta bantuan ketika menghadapi kendala pada saat menggunakan aplikasi HR.

Pilih software dengan harga yang sesuai anggaran perusahaan tanpa mengorbankan kualitas.

Jika memungkinkan, lakukan negosiasi dengan vendor software supaya mendapatkan kesepakatan harga yang adil.

Kesimpulan

Software HR adalah solusi manajemen karyawan lapangan modern yang dibutuhkan untuk meningkatkan produktivitas tim saat ini.

Pertimbangkan fitur aplikasi HR seperti GPS tracking, pengelolaan jadwal kerja, gaji otomatis, hingga kunjungan klien untuk meningkatkan efisiensi perusahaan sekaligus.

Manfaatkan uji coba gratis yang disediakan oleh penyedia layanan untuk memastikan bahwa fitur sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Gunakan aplikasi absensi online Kerjoo, software HR yang dilengkapi fitur pengelolaan karyawan dengan beragam sistem kerja.

Karyawan lapangan, WFH, WFO, hingga Hybrid, semua dapat dikelola. Lengkap dengan payroll dan fitur HRIS lainnya!

Coba 14 hari dan jadwalkan demo zoom dengan tim Kerjoo, gratis!

FAQ Software HR

1. Apa manfaat utama software HR bagi karyawan lapangan?

Software HR membantu memantau absensi, mengelola jadwal, kunjungan klien, dan mengotomatisasi penggajian karyawan lapangan secara efektif.

2. Apakah software HR hanya cocok untuk perusahaan besar?

Tidak. Banyak software HR yang dirancang khusus untuk UKM dengan harga terjangkau.

3. Apa saja faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih software HR?

Evaluasi fitur, biaya, dukungan teknis, serta kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan adalah faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih software HR.